巧用“邮件合并”，让班主任工作更轻松
?牐犉涫担琈icrosoft Office为我们提供的“邮件合并”功能可以大大减轻班主任老师负担，只要充分利用已有的数据资源，这类重复劳动就会变成一件极其轻松的事了。下面，笔者以Word XP为例，向朋友们介绍“邮件合并”的具体操作：
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?牐犛始喜ⅲ壕褪墙幌盗行畔⑹淙氲焦潭ǜ袷降闹魑牡抵腥ィ佣啥喔霾煌姹镜淖游牡怠Ｎ颐呛喜⒌挠始匦胗闪讲糠肿槌桑谝徊糠质窃诤喜⒐讨斜３植槐涞闹魑牡担诙糠质前喔鲂畔⒌氖菰矗菰春喜⒌街魑牡抵校湍苌芍魑牡档牟煌姹尽Ｒ虼耍旅娴募父雒逝笥衙且欢ㄒ攘私馇宄裨蚧岣愫康挠础?
?牐犞魑牡担涸赪ord的邮件合并操作中，所含文本和图形对合并文档的每个版本都相同的文档。例如，套用信函中的寄信人地址和称呼。
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#2?牐?1．Microsoft Outlook 联系人列表
?牐牽梢灾苯釉凇癘utlook 联系人列表”中直接检索联系人信息。
#2?牐?2．Microsoft Office 地址列表
?牐牽梢栽谟始喜⒐讨写唇?简单的“Office 地址列表”，并进行存取以便以后使用。此方法最适用于不经常使用的简单列表。
#2?牐?3．Microsoft Excel 工作表或 Microsoft Access 数据库
?牐牰杂? Excel，可以选择将任意工作表或工作簿内命名的区域作为数据源；对于 Access，可以选择将任意表或数据库中定义的查询作为数据源。应当说，这是我们平时使用最多的数据源了。
#2?牐?4．其他数据库文件
?牐犇憧梢酝ü笆萘酉虻肌崩戳邮菰矗ɡ醋缘ゲ恪⒒谖募氖菘獬绦虻奈募梢晕浒沧? OLE-DB 提供程序或开放式数据库连接 （ODBC） 驱动程序（Microsoft Office 附带了一些 ODBC 驱动程序）。
#2?牐?5．HTML 文件
?牐牽梢允褂弥话桓霰砀瘢ǖ谝恍邪忻渌邪荩┑? HTML 文件。
#2?牐?6．不同类型的电子通讯簿
?牐犖颐强梢允褂靡韵吕嘈偷牡缱油ㄑ恫荆篗icrosoft Outlook 通讯簿，Microsoft Schedule+ 7．0 联系人列表，使用 Microsoft Exchange Server 创建的个人通讯录，使用 MAPI 兼容的邮件系统（如 Microsoft Outlook）创建的任何相似的地址列表。
#2?牐?7．Microsoft Word 数据源或域名源
?牐犇慊箍梢越玏ord 文档作为数据源，该文档应该包含一个表格，表格的第一行包含标题，其他行包含要合并的记录，还可以将域名源作为数据源。
#2?牐?8．文本文件
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#1?牐犛谩坝始喜ⅰ笨焖俅蛴。牐牫杉ㄍㄖ?
?牐犚话憷此担诤喜⒂始笆紫缺匦敕直鸾?立两个文档：主文档和数据源，然后再利用Word提供的“邮件合并”功能，在主文档中需要加入变化信息的地方插入合并域，告诉Word在何处打印数据源中的信息，这样Word就可以自动从数据源中读取相应信息并插入主文档中。
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?牐犔崾荆捍印肮ぞ?/邮件和信函”下可以打开“邮件合并”工具栏，或者从“视图/工具栏”下也可以。熟悉Word的朋友也可以通过该工具栏完成邮件合并操作，笔者觉得从这里进行要方便多了，当然如果你是新手的话，还是使用向导方式为好。
#2?牐牪街枰唬涸贓xcel中建立数据源
?牐牸热皇浅杉ㄍㄖ椋敲聪惹虢?立学生的成绩汇总表，其中应当包括成绩通知书中所涉及到的学生姓名、各科成绩等内容，至于该表的建立笔者这里就不多谈了，朋友们可以参考^34050601a^1。但要注意的是，我们不用在数据源中设置文档的格式，因为进行邮件合并后这些格式都会丢失。
#2?牐牪街瓒浩舳坝始喜⑾虻肌保≡裎牡道嘈?
