“替换”实用技巧三则

Author: 宋存米 Date: 2000年第8期

　　随着Internet的普及，从网上获取信息的人越来越多。信息的价值因人而异，人们常常将对自己有用的信息作为资料保存下来，形成自己的资料库。但我发现从站点上将文章内容进行复制，在Word窗口中粘贴后，在文档中出现了很多空行，既不便于阅读，也不便于排版、打印。要是用删除键一行一行地将空行删除，既费时又费力。经过实践发现，使用Word“编辑”菜单中的“替换”命令可以轻松快捷地解决此问题。另外，巧用“替换”命令，还可以方便地完成其他一些有用的操作。
#1　　技巧一：删除空行
　　一般情况下，我们从Internet的站点将文章复制后，粘贴到Word窗口中，这时文档中往往存在多个空行，并且多数是在每个自然段后均有一个空行。通过观察发现，在空行的开头有一个段落标记。我们可以使用“替换”命令将空行开头的段落标记去掉，以达到删除空行的目的。方法是：
　　1．单击“编辑”菜单中的“替换”命令。
　　2．在弹出的“查找和替换”对话框中，按“高级”按钮。
　　3．在“查找内容”输入框中，输入2个“特殊字符”中的“段落标记”。
　　4．在“替换为”输入框中，输入1个“特殊字符”中的“段落标记”，如^08020303a^所示。
　　5．在“搜索范围”列表框中选择“全部”，单击“全部替换”按钮，空行便被全部删除。
　　如果每个空行的开头不是段落标记，而是有一至几个空格，则先用下面介绍的“删除空格”方法，将空格删除后，再用上述方法删除空行即可。
#1　　技巧二：删除空格
　　要想将文档中的空格删除，可采用如下方法：
　　1．单击“编辑”菜单中的“替换”命令，弹出“查找和替换”对话框。
　　2．在“查找内容”输入框中，输入1个空格，在“替换为”输入框中不输入任何内容。
　　3．在“搜索范围”列表框中选择“全部”，单击“全部替换”按钮，则空格便被全部删除。
#1　　技巧三：文字转换成表格时的替换
　　我们从Internet的站点上将表格复制后，在Word文档中粘贴时，表格便会丢失，剩下的只是文本。而我们可以用“表格”菜单中的“文字转换成表格”命令，方便地将文本转换成表格。但像下面的一段文本，由于存在多余的空格，若直接进行文字到表格的转换，转换后的表格与原来的表格不符。要想得到正确的结果，须先用“替换”命令，将不必要的空格删除，再进行文字到表格的转换。例如：
　　沪市涨幅前十名
　　名次股票代码股票名称当前价昨收盘涨跌幅         日期      时间
　　1    600213   亚星客车 10.30  9.36  10.04274 ％ 2000－01－11  15:00:03
　　2    600789   鲁抗医药 7.89   7.17  10.04184 ％ 2000－01－11  15:00:03
　　……
　　10   600861   北京城乡 10.73  10.12  6.02766 ％ 2000－01－11  15:00:03
　　上面这段文字如果直接转换为表格，将会出现10列，其原因在于该段文字中存在多余的空格：即％和段落标记前面的空格。下面用“替换”命令将多余的空格删除。
　　1．击“编辑”菜单中的“替换”命令。
　　2．在弹出的“查找和替换”对话框中，按“高级”按钮。
　　3．在“查找内容”输入框中，先输入1个空格，再输入“特殊字符”中的“段落标记”。
　　4．在“替换为”输入框中，直接输入1个“特殊字符”中的“段落标记”。
　　5．在“搜索范围”列表框中选择“全部”，单击“全部替换”按钮，段落标记前的空格便被全部删除。
　　6．按上述方法可方便地删除“％”前面的空格。
　　在做完上述替换之后，我们便可以使用“表格”菜单中的“文字转换成表格”命令，制作出正确的表格。