Windows 95下优秀的图形制作工具
Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ以前是一个ＤＯＳ系统下深受用户喜爱的软件，是世界上销量最大的简报软件包。从Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ Ｖ３．０开始，己成为众多Ｗｉｎｄｏｗｓ应用软件的一个典范。Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ是结合了图形与文字的演示图制作系统，科研、教学或商业用户会发现这个软件包允许他们以更加灵活、更有说明力的方式与他们的服务对象交流思想和信息。如使用棒图、面积图以及高／低／终止图生成管理与数据分析、发展趋势、股市行情与分析、等各种类型的有用简报。软件包支持许多用户化选择项并且允许使用宏或模板自动生成图表。图形可以输出到打印机、绘图仪或３５ｍｍ胶片上，它也可以使图象生成动画显示。软件包所包含的符号允许生成专业效果的输出或按需要裁剪。绘图功能又增加了图表修改的灵活性。除了徒手做图外，它还支持扭转、转动和修改图象，以及很方便地进行简报中的动画显示或按提纲形式编辑它。
与以往的版本相比，Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ ４．０在Ｗｉｎｄｏｗｓ ９５下以一新面目和新感觉出现，ＳＰＣ公司利用Ｗｉｎｄｏｗｓ ９５的最佳特性进行了重新设计，你不但可以利用新操作系统提供的所有功能，还可以继续享受Ｈａｒｖａｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ传统的易于使用的特点，同时你会发现在Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ和其它Ｗｉｎｄｏｗｓ ９５应用程序之间分享工作是一件很容易的事情。
在Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ ４．０中你能发现Ｗｉｎｄｏｗｓ ９５的一些很有用的特性，例如：
长文件名：使你不再劳神取一个不超过８个字符的文件名，系统甚至能帮你自动取一个名字。
ＯＬＥ２．０新特征：在另一个程序中调用Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ制作幻灯片，或在Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ中调入由其它程序产生的图象并与其一起工作。
新式对话框：不用逐层打开对话框而进行快速选择。
浮动工具棒：移动工具棒到你需要的地方。
弹出菜单：右击鼠标按钮可以很方便地使用弹出菜单中的命令。
在Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ ４．０中，一些新增功能和特性简述如下：
#3 １、利用新的拖放能力加快你的工作：
利用新的拖放特性，你能很快地在一个演示图或多个简报之间移动数据、文字、图形和幻灯片，并可以移至支持ＯＬＥ２．０特性的程序中，或从这些程序中得到它们。
#3 ２、“顾问”（Ａｄｖｉｓｏｒ）提供了更多的在线帮助：
采用了获奖的“顾问”特性并使它做得更好。目前的“顾问”将更进一步地帮助你将你的想法变成更有效的、更引人注目的演示图。
当你想检查一个演示图的设计时，“顾问”将提供更多的设计要素以便捕捉更有潜力的问题。“顾问”不仅可以指出与重要的演示图设计原则不相容的问题，而且可以带你到应该修改的地方帮你作出必要的改动。在己获奖的库──含有更多商业用途的快速演示图库中加入了专业设计的内嵌演示图。
#3 ３、提高幻灯片外观的新方法：
利用新的位图图色特征，你可以加入一个彩色色调到你的背景图象中，让你的幻灯片达到最高级；一个新的对中命令让你很快地在幻灯片中在各物体之间选择更均匀的空间；采用新的文件名特征，你可以在一个演示图中给每一个幻灯片加上文件名，你可以单独使用这个特征或内嵌的其它特征－数据、时间和幻灯编号一起使用。
#3 ４、新的文字形成特征：
根据用户建议，程序中加入了上下标字体和可视行空，对段落开头量可进行精确控制。
