教你自制WORD高级模板

Author: Date: 1998年 第07期 15版

  模板是一种特殊的文档,它将各类文档应有的一切手段集于一身,使我们的写作编排工作变得轻松自如。WORD有大量现成的模板供用户选择。如果你经常应用某种特别的模板,而现有的模板又不合适,可按照自已的需要定制模板。
  定制模板有如下三种方式:
  一是创建或修改一篇文档,使它具有某种专用文档的格式。也可创建自动图文集、定制用户工具条及记录宏,然后作为模板保存;二是修改和精加工某一专用模板,把它作为新模板保存;三是重新创建专用于某种文档的模板,并保存起来。
  前两种方式较简单(编者注:本报也作过多次介绍),后一种方式比较复杂,但当我们的文档有特殊需要时却非常有用,下面就以“通讯报导”专用的模板为例,让我们来看一看怎样自制专用的高级模板。
#1  一、定制具有域和自动宏的高级模板:
  域虽不是模板必备的要素,但为了编写文档的便利起见,可在模板内设置若干域并记录能自动运行的宏。
  1.构造文档的格局
  打开一空白文档后,即可着手构造通讯稿文档的格局。其详细步骤是:
  ·单击标准工具条中的居中对齐钮,使插入点移到中间;
  ·选择16磅黑体字,键入标题栏文字:每月通讯,接着按回车键;
  ·此时插入点仍居中,选择14磅宋体字;
  ·按Ctrl+F9插入域符,在域中键入代码,使成为:{Fillin“请键入通讯稿题目”, 再单击OK}, 就插入了一个填充域,接着按回车键;
  ·单击标准工具条中的右对齐钮,使插入点移到右侧;
  ·选择10磅宋体字,键入“第”字;
  ·接着插入嵌套域,域代码为:{={date\@ yyyy\*mergefoimat}-1998},按END键或单击嵌套域右域符之后处,将插入点定位于嵌套域之后,再键入“卷”字与4个空格;
  ·键入“第”字,再插入又一个填充域,域代码为: {Fillin“请键入期号,再单击OK”},按END键。再键入“期”字,按回车键,使插入点到下一段;
  ·此时插入点仍在右侧,键入“本期共”等字样,接着插入页数域:{NUMPAGES},在其后键入“页”字,按回车键,使插入点到下一段的右侧;
  ·插入日 期域:{DATE\@"dddd,MMMM dd,yyyy"\* MERGEFORMAT},  以长的日期格式引进当天日期,按回车键,使插入点到下一段;
  ·单击标准工具条中的两边对齐钮,使插入点移到左侧。连续键入通配符、直至右边沿,作为装饰兼分隔符,按回车键, 使插入点到下一段;
  ·发出菜单命令Insert,Break(插入,分断线),弹出分断线对话框。在此对话框中选择Column Break(列分断线)与Continuous(连续)两项,单击OK在插入点处插入列分断线,同时把文档分成两个区;
  ·单击标准工具条中分列钮,在列数选择图中选择二列,将本分区的版面分成二列;
  ·选择10磅楷体字;
  ·接连按二次回车符,使插入点下移二段,再单击右对齐钮,使插点移到右侧;
  ·插入嵌套域:{AUTHOR{Fillin“请键入通讯稿作者姓名”}}。
  这时,将通讯稿的总体格局构造完毕,把文档分成两个分区:第一分区作为稿头,第二分区用来键入稿件内容,最后是稿件作者的姓名。
  说明: (1)嵌套域 {={date\@yyyy\*mergeformat}-1998}的意义是以1998年作为出版每月通讯的第1年,卷号为1,依次类推,1999年出版的即是第2卷。
  (2)以上所作的只是示范的例子,读者可根据自己的喜好来选择字体与段落的风格,插入需要的域。
  2.为了能在打开模板时自动更新域,可记录一条自动运行的宏。将插点定位在文档之首,然后开始记录宏。整个过程如下:
  ·发出菜单命令Tools,Macro(工具、宏)、弹出宏对话框。在Macro Name(宏名称)正文框中键入AUTOOPEN, 作为宏名称,这是打开文件时能自动运行的宏;
  ·在宏对话框中,单击Record(记录)钮,启动宏记录器开始记录宏;
  ·按Ctrl+A 选择整篇文档;
  ·按F9以更新文档中所有的域,接着依次可看到3个Microsoft Word对话框,它们是由填充域所弹出的。每个对话框均不填充任何字符,而直接单击OK关闭;
  ·按向下箭头键,使插入点移到第二分区中。再按左箭头等键,使插入点移到第二分区之首;
  ·单击水平标尺上0.25英寸(二小格标记)处,设置左定位符,接着按TAB键,使插入点移到左定位符处,以便将来键入正文时,段落的首行向里缩排0·25英寸;
  ·单击宏工具条中停止记录钮,关闭宏记录器完成宏的记录;
  3.保存自定制模板
   模板的保存与一般文档的保存并无多大的区别,只是它们的扩展名不相同。保存步骤如下:
  ·单击保存钮,弹出另存为对话框;
  ·单击“保存在”栏中右端下箭头,展开驱动器名称列表,在其中找到Winword\Templates\OtherDocuments(或Msoffice\Templates\Other Documents)文件夹,或选择其他合适的文件夹,以便保存自定制模板;
  ·在Save as type(保存文件类型)下拉式列表框中,选择Document Template(文档模板);
  ·在File Name(文件名称)盒中,应为所制模板键入自定的文档模板名(以英文名为宜)。在Windows95中允许使用长文件名,单击OK将它存于指定的文件夹中。
  如果是单位里公用的微机,可将自定制模板的特性定为只读文件,方法是:
  右单击Windows95桌面上“启动”钮,弹出快速菜单,单击其中的Explore(探查)命令, 调用Windows Explorer(窗口探查器)。在Explorer中找到模板所在的驱动器与文件夹,单击选择Monthly Communication.dot或者每月通讯.dot文档模板名。单击右键弹出快速菜单,从中单击“属性”, 弹出属性对话框。在对话框的“特性”盒中,打开“只读”复选项,单击OK关闭对话框。
  这就把模板的特性设为只读文件,旁人就不能轻易改动它了。
#1  二、 使用自定制模板
  本例定制的高级模板与一般模板有所不同,它具有几个域,尤其是要通过自动宏更新3个填充域。使用此模板的方法是:
  ·当按常规打开Monthly Communication.dot 后,会立刻自动运行AUTOOPEN宏,根据宏所记录的内容,须依次更新3个填充域;
  ·首先弹出对话框,它提示用户“请键入通讯稿题目,再单击OK”。即可在对话框下方的正文框内键入题目,单击OK后,域结果是以14磅宋体字显示的通讯稿题目;
  ·接着弹出第2个对话框,提示请“键入期号,再单击OK”,按提示完成后,域结果是以10磅宋体字显示的第几卷;
  ·最后弹出第3个对话框,提示“请键入通讯稿作者姓名”。按提示完成后,域结果是以9磅楷体字显示的通讯稿作者姓名;
  ·嵌套域的结果会自动更新,域结果是以10磅宋体字显示的第几卷;
  ·日期域也会自动更新,域结果是英文全词表示的星期几与月份,两位和四位数字分别表示的日子与年度;
  ·最后插入点自动定位于文档的第二分区之首,并向右缩排0.25英寸。即可开始键入本期通讯稿的内容,字体将是10磅的宋体字,而版面将自动分成二列。