局域网办公技巧三则

网络与通信

引火虫

局域网办公，不再是个新鲜名词了。但作为网管的我也面临一些问题：单位里大部分用户的计算机、网络应用水平并不高，即便是实现简单的文件共享或传输，也要我手把手教。为了减轻平时网络维护和“教学”工作的压力，我不得不挖空心思把网络环境配置得更简便适用、更“傻瓜”化。下面，我就以本校局域网为实例(操作系统均为Windows Me)，把网络办公的几点经验介绍给大家。

一、快速文件发送

学校的各个行政部门之间，或者是上下级之间经常会涉及到数据的交流或者上报。例如，财务处定期要把财务报表上报给校长看；教务科要把各月的教学完成情况上报给教务处长。传统的方式是把这些数据共享出来，然后让主管领导从“网上邻居”中找到这些数据所在的计算机，进入共享目录，然后“复制”、“粘贴”。但很显然，要求领导们有这样好的耐心去查找计算机是不现实的。那么换过来，让上报数据的部门把数据发送过去吧，但依旧要查找计算机，然后“复制”、“粘贴”，还是很麻烦。有更简便，且一劳永逸的方法吗？
当然有啦，我们可以在局域网中利用“发送到”快捷命令来实现。我们就以财务处向校长发送财务报表为例。来详述具体步骤：

1.创建共享目录

首先，在校长张万山的计算机中创建一个目录，命名为“资料上传”，然后将它设为“完全共享”。当然，最好设置一个完全共享的密码，以防止非认证用户取得重要数据。

2.添加进“发送到”菜单

在财务处找到那台向校长发送财务报表的计算机，打开它的“网上邻居”，找到校长的计算机，此时能够看到“资料上传”文件夹已经共享出来了。然后打开另外一个窗口，进入本地计算机的“Windows\SendTo”目录，从“网上邻居”窗口中将“资料上传”文件夹拖放到“SendTo”目录中(（图1）)，这时，系统会在“SendTo”目录中创建一个连接到校长计算机共享目录“资料上传”的快捷方式。

二、实名管理计算机

为了更方便地管理局域网中的计算机，也为了这些计算机相互访问更方便，我将学校行政部门的计算机全部以实名方式实行管理。例如：财务处的所有计算机都将“工作组”设定为“财务处”，然后“计算机名”用各自操作者的名字命名，而“计算机说明”中，则注明是“某某部门某某人”。现在用NetSuper等工具列表看看，是不是一目了然了(（图4）)？而对于用户而言，这样做也有很大的意义。例如：用户在需要访问某台计算机时，根本就不需要知道它的IP地址，直接用计算机名(即操作者的名字)来查找就可以了。

三、NetMeeting实时通讯

NetMeeting是Windows自带的一个实时通讯工具，通过它，可以实现两人或多人的实时交流(打字或者语音)。NetMeeting在办公领域有着相当大的用途，特别是在局域网中，只是很多单位并没有真正将它利用起来。现在，我给各行政部门的计算机全部配置了耳机和麦克风。然后，我将这些计算机的NetMeeting全部设置好。这里要特别提请大家注意：和计算机的实名管理一样，NetMeeting的用户也必须采用实名方式进行设置，以方便相互查找和交流。(（图5）)是张校长的NetMeeting设置对话框，请注意，除了用实名设置以外，一定要勾选“当Windows启动时，在后台运行NetMeeting”项，这样才能保证计算机开机后NetMeeting会自动启动。其他计算机的设置与此相同。