#3 ５、管理艺术图片（Ｃｌｉｐ Ａｒｔ）的新方法：
为了让你更方便地管理艺术图片，Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ ４．０提供了蒙太奇（Ｈａｒｖａｒｄ Ｍｏｎｔａｇｅ Ｌｉｔｅ）技术，采用它你可以象翻开像册一样查看图片，为了在幻灯片或模板中加入艺术图片，只需从像册拖放至幻灯编辑器中即可。你还可以增加自己的图片到某一个像册中。
#3 ６、更加灵活的屏幕演示（ＳｅｒｅｅｎＳｈｏｗ）：
当设置屏幕演示参数时，你可以加一个导航板，它就象一个屏幕ＶＣＲ控制板一样，可以让你在使用屏幕演示时更容易地进行控制。
扩展的绘图特征可以让你选用不同的绘图颜色在进行屏幕演示时在幻灯片上绘图。你还可以在宣传手册（Ｈａｎｄｏｕｔ）上编上页号，你的听众会由于这一点对你心存感激。
#3 ７、不必启动Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ观看演示的新方法：
Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ ４．０中包括一个新的快速幻灯片观看程序，它可以让你在Ｗｉｎｄｏｗｓ资源管理器等程序中快速观看演示图，只需对演示文件按鼠标右钮，然后在弹出菜单中按ＱｕｉｃｋＶｉｅｗ即可，这只需要将该程序拷至一台Ｗｉｎｄｏｗｓ ９５的计算机中。
#3 ８、其它新的易用特性：
寻找和替换：象在文字处理器中那样方便地查找和替换文字。
轻松移动图表轴标：从ＸＹ图或饼图中拖拽轴标至任何你想要的位置。
放置图形：在一个含有几个重叠图形物体的幻灯片中，你可以一步步向前或向后移动它们。
形成一个演示图的说明文件：包括总结信息，如标题、作者、关键字和评论。
形成比例物体：Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ４．０可以在你选用肖像或风景格式输出时保持幻灯片不同的长宽比例。
更多的黑点列表（Ｂｕｌｌｅｔ）选择：可以选用一个真实字模作为黑点列表字。
享用你的字典：可以在Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ或其它Ｗｉｎｄｏｗｓ程序中，象ＭＳ Ｏｆｆｉｃｅ，使用你个人字典进行拼写检查。
在线帮助：具有Ｗｉｎｄｏｗｓ ９５新外观的更多特征。在新的帮助窗口中，你能发现更完善的逐步说明，它含有更易于使用的内容和索引。
#2 二、Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ的安装和启动
Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ可由软盘或光盘提供，用鼠标点取安装程序Ｓｅｔｕｐ．ｅｘｅ即可进行安装。在安装过程中，如果有任何问题，可以通过按返回键（Ｂａｃｋ）或取消键（Ｃａｎｃｅｌ）解决，不然可以按下一步键（Ｎｅｘｔ）继续进行。Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ ４．０程序共１７ＭＢ，安装以后最大可达３７ＭＢ。它所需要的系统和硬件配置为：
●ＩＢＭ ＰＣ或１００％兼容的８０４８６以上的计算机。
●至少有３７ＭＢ以上可用的硬盘空间，至少４ＭＢ内存，最好８ＭＢ以上。
●Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ或１００％兼容的鼠标。
●打印机、绘图机或胶片记录器。
●Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｗｉｎｄｏｗｓ ９５操作系统。由于Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ ４．０支持输入中文，所以只要有中文版的Ｗｉｎｄｏｗｓ ９５或外挂中文平台，就可以制作中文简报。
本文以安装光盘上的程序为例，说明安装步骤：
１．首先启动Ｗｉｎｄｏｗｓ ９５中文版。
２．将含Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ程序的光盘放入ＣＤ－ＲＯＭ中。
