利用ACCESS 2000数据库简化账务管理
#1 一、建立Access表
创建表是构造数据库的基础，是构造数据库的第一步。首先使用“新建数据库”按钮，在弹出的“新建”窗口选择“常用”选项卡，创建一个空数据库。在“表”选项中选择“新建”并在弹出的“新建表”窗口中选择“设计视图”。在“字段名称栏”依次输入“日期”、“编号”、“账号”、“姓名”、“贷款额”、“还款期限”。它们的数据类型分别定义为“日期/时间”、“数字”、“文本”、“文本”、“货币”、“数字”。由于利用借据编号对贷款进行查询是最方便、最有效的方式，将“编号”字段定义为主关键字。需要注意的是“日期”字段的输入掩码应定义为“中文日期”，默认值填入“Date（ ）”函数。这样，输入数据时“日期”栏的数值会自动显示为当日日期，同时，如有特殊情况造成记账日期与系统日期不符，也可另行输入。“还款期限”字段的行来源类型应为值列表，行来源应为“1；2；3”，这样就会给这个字段形成一个下拉列表框，框内可选值为1，2，3。设置方法是：选中“还款期限”字段，在字段属性窗口内选择“查阅”选项卡，在“显示控件”栏内选择列表框或组合框，“行来源类型”栏选择值列表，在“行来源”栏内输入“1；2；3”。给每个字段定义合适的大小（由于个人消费贷款每笔金额在几千元至几万元，“贷款额”字段不必定义得过大），这样第一个模块“记贷款账”就建好了。采用同样的方法创建第二个模块“还贷款账”。其中包含字段“编号”、“还款次数”。主键同样为“编号”。个人消费贷款还款期限最长为3年，每月还一次本金，即还款次数最多为36次，因此“还款次数”字段长度定为2即可。
#1 二、建立查询
查询可将多个表中的数据组织起来，并可以执行运算，因此，我们利用查询来计算每个贷款户的余额。点击Access工具栏上的“关系”按钮，再点击“显示表”按钮，将“记贷款账”、“还贷款账”依次添加到“关系”窗口中，将显示出的第一个窗口的编号字段用鼠标拖至第二个窗口的“编号”字段上，再在弹出的联结关系窗口中将“实施参照完整性”，“连锁更新相关字段”，“连锁删除相关记录”三项全部选中。这样，就创建了一个一对一的关系。下一步，选中“查询”选项卡，依次点击“新建”、“设计视图”项。在出现的窗口中将建好的两个表都添加到“选择查询”窗口，在此窗口中创建“编号”、“账号”、“姓名”、“余额”四个字段。前三个字段的建立只需简单选择即可，“余额”字段的值就需要利用表达式生成器来计算。方法是：用鼠标右键选中余额字段，单击右键在其弹出菜单内选择“生成器”。在“表达式生成器”窗口内输入如^34050201a^1所示的公式即可。该表达式表示：本月余额等于贷款额减去累计还款额，其中累计还款额等于每月应还款额乘以还本付息次数。由于贷款利息由商家承担，贷款户每月只还贷款本金，余额递减为0时即表示该贷款户已还清贷款。将建好的这个查询命名为“贷款余额表”。
#1 三、建立窗体
我们利用窗体既可以方便地对表进行操作，又可以进行有效的查询。在这个数据库中，所有操作都可以在窗体 中进行，从而使各功能模块整齐划一。
我们通过窗体向导就可以按自己的需要为“记贷款账”和“还贷款账”表创建窗体。先选择“窗体”选项，再选择“使用向导创建窗体”，在“表/查询”下拉列表框中选择相应的表，将所有字段添加到“选定的字段”窗口，选择你喜欢的窗体布局和样式，按^34050201b^2中所示的名称为各窗体命名就完成了。由于查询只能得到单个贷款户的贷款余额，而不能得到余额合计，我们可以在窗体中实现这个功能。先利用窗体向导为查询“贷款余额表”建立窗体，建立方法与为表建立查询相同，但选择布局时只能选择表格，否则窗体不能进行合计。在窗体向导进行到最后一步“为窗体指定标题”画面时，选择“修改窗体设计”项并点击“完成”按钮进入设计窗口。在小窗口“工具箱”内按下“文本框”按钮，再在“窗体页脚”栏内点击，根据自己的爱好在弹出的“文本框向导”内设置好文本框就可以了。这时窗体页脚上文本框的第二栏会显示“未绑定”。用鼠标右键选中该栏并在右键菜单中选择“属性”。接下来，在弹出的小窗口内点击“数据”选项卡，选中“控件来源”栏并点击该栏最右端的小方块，在弹出的“表达式生成器”中输入SQL函数Sum（ ）就可以进行金额合计了。设计图示请参见^34050201c^3。
接下来，选中小窗口内的“格式”选项卡，在“小数位数”栏输入“2”，否则显示出的数字可能会出现像￥1，234.123一样的金额。窗体主体的“余额”文本框也应该这样设定小数位数。然后利用Access的“设置数据库密码”功能给该数据库加上密码就可以投入使用了。
有了以上的设计经验，你还可以根据自己的需要完善这个数据库的功能（如^34050201d^4所示）。