在Excel中使用自定义格式功能

Author: 黄海 Date: 1998年 第35期 13版

  中文Excel为用户预设了很多有用的数据格式,一般情况下能满足使用要求,但对一些特殊的要求如强调显示某些重要数据或信息、设置显示条件等,就要使用自定义格式功能来完成。
  Excel的自定义格式使用下面的通用模型:
  正数格式;负数格式;零格式;文本格式
  在这个通用模型中,包含三个数字段和一个文本段:大于零的数据使用正数格式;小于零的数据使用负数格式;等于零的数据使用零格式;输入单元格的正文使用文本格式。
  我们还可以通过使用条件测试,添加描述文本和使用颜色来扩展自定义格式通用模型的应用。
#1  1.使用颜色
  要在自定义格式的某个段中设置颜色,只需在该段中增加用方括号括住的颜色名或颜色编号。Excel识别的颜色名为:[黑色]、[红色]、[白色]、[蓝色]、[绿色]、[青色]和[洋红]。Excel也识别按[颜色X〗指定的颜色,其中X是1至56之间的数字,代表56种颜色。
#1  2.添加描述文本
  要在输入数字数据之后自动添加文本,使用自定义格式为:"文本内容"@;要在输入数字数据之前自动添加文本,使用自定义格式为:@"文本内容"。
  @符号的位置决定了Excel输入的数字数据相对于添加文本的位置。
#1  3.创建条件格式
  可以使用六种逻辑符号来设计一个条件格式:>(大于)、>=(大于等于)、<(小于)、<=(小与等于)、=(等于)、<>(不等于)。
  由于自定义格式中最多只有3个数字段,Excel规定最多只能在前两个数字段中包括2个条件测试,满足某个测试条件的数字使用相应段中指定的格式,其余数字使用第3段格式。如果仅包含一个条件测试,则要根据不同的情况来具体分析。如下列自定义格式:
  [红色][>5];[绿色];[蓝色];
  则大于5的数字显示红色,负数显示绿色,0至5之间的数显示蓝色。
  [红色][<5]"小于5";[蓝色]G/通用格式 
  输入小与5的数字则显示红色的"小于5"文本,其它数字按通用格式显示蓝色。
  输入自定义格式"[红色][>20];[绿色][<5]##",单击[确定]后再返回[单元格格式]对话框,则会发现Excel已经将格式规范修改为:
  [红色][>20]G/通用格式;[绿色][<5]##;G/通用格式
  Excel自动添加了一个第三段,并指定使用通用格式。则大于20的数字以通用格式显示红色,小于5的数字以##格式显示绿色,5和10之间的数字以通用格式显示默认颜色。
  实际上,自定义格式的通用模型就相当于如下的条件格式:
  [>0]正数格式;[<0]负数格式;零格式;文本格式。
  另外,我们还可以运用自定义格式来达到隐藏输入数据的目的,比如格式";##;0"只显示负数和零,输入的正数则不显示;格式";;;"则隐藏所有的输入值。
  自定义格式只改变数据的显示外观,并不改变数据的值,也就是说不影响数据的计算。灵活运用好Excel的自定义格式功能,将会给我们的工作带来很大的方便。