３．在资源管理器中找到该程序在光盘中的位置，鼠标双点Ｓｅｔｕｐ程序，Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ的安装启动幻灯画面就出现在屏幕上。经过暂短硬盘检查后，屏幕上出现等待继续安装幻灯画面。
４．单击Ｎｅｘｔ，屏幕给出默认的安装路径，一般为Ｃ：＼ＨＧＷ。如果在此之前硬盘上已经安装有Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ程序，系统也许默认此路径。
５．确认安装路径后，单击Ｎｅｘｔ，屏幕显示安装方式选择：典型（Ｔｙｐｉｃａｌ）、紧凑（Ｃｏｍｐａｃｔ）和用户（Ｃｕｓｔｏｍ）三种方式，其中典型方式为全部安装，共需３７ＭＢ硬盘空间；紧凑方式为最小化安装，只需１３ＭＢ空间，它只安装一些必要的程序文件、字型文件、简报格式等文件。最后一种用户方式表明只安装用户选定的一些程序。
６．单击Ｎｅｘｔ，安装提示加入一个程序图标到程序文件夹中，可选默认值。
７．单击Ｎｅｘｔ，开始安装程序文件。在安装过程中，不断对程序的一些重要功能给出鲜明的提示和说明。
８．安装即将结束时，作为ＳＰＣ公司对你的奖励，屏幕提示是否要安装或运行ＡＳＡＰ１．０和Ｓｐｏｔｌｉｇｈｔ２．０二个附加程序，你可以试试。完成安装后，你可以运行一下令人赏心悦目的５分钟示教程序（Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ ５－Ｍｉｎｕｔｅ Ｃｏａｃｈ），通过它你可以快速地浏览一下Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ ４．０的一些主要功能和用法。
为了启动Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ，首先进入Ｗｉｎｄｏｗｓ ９５环境（可以是中文Ｗｉｎｄｏｗｓ ９５或西文Ｗｉｎｄｏｗｓ ９５再挂中文之星或四通利方等汉字系统）。然后按动开始按钮（Ｓｔａｒｔ），从程序夹中选中Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ程序图标并双击即可。如果想更迅速地启动该程序，可以事先在Ｗｉｎｄｏｗｓ ９５的桌面上创建快捷图标，直接双击此图标即可启动Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ。
在启动Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ以后，马上在屏幕中央出现一个Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ的版本信息，几秒钟后由一个全屏幕的窗口代替，该窗口由一个菜单条和三个巨型按钮组成，它允许用户生成一个新的简报（Ｎｅｗ Ｐｒｅｓｅｎｔａｔｉｏｎ）或打开现有的简报（Ｏｐｅｎ Ｐｒｅｓｅｎｔａｔｉｏｎ）或进入简报的快速生成（Ｑｕｉｃｋ Ｐｒｅｓｅｎｔａｔｉｏｎ）环境（此环境就是在安装即将结束时提示你再行安装的ＡＳＡＰ）。
如果想退出Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ的使用，可以直接单击窗口右上方的关闭按钮，或从Ｆｉｌｅ菜单中选择Ｅｘｉｔ即可，此时屏幕提示你是否保存刚刚编辑的文本，作出相应回答即可。当然，几乎所有的功能皆可以快速键完成，例如按组合键Ｃｔｒｌ＋Ｎ可以进入生成一个新演示画面。按Ｆ２可以快速显示幻灯画面，等等。
#2 三、图表类型
Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ４．０是一个全功能多用图表程序。利用它你可以轻易生成６大类图表１５种类型。下面概述一些主要图表的表示方法。Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ虽是西文软件，用它制作中文简报也是可行的。
注：利用Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ ４．０ ｆｏｒ Ｗｉｎｄｏｗｓ ９５生成的图表类型，依次为：文本图，饼图，ＸＹ图，组织图，自由图，组合图。