?牐牬游词褂霉坝始喜ⅰ惫δ艿呐笥衙且膊挥玫Ｐ模琖ord XP为我们提供了一个极人性化的操作向导，从“工具/信函与邮件”菜单下打开“邮件合并向导”，你马上会在^34050601b^2窗口的任务窗格中看到一个“邮件合并”向导，这里应该选择“文档类型”为“信函”，然后点击“下一步”按钮。
#2?牐牪街枞貉∪∈占?
?牐犜谡饫铮颐强梢匝≡瘛笆褂玫鼻拔牡怠保缓笤赹34050601c^3窗口中选择收件人，由于在步骤一中已经创建了数据源，因此这里就可以在“使用原有列表”中点击“浏览”按钮打开^34050601c^3选择刚才创建的Excel文件，按照向导的提示操作即可。
#2?牐牪街杷模捍唇ǔ杉ㄍㄖ橹魑牡?
?牐犗衷冢颐怯Ω米葱藕簿褪撬荡唇ǔ杉ㄍㄖ橹心谌荨⒏袷讲槐涞闹魑牡盗恕Ｕ饫锞拖癖嗉胀ǖ腤ord文档那样，按照成绩通知书的格式直接创建即可（如^34050601a^4所示）。
#2?牐牪街栉澹翰迦牒喜⒂?
?牐犝饫锝驳摹昂喜⒂颉笔侵缚刹迦胫魑牡抵械囊桓稣嘉环缭诔杉ㄍㄖ椴迦牒喜⒂蛑械摹靶彰焙螅琖ord就可以自动插入数据源中储存的学生姓名如“卜丽娜”。有些朋友在使用“邮件合并”功能时总是不能成功出现这样那样的错误，其最大的原因就是在这一关键步骤出现问题。由于主文档仅需插入学生的姓名和各科成绩，因此我们可以先将光标移到“同学”处，再在任务窗格中选择“其他项目”，打开如^34050601e^5所示的对话框，选择“姓名”即可，再依次将光标移到其它处，插入相关合并域，同时还可以在这里对插入合并域进行格式设置。
?牐牪迦敫骱喜⒂蚝螅颐强梢钥吹矫恳淮?均增加了“《》”（如^34050601f^6所示），而且“《》”也不能通过插入的方式完成，切勿将之删除哟。
#2?牐牪街枇涸だ佬藕?
?牐牭秸饫镂梗始喜⒁鸦靖嬷眨慊鳌跋乱徊健笨梢栽だ赖饺鏭34050601g^7所示的效果，点击任务窗格中的“收件人”旁边的两个按钮可以查看上一位学生和下一位学生的成绩通知书，仔细检查一下有没有什么错误哟，否则成绩通知书寄到学生那里就来不及改啦。
#2?牐牪街杵撸和瓿珊喜?
?牐牶昧耍衷谀憔涂梢越庑┏杉ㄍㄖ榇蛴〕隼椿蛘吆喜⒌揭桓鲂碌奈牡抵校Ч淮戆桑肯乱谎?期，你还可以继续利用“邮件合并功能”来制作成绩通知书，只要在Excel中修改学生的科目和成绩，然后重新执行一次“合并”操作即可对数据进行刷新。假如科目未变，而只是成绩发生变化，只要修改好Excel数据源中的数据，Word进行合并操作时会自动刷新，一点也不用你手工修改。
?牐犎绻蛴〕隼词堑暮喜⒂虿皇鞘荩惚匦朐凇肮ぞ?/选项/打印”窗口中清除“域代码”复选框。