行业之道(1)：Office 2000 财务系统，办公好助手
整机外设
对于财务人员来说，如果能有一款使用便捷、功能全面的财务软件，在工作中势必会达到事半功倍的效果。“Office2000财务系统”就是这样一款集账务管理和报表功能于一身的小巧财务软件。
软件资料
软件名称：Office2000财务系统
最新版本：2.68
软件大小：4.67MB
软件类型：共享软件
系统需求：Win9X/NT/2000/XP/2003，需要安装Access 2000/XP和Excel 2000/XP。
下载地址：http://www.iboss2000.com
一、管理企业账务
填制凭证、记账、账簿查询等都是企业在日常经营过程中必须进行的账务活动。“Office2000财务系统”针对这些账务活动提供了全面的功能，包括凭证管理、账簿查询等。
下面就以企业日常的经济业务为例，介绍“Office2000财务系统”的账务管理功能。运行“Office2000财务系统”，在主界面中双击“账务2003”，之后在登录窗口中选择用户名称，包括出纳、会计、经理，并输入相应的用户口令登录。
1.凭证填制与修改
进入总控制菜单，点击“填制凭证”，选择月份、日期、凭证类别(默认的是“记账凭证”，你也可通过主控制窗口中的“初始设置”功能来定义凭证类别)及凭证号，单击“录入凭证”即可填制凭证。比如某企业有如下经济信息：12月25日，财务部报销二环路工程的招待费2000元。你就可以这样填制凭证：在摘要中填写业务摘要，比如“招待费”，在会计科目中选择对应的会计总账科目及明细科目，比如“管理费用-其他”，在借方金额中输入金额2000元，接着再填制贷方科目。
注意：必须保证借贷平衡，否则无法进行下一步。填制完成后的凭证如图1所示。
在填制完所有的凭证但未记账之前，为了保证每一笔经济业务的准确性，你可以在主控制窗口中点击“浏览凭证”来审核所有填制的凭证。如果发现错误，可以点击“修改凭证”来修改。
注意：如果觉得软件设置的会计科目太简单，你可以在主控制菜单中点击“科目设置”，在打开的窗口中更改、添加或删除明细科目。点击窗口中的“设置总账科目”，在打开的窗口中你可以根据企业的需要增加科目。
2.记账、账簿输出
凭证复核、修改完毕后，就可以在主控制菜单中点击“记账”，选择记账月份，点击“开始记账”就可对该月份的所有已填制的凭证进行汇总记账。完成记账后，你就可以在主控制菜单的“账簿查询”中进行相应的账簿查询操作。比如要查询12月份人民币明细账，可点击“明细账”，在窗口中选择“人民币”，再点击“金额账”就可以浏览12月份人民币明细账(图2)。另外，你可以选择“套打账本”或“用友套打”功能打印明细账账页。
二、编制财务报表
通过编制资产负债表、损益表和现金流量表可反映企业特定时期内的财务状况、生产经营成果和现金流量。对于中小型企业来说，编制财务报表是财务人员每月必须做的事情。对于上市公司而言，还必须编制季度报表、半年报表和年终报表。
“Office2000财务系统”针对不同企业的情况分别提供了工业企业、建筑施工企业、商业企业年度报表功能，每一种报表都提供资产负债表、损益表和现金流量表。
1.自动导入报表数据
为了让数据直接导入财务报表，你可以先运行“Office2000财务系统”，在主界面中选择已经设置好的报表，比如工业企业报表。之后，在打开的页面中点击“设置”按钮，第一步输入账务系统文件名，比如“账套2003.mde”。第二步输入年份，比如2003年。第三步设置财务取数公式，点击工具栏“函数”按钮，选择“用户定义”类别(图3)，双击任何一个函数，比如本月贷发，之后输入科目编码、月份。设置完成后，单击“更新数据”按钮就可以完成报表系统的数据导入。
2.手工编制财务报表
通过软件对财务数据的更新往往不能满足我们的需要。我们可以手工编制报表，比如损益表：输入相应的数据，该报表系统会自动算出产品销售利润、营业利润、利润总额以及净利润。