在Word文档中插入统计字数的技巧

Author: 胡锦承 Date: 1998年 第25期 12版

  我们在写完一篇文章之后一般都希望了解一下它的总字数。在Word中,我们只需执行“工具”菜单的“字数统计”命令,它就会显示出该文档与字数有关的各种资料,如文档的总页数、总段落数、总行数、总字数及总的字符数等(英文单词的每个字母都计算为一个字符,但一个单词只能算是一个字,如单词“Word”在字数统计中被算为一个字,在字符统计中被算为4个字符,这就是字数与字符数的区别),这大大的方便了用户的使用。
  当然,仅仅了解文档的字数是不够的,有时我们还需要将该字数插入到文档内部(如许多作者都喜欢在稿件的末尾注明文档的总字数,这样既便于自己的管理,又便于编辑的处理)。对此,多数用户都是通过执行“工具”菜单的“字数统计”命令,得出文档的总字数后再手工将它们输入到文档中的。此方法有一个缺点,即我们在统计了文档的总字数之后就不能再修改,否则就又须重新进行统计,很不方便。其实我们完全不必如此麻烦,利用Word的域功能即可直接在文档中输入统计字数,并可实现自动更新,这就大大方便了用户的使用。利用域功能自动统计文档字数的步骤为:
  1.将光标移至文档尾部。
  2.手工输入有关统计字符的提示信息,如“本篇文档的总字数为:”。
  3.执行Word“插入”菜单的“域”命令,打开“域”对话框。
  4.在“域”对话框的“类别”列表框中选择“文档信息”选项。
  5.在“域名”列表框中选择总字数统计域“NumWords”(Word一共向广大用户提供了三种用于统计文档有关信息的域,其中NumChars域用于统计文档的总字符数、NumPages域用于统计文档的总页数、NumWords域用于统计文档的总字数,广大用户可根据需要加以选择)。
  6.单击“选项”按钮,打开“域选项”设置框。
  7.在“格式”列表框和“数字格式”列表框中选择合适的域结果显示格式,如是采用汉字显示、还是数字显示,是否保留小数等。
  8.单击“添加到域”按钮,将所选择的格式添加到域中。
  9.连续单击两次“确定”按钮,关闭所有的对话框。
  此时,当前光标处就会显示出“本篇文档的总字数为:1000”的字样(假定该文档的字数为1000字)。另外,我们如果在执行了上述操作之后又对文档进行了修改也不必担心,只需将光标移到域代码上(即1000上),将其变为灰色之后,再按下F9键,Word就会自动更新该域,显示出修改之后文档的总字数,非常方便。当然,我们也可执行Word“工具”菜单的“选项”命令,然后复选“打印”选项卡中的“更新域”选项,以便让Word在每次打印之前自动更新文档中所有的域,免去手工更新的步骤,进一步方便了用户的使用。
  如果我们需要统计每一篇文档中的字数,那么就没有必要逐一为每篇文档插入“字数统计”域了,直接打开Word的通用模板(即Microsoft Office目录Templates子目录下的NORMAL.DOT文件),并将有关“字数统计”域插入到该文件中即可。此后,我们新建的任何一篇文档都具有自动统计字数的功能,非常方便。
  从上面的介绍中可以看出,利用域功能在Word文档中插入文档的总字数是非常方便的,广大用户不妨一试。