创建数据清单ABC

Author: 周奎 Date: 1998年第31期 13版

　　在执行数据库操作时，例如查询、排序或汇总数据，Excel97会自动将数据库清单视作数据库，并使用下列数据清单元素来组织数据：数据清单中的列是数据库中的字段；数据清单中的列标志是数据库中的字段名称；数据清单中的每一行对应数据库中的一个记录。但我们在运用这些功能时，必须根据以下规则在数据清单中输入数据。
#1　　A、对数据清单的大小和位置的要求
　　（1）避免在一个工作表上建立多个数据清单，因为数据清单的某些处理功能（如筛选等），一次只能在同一工作表的一个数据清单中使用。
　　（2）在工作表的数据清单与其他数据间至少留出一个空白列和一个空白行。在执行排序、筛选或插入自动汇总等操作时，这将有利于Excel97检测和选定数据清单。
　　（3）避免将关键数据放到数据清单的左右两侧。因为这些数据在筛选数据清单时可能会被隐藏。
#1　　B、对列标志的要求
　　（1）在数据清单的第一行里创建列标志。Excel97将使用这些标志创建报告，并查找和组织数据。
　　（2）列标志使用的字体、对齐方式、格式、图案、边框及大小写样式，应当与数据清单中其他数据的格式相区别。
　　（3）如果要将标志和其他数据分开，应使用单元格边框（而不是空格或短划线），在标志行下插入一行直线。
#1　　C、对行和列内容的要求
　　（1）在设计数据清单时，应使同一列中的各行有近似的数据项。
　　（2）在单元格的开始处不要插入多余的空格，因为多余的空格影响排序和查找。
　　（3）不要使用空白行将列标志和第一行数据分开。