１．标题图（Ｔｉｔｌｅ），圆饼图，线图（Ｌｉｎｅ），组织图，自由图，列表／棒图（Ｂｕｌｌｅｔ／Ｂａｒ）
２．列表图（Ｂｕｌｌｅｔ），（Ｐｉｅ），面积图（Ａｒｅａ），（Ｏｒｇａｎｉｚａｔｉｏｎ），（Ｄｒａｗｉｎｇ），饼图／棒图（Ｐｉｅ／Ｂａｒ）
３．表格图（Ｔａｂｌｅ），高／低／终止图，列表／列表图（Ｂｕｌｌｅｔ／Ｂｕｌｌｅｔ），垂直棒图（Ｖｅｒｔｉｃａｌ ｂａｒ），水平棒图（Ｈｏｒｉｚｏｎｔａｌ ｂａｒ），散列图（Ｓｃａｔｔｅｒ）
#3 １、文本图
文本或“字”图是曲线图或收支图的关键组成部分，Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ允许生成多种文本图形式。
#3 ２、饼图
饼图显示部分与整体的关系。图的各部分是按其百分比率显示的。在实际应用中，我们会发现Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｅ允许在基本的饼图上扩展形成多种其它形式的图表。例如，用户可以分解一个圆块以强调一个特别重要的值，或者由此图块派生出一个叠加的棒图。另一种类型包括双圆图，它允许比较两个不同的部分──整体关系图的部分，而三维效果图形用来使饼图具有迷人的动态效果。
#3 ３、棒／线图
棒图是企业经常使用的一种简报，而线图则是科研等工作中经常使用的数据表示方法。
棒图主要用来比较给定时刻的量值，例如用户可以使用棒图比较一个月、一个季度、一年的各部门或各单位的收益情况。Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ还提供了在基本棒图的基础上完成各种不同的变形。例如百分比棒图，如一个饼图一样，也显示部分与整体的关系，不同点在于棒图允许在同一个图表内比较八个数据系列。棒图可以垂直打印，也可作水平打印。此外，棒图也可以给出三维立体效果。
棒图是静态的，而线图则可以显示数值在一定时间内或随着某一参数是如何变化的，它广泛应用于科学绘图与统计图形中，同时可以用于企事业回顾或分析情况或预测未来发展情况等。
除了使用直线连接图上数据各点之外，还可以选择其它连线选项。Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ提供了多种不同类型的线型：直线回归型，指数型，幂次型……。在此情况下，Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ将根据所选线形决定连接数据点的最佳线段。尽管这些线段与图上数据点并不完全吻合，但它们给出了数据点之间的相互关系（即总的发展趋势）。
当然，用户还可以生成不用直线或曲线连接的“点图”，它只简单地显示数据点。在使用其它类型的Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃ图表时，用户可以使用带特殊功能的线图以使图表具有动态效果，三维选择使线更具有吸引力。有时在某一图表中还需要同时使用棒和线，线可以用来强调重要的数据组或总趋势。
#3 ４、面积图
面积图是沿Ｘ轴数据点的线图叠加。与线图不同，面积图可以动态比较量或容量，而不是比较时间上值的变化。三维选项可以用来生成特殊效果的面积图。
#3 ５、高／低／终止图
高／低／终止图组合了棒图和线图显示在一个给定时期内数据点之间的波动。用户在股票或投资信息公告中会经常见到这种图形。高／低／终止图也可以用来记录生产、服务和其它商业活动的变化。
#3 ６、组织结构图
Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ允许生成简单的组织结构图，使用专用程序可以生成复杂的图形。
#2 四、Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ软件包的基本功能
Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ是最流行的图形软件包之一，具有各种幻灯画面类型。在一个空幻灯画面上生成的图能够显示任何类型的图表或绘图。Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ使用方便，它使用目前流行的三维工具按钮，每个按钮由下拉菜单选择项组成，选择项由键盘或鼠标选取。选择时采用缺省项可以快速生成幻灯画面，它不需选择尺寸和层选择项，除非用户想要用户化幻灯画面。这意味着用户的最初学习焦点是定义和输入数据。
为了简化生成和管理幻灯的操作，Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ提供了三种不同的视图。存储的图形拷贝任务可直接从视图完成，而改变轴标签可以从一个具体的视图上完成。这意味着某些菜单选项对三种视图是有用的，而另一些菜单选项仅对应于某种视图。通过从Ｖｉｅｗ下拉菜单或工具栏右端的三个图标进行选取，用户可以从一个视图向另一个视图传递数据。
Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ支持面向对象图形，所以可以很方便地完成其它文件格式的转换。
各种不同的作图选择项使得Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ软件包可以生成各种类型的视觉和书写幻灯画面。某些分析图形称作图，含有文字的幻灯常常称作图表。一般幻灯中包括图表、图、手工绘图、附加文字等。不管用户想要什么样的图表类型，该软件包都能满足。
#3 １、工作视图与风格类型图库
大多数软件包仅提供一种方法工作，Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ则提供了三种方法，这三种不同的视图分别是提纲生成器（Ｏｕｔｌｉｎｅｒ）、幻灯编辑器（Ｓｌｉｄｅ Ｅｄｉｔｏｒ）和幻灯整理器（Ｓｌｉｄｅ Ｓｏｒｔｅｒ）。每一种方法都适用于不同类型的任务。
如果用户正在构思一份简报，则提纲图提供最佳工作视图环境。它允许记录用户的构思，用户可以扩展这些构思变为更详细的内容，生成列出关键点的列表图（Ｂｕｌｌｅｔ），把它们组合在一起形成一个结构图（Ｏｒｇａｎｉｚａｔｉｏｎ），或增加其它图表类型。提纲生成器是获取表示图表总体概况的一个理想工作环境，用户可以仅寻找幻灯标题或检查其细节。若想要进入某个视图工作，可以单击工具栏按钮切换视图。
根据正在输入或编辑幻灯数据或在基本幻灯画面中增加功能的不同，幻灯编辑器提供了两种不同的显示。根据放置在幻灯画面中的图表类型决定数据格式的不同显示。当输入数据完成后，可以从数据格式（Ｄａｔａ Ｆｏｒｍ）的底部选择ＯＫ。
当确定数据项后，编辑器屏显示一个画面和一个工具箱。用户可以使用工具箱里的工具在画面中绘制图形，在任何位置添加文字，或加色和确定画面目标的尺寸，如果愿意也可使用菜单执行大多数工具箱选项和其它图表增强功能。若需要改变生成图表的数据，也可以很方便地回到Ｄａｔａ Ｆｏｒｍ上来。
Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ中的幻灯整理器对于重构用户的幻灯图表显示很有用，用户可以在视图上看到多个幻灯的图案，从这个视图中可以很容易地记录幻灯、删除幻灯或给幻灯重新排序。用户观看幻灯时，可以给幻灯加上外框或不加外框。工作于幻灯整理器时，用户若想仔细检查幻灯所用数据，则必须切换到幻灯编辑器中。
Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ提供了生成多种不同幻灯画面的功能，如前所述的文本画面、结构图画面等，这些画面的生成可以通过Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ提供的每种幻灯类型的一个预定义的风格来选择，每个幻灯类型预选定义风格的选择称为一个图库。除非你选择了一个类型并定义了所有选项，否则通过在选择需要的幻灯类型后选择图库可以节省很多时间。
#3 ２、绘图和符号
