办公系统 群件显风采
随着Internet/Intranet技术的不断发展，近年来，全球正在进入一个崭新的网络计算机时代。国际信息产业正以爆炸般的速度、前所未有的深度和广度改变着全球的工业结构、经济结构和社会结构，一场人类的知识革命正在到来。为了迎接这场革命，世界各国纷纷构架自己的信息高速公路。数字地球、网上办公、无纸办公等概念纷纷出台，办公方式也越来越趋于多样化，办公设备与技术更是层出不穷。
进入90年代以来，计算机功能的不断增强，价格的急剧降低，网络技术的日新月异，为开展异地协同工作奠定了物质基础，办公设备也越来越智能化和信息化，对于办公人员也提出了更高的要求。同时，计算机科学界也兴起了一个全新的跨学科的研究领域——计算机支持协同工作CSCW（Computer Supported Cooperative Work），它涉及到计算机科学、社会学、心理学、组织理论、人类学、信息科学等多种学科，致力于研究协同工作的本质和特征，在理论上探讨如何利用各种计算机技术设计出支持协同工作的信息系统。伴随CSCW理论的发展，人们开始推出CSCW的商品化产品，这被称之为群件（Groupware），比较成熟和著名的群件产品有IBM Lotus公司的Lotus Notes、Microsoft公司的Exchange Server、Attachmate公司的OpenMind等。其中Lotus Notes功能最强、更多地体现了CSCW的一些理论，是目前实现办公自动化系统最理想的软件平台。下面简单介绍一下当前流行的基于IBM Lotus Notes群件系统软件的办公自动化系统的结构。（^512601a^）
信息数据可以分为结构化数据和非结构化数据两种。目前数据库市场上的关系型数据库管理系统如Oracle、Sybase、DB2、SQL Server等特别适合于管理结构化数据，用于构筑有大量复杂数据的企事业单位的业务系统。而日常办公的文件、图表、档案信息以及声音、视频等非结构化数据适合用像Lotus Notes这样的文档数据库管理系统来管理。随着Internet/Intranet技术的发展，浏览器/服务器的体系结构将逐步替代传统的客户机/服务器体系结构。传统的客户机/服务器应用基于局域网技术基础，它的应用开发、运行和维护成本比较高，同时一个应用就要有一个界面与之对应，不易扩展。浏览器/服务器的技术特点在于：
·WWW技术在企业网的应用；
·统一友好的图形用户界面浏览器；
·能够最快和最准确地传送信息和收集信息，并统一信息格式；
·具有最佳协作、交流、讨论和发布各种实时所需信息的功能。
采用WWW技术将文档数据库管理系统与关系数据库管理系统两者有机地结合起来，充分发挥二种数据库各自的优势。用关系数据库管理结构化数据，其数据的独立性和快速关联能力为决策分析提供了有效的手段。用文档管理数据库管理非结构数据，为办公系统的建立和大量办公文件的管理提供了理想的工作流平台和先进的多版本控制能力。利用Notes的WWW技术，将Notes服务器与Web服务器融为一体，既管理Web的HTML页面又管理Notes的复合文档，而且通过CGI（Common Gateway Interface）用JAVA语言检索关系数据库的结构化数据，生成动态的HTML页面。客户机既可以安装Notes的客户机程序又可以安装浏览器程序，最终逐步过渡到全部用浏览器访问服务器，实现浏览器/服务器体系结构。
OA要管理的信息基本分为三类：信息共享、协同工作和应用系统接入。其中信息共享包括：信息浏览、信息拷贝、数据分析、信息查询等功能；协同工作包括在线讨论、电子邮件、信息交流、工作流程（Work Flow）控制等功能；应用系统接入是指无缝地接入数据库和其他应用系统。主要功能包括：
#1 1.多媒体文档管理。
多媒体文档管理系统的基本单位是“文档”，一个文档可包含文本、图形、图像、音频及视频等信息。主要管理系统的办公文档，如系统文档、技术报告、软件文档、质量文件、标准/规范、合同、源程序、数据文件、信息服务、工作计划、公告、通知、会议纪要、大事记等。
#1 2.电子邮件。
电子邮件是群件最突出的功能之一，它在群件系统中起到信息传递的作用，同时也是群件应用的关键技术之一，电子邮件提供了按事务处理流程传送信息的方法。
#1 3.事务处理流程。
事务处理流程定义了操作方式，它规定了必须按某种访问方式进行操作以及在异常情况发生时的处理方法。通过电子邮件来向特定的人员传达特定的信息，或按指示执行特定的操作，如进行文档批阅和日程/会议安排等。
#1 4.多用户共同编辑文档。
编辑小组成员可以共同编写一份文档，允许编辑小组的成员同时编辑同一对象。
#1 5.电子会议。
电子会议分同步交互和异步交互两种，基于Lotus Notes的电子邮件、讨论数据库、OLE技术和CHAT（聊天）功能可以实现非实时的视频会议和实时交流；可使用户对共同讨论感兴趣的主题充分发表意见，不受时间和地点的限制。
#1 6.信息查询。
系统提供多种信息查询方式，用户可以按视图分类、主题层次和关键词进行查询。可保证方便、迅速和准确地获取所需信息。
#1 7.计划管理。
利用Notes的计划图表功能，可以完成会议日程安排、项目进展的控制跟踪等工作。
#1 8.应用系统接入。
用户可以通过浏览器查询有关专业数据库中的数据。
自动化办公系统的实施是一个复杂的系统工程，越来越多的办公自动化产品与技术正在出现。一个完善的办公自动化系统不光包括各种计算机及通信系统等软、硬件，同时也要包括各种其他的办公设备、良好的规章制度、高素质的办公人员等。