怎样保护办公资料

Author: 施国成 Date: 1999年第13期 33版

    现在大多数机关单位的各种文件、资料、数据都已使用电脑进行管理、打印、保存，不少单位的档案室更是为了评等级、上档次，花费大量人力物力把各种档案资料输入电脑，实行电脑化管理。但据本人对一些单位的调查，发现普遍存在一些易被人们所忽视的地方。一是对普通的电脑数据资料缺乏有组织的保存管理，往往是谁负责把资料输入电脑，打印出来后文件便留在谁的电脑上，这个目录放几个，那个磁盘放几个，偶然的硬件升级以及经常性的软件更新换代后，原有的那些文件要么不知去向，要么残缺不全。
    二是不少人对电脑病毒及电脑本身存在的问题缺乏认识，不少人认为电脑是单机使用，不会染上病毒，资料放在电脑里挺安全。但一旦感染上病毒，够你头疼的。即使单机使用，与外界隔绝，你又能保证电脑硬件、软件本身不出毛病吗？如果硬盘某一天硬起心肠闹革命，可千万别说“怎么会这样呢”？
    三是对数据资料的保密认识不足。资料打印出来不满意，职员会想到用碎纸机把稿件打碎，以免资料外流，但对电脑上的资料却随意存放，连重要资料也存入公用计算机或单位服务器的公用盘上，单位里的任何人都可以存取其中的资料，毫无安全意识。
    针对普遍存在的上述问题，我认为应加强对文字、数据资料的管理，首先是做好文件的记录，办公室设一本工作日志，把每天输入的资料作记录，包括谁撰写、谁负责输入、存在的磁盘目录及文件名、录入日期、类别、保密级别等，并对重要资料进行软件加密及加强保管。指定人定期对办公室的文件数据归类保存，最好使用光盘或ZIP保存，一来保存量大，二来保存期长，其次就是检索方便。特别是现在光盘刻录机价格适中，大约3000元左右。空白光盘更是价格低廉，便宜的几块钱一张。对于档案等重要资料，一经保存在光盘中，那就真正可以放心了。而对于一些图片（相片）资料，尽管可以经过过塑后长期保存，但如果把重要的图片分类输入电脑，并刻在光盘上，既易于作为档案保存、检索，又方便在电脑中随时调出使用，而且易于外出携带，何乐而不为呢？而所需增加的设备，仅是一个扫描仪而已。至于价钱方面，现在适合一般办公室使用的台式扫描仪，区区一千元就可以了。另外有的单位有摄录机或录像机，而且拍（录）下了不少录像资料。由于一来录像带比较容易发霉，不好保管，二来检索录像带不那么方便。其实这些资料都可以输入电脑进行剪辑保存，例如可以刻录为VCD，供影碟机或电脑播放，或以电脑动画的格式分段保存在光盘中，供电脑播放使用，所要增加的设备就是视频采集卡了，一般价格在4000～6000元不等。也就是说，大约一万元左右就可以购置常用的各种外围设备。