即使你不是一个艺术家，但Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ提供的绘图功能也可以帮助你大大改善图视效果。幻灯编辑器中提供的工具箱选项帮助你完成此项工作。幻灯编辑器可以在现有幻灯中增加着重线。借助一点艺术天分，用户可以在画面中加入一个小的绘图。允许在数百个符号的艺术图片库中调入你需要的专业符号并放置在幻灯中，移动和标定这些符号尺寸的功能使它们易于与画面协调。与以前的版本不同，Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ ４．０提供了一个称作蒙太奇工具（Ｈａｒｖａｒｄ Ｍｅｎｔａｇｅ Ｌｉｔｅ）的艺术图片库。该图库由１０部像册组成，每部像册表示了一种行业类别，如交通、建筑、自然等。该图库还为用户提供了两个空白像册，用户可以利用这个环境方便地制作或调入自己喜欢的图象并添加到自己的像册中。
#3 ３、屏幕显示（ＳｃｒｅｅｎＳｈｏｗ）
屏幕显示功能允许用户在计算机的屏幕上显示一个幻灯画面。用户可以增加转换效果，它控制屏幕间的切换并且决定画面在屏幕上的停留时间。转换选项的名称如淡化（Ｆａｄｅ）、遮蔽（Ｂｌｉｎｄｓ）、擦除（Ｗｉｐｅ）、滚屏（Ｓｃｒｏｌｌ）和变色（Ｉｒｉｓ）等，它们表明如何处理一个屏幕向另一个屏幕的切换。显示可以从开始看到结束，或者从中间开始观看。
超级显示（（Ｈｙｐｅｒｓｈｏｗ）功能进一步增强了屏幕显示的功能，它允许增加一个控制ＳｃｒｅｅｎＳｈｏｗ过程或启动另一个应用按键。特别有效的是，这些按键允许在其处理过程中调用不同的简报以满足用户的要求。
#3 ４、模板（Ｔｅｍｐｌａｔｅ）和背景（Ｂａｃｋｇｒｏｕｎｄ）
模板是一个图表类型和一组预选定义的选项，若想生成许多类似的图表，它非常有用。当生成一个新的图表时用户可以使用模板，模板可以控制图表类型、字体选择、点阵尺寸、标题位置、画面背景和调色板等。
背景是画面后的一个显示区域，用户可以增加边界和图象到背景上，可以在简报中的所有画面中使用它。
#3 ５、输入输出功能
使用Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ可以从用于数据库的Ｌｏｔｕｓ １－２－３、Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｅｘｃｅｌ和ＡＳＩＩ文件中输入数据，用户甚至可以使用在Ｅｘｃｅｌ和Ｌｏｕｔｓ １－２－３文件中命名的范围，并且从Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ中访问这些范围。一旦打开含有数据的简报，则可以建立数据间的联系。用户也可以使用许多其它软件包生成的图形，或传送文本和图形到其它的字处理软件包或桌面印刷系统中。
Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ ４．０还提供了一个新的输出功能：发送邮件（Ｓｅｎｄ Ｍａｉｌ）。虽然Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ本身不能直接发送邮件，但是，当完成了简报图形的制作后，可以不离开该环境，直接调用己在Ｗｉｎｄｏｗｓ ９５系统中安装的邮件发送专用程序，如Ｅｘｃｈａｎｇｅ，通过网络发送到世界各地。此功能在当今信息网络时代，显得特别有用。
若从Ｖｉｅｗ菜单中选择ＳｃｒｅｅｎＳｈｏｗ（屏幕显示），则显示器为输出装置，输出图象的质量依靠显示器的类型和图形适配器的类型。胶片记录仪装置能生成与显示器同质量的输出。
#3 ６、存储功能
当生成一个简报后，可以直接从工具栏上单击存储图标按钮，或从Ｆｉｌｅ菜单中选择Ｓａｖｅ ａｓ显示输入文件名的一个对话框。此时用户不必象以前的版本那样，按ＤＯＳ的８．３命名规范去命名文件名，可以充分利用Ｗｉｎｄｏｗｓ ９５的新特性，取一个更具新意的名字。当点取对话框中的保存按钮时，Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ自动给出带后缀．ｐｒ４的文件名用于存储简报。当然，Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ还为你提供了一个更方便的功能－自动存储。自动存储的时间间隔用户可以自己选定：打开Ｔｏｏｌｓ菜单，选Ｏｐｔｉｏｎｓ，然后选Ａｕｔｏｓａｖｅ并输入你希望的分钟数即可。
#3 ７、帮助功能
在Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ ４．０中，一个最显著的改善是帮助功能的增强，这也是目前软件发展的趋势。Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ ４．０一共提供了４种帮助工具。利用它们你可以快速制作常规的简报，同时可以帮助你回答疑难问题。这４种帮助工具是：在线帮助（按Ｆ１）、帮助顾问（Ａｄｖｉｓｏｒ）、快速问答（？）以及快速简报制作（Ｑｕｉｃｋ Ｐｒｅｓｅｎｔａｔｉｏｎ）。
Ｆ１键为Ｈｅｌｐ（帮助）键，它在屏幕右边提供软件包的功能解释，若正在查找提供选择的屏幕，按Ｆ１则显示描述必须完成任务的屏幕内容。在寻求帮助以前可以选择一个具体的对话框选项以获取一个具体选项的帮助。这种帮助类型称为上下文感知帮助（ｃｏｎｔｅｎｔ－ｓｅｎｓｉｔｉｖｅ ｈｅｌｐ），这是由于软件包按用户要求试图准确地提供所需的信息。帮助顾问（Ａｄｖｉｓｏｒ）是Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ新提供的帮助工具。打开工具栏上的顾问开关，帮助内容就一直出现在屏幕的右列，其中包括快速提示（Ｑｕｉｃｋ Ｔｉｐｓ）、设计提示（Ｄｅｓｉｇｎ Ｔｉｐｓ）和设计检查（Ｃｈｅｃｋ Ｄｅｓｉｇｎ），前两项出现在每一种视图工作环境中，第三项仅出现在幻灯编辑器（Ｓｌｉｄｅ Ｅｄｉｔｏｒ）的工作环境中。快速问答是Ｗｉｎｄｏｗｓ操作系统中特有的一种帮助方式，将帮助符号（？）用鼠标拖至帮助的内容上即可获得简单明了的帮助。关于快速简报制作帮助，则完全得益于ＡＳＡＰ的应用，在此不再多说。
#3 ８、鼠标与键盘
Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ要求用户拥有一个鼠标以方便完成软件包的全部工作。许多任务支持鼠标或键盘的使用，但少数工作，如幻灯编辑器中的工具，就要求使用一个鼠标。对于支持鼠标和键盘使用的任务，则不管那种方式都可以访问所有选项。决定选择的因素在于用户自身的爱好和动作前后的任务。在Ｗｉｎｄｏｗｓ ９５的环境下，鼠标右钮被赋予了新功能。取消菜单的选择己不再用此键，而是用左键在非菜单区点取。用鼠标右键可以在工作环境中（也称视窗、视图或桌面）任意点取某种图形或文字，使你可以更快捷地进行编辑和修改工作。
Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ支持快捷键（组合键）使用以快速激活功能。用户可以使用快速键而不是一系列菜单选择。例如，使用快捷键Ｃｔｒｌ＋Ｓ来代替菜单下的Ｆｉｌｅ／Ｓａｖａ作文件存储。
#3 ９、工具栏、菜单和对话框
如Ｗｉｎｄｏｗｓ ９５的环境下，除了常规的菜单外，其临近下方还出现具有象征意义的三维工具栏按钮。如将鼠标指向某个工具按钮并稍作停留，将会在工具栏下方浮现出该按钮的意义。单击此工具按钮，可以完成菜单中的大部分工作，能完成多少工作就看有多少个工具按钮，用户还可以自己定制该工具栏。工具栏越多，用户可以更快地完成工作，但工具栏太多，会导致桌面不整洁，寻找也不太方便。
Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ的菜单是随工作环境而变化的，不同的工作环境显示的菜单也不同。当选择一个菜单选项时，Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ显示拥有更具体选项的下拉菜单。当选择其中某个选项时，Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ可采取几个行动中的一种，即它可以立刻执行用户的请求，或显示另一个弹出子菜单或对话框以允许进一步定义选项。省略号（…）表明该菜单选项蕴涵下一个显示的对话框，三角符号表明该选项尚有子菜单。为了使用鼠标完成菜单选择，用户可以移动鼠标漫游工作区确定激亮的菜单位置。鼠标的按钮运作与回车键Ｅｎｔｅｒ一样，鼠标的移动等于移动光标箭头。一旦选择某菜单项，则可以按左按钮并下接出现的光条到所需的选项上，此时松开按钮即可。如果在下接光条时松开鼠标按钮，若要选取某菜单项，还需再次点击，此时若放弃选项，可以单击菜单区域以外的任何地方。在选择过程中，用户可以在鼠标和键盘间切换而不改变任何工作，而选择鼠标或键盘的使用完全以方便用户的工作为准则。
对话框是所有用户在定义Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ时经常遇到的一种情况。对话框允许用户修改或指定附加选项，通过按ＴＡＢ键或在想要的选项上按鼠标可以从某个项移到另一个选项上。按Ｅｎｔｅｒ键告诉Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ己完成对话框工作且选择了激亮的的命令，除非改变缺省选择，则ＯＫ按钮告诉Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ处理在对话框中选择的选项。
Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ ４．０中采用了一个特殊的选项安排——表签对话框。它代替了早期版本的按钮选项，使选项显示更加简洁，但内容却更加丰富了。选择每个表签选项的方法只是简单地点击一下表签字头。
#2 五、Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ快速入门
（一）简报制作过程中的操作要点
简报（Ｐｒｅｓｅｎｔａｔｉｏｎ）是存储在电脑内存、或是磁盘中的一些幻灯（Ｓｌｉｄｅｓ）的组合。当启动一份简报，也就是建立一份新的简报在电脑内存中。下面将指导用户了解制作一份简报的全过程操作要点。
#3 １、建立新简报
必须先建立一份新的简报才能进行幻灯的制作工作，而且必须在心中己为这份简报准备好了一个题目，如果没有题目，也要有一些对简报内容的构思。
当第一次启动Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ时，屏幕上首先出现的是启动幻灯画面及一个包含Ｆｉｌｅ、Ｖｉｅｗ、Ｔｏｏｌｓ、Ｈｅｌｐ四种功能的菜单，同时还有几个工具按钮。菜单和按钮此时只是象征性的，不能被激活。建立或打开一个简报的唯一方法只能是选取窗口中心的巨型按钮。
当选择新建一个简报时，Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ会在屏幕上出现一个选择对话框，其中包括选择幻灯类型、选择幻灯输出装置、选择幻灯风格，以及所选幻灯的具体属性。所有简报中的幻灯，均是使用此对话框来进行制作的。在Ｓｅｌｅｃｔ ｆｉｒｓｔ ｓｌｉｄｅ ｔｙｐｅ菜单中的选择项，是用来选择幻灯要以何种类型表示。其中，利用Ｄｒａｗｉｎｇ幻灯选项，可以建立一张没有图表的空白幻灯片。Ｓｌｉｄｅ ｏｆ ｔｈｉｓ ｔｙｐｅ选项，则是输入对于本幻灯类型所需要的张数，只要输入数字即可。Ｕｓｅ ｓａｍｐｌｅ ｄａｔａ选项呈灰色表示不可选择。它和下面的Ｓｋｉｐ ｄａｔａ ｆｏｒｍ，通常是根据所选幻灯片类型而发生变化，呈现选中或未选中状态。
对于ＸＹ数据图表Ｄａｔａ Ｃｈａｒｔ、组织图表Ｏｒｇａｎｉｚａｔｉｏｎ Ｃｈａｒｔ、表格图表Ｔａｂｌｅ Ｃｈａｒｔ，Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ将自动地显示等待输入的数据表格，除非用户选择了Ｓｋｉｐ Ｄａｔａ Ｆｏｒｍ。对于标题图表Ｔｉｔｌｅ Ｃｈａｒｔ、列表图标Ｂｕｌｌｅｔ Ｃｈａｒｔ，Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ将在Ｓｌｉｄｅ Ｅｄｉｔｏｒ（幻灯编辑器）显示待编辑的幻灯画面。此时，双击文字框即可进行文字的输入工作。
#3 ２、存储简报
在ｆｉｌｅ菜单中的Ｓａｖｅ及Ｓａｖａ ａｓ命令，可将简报文件存在硬盘中，如果想要在下次开机启动Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ时，继续处理现在建立的简报，就必须在关机或退出Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ之前先将它们存储起来。我们也可以在工作告一段落就先存储，以防意外发生。
当然，上述的文件存储过程完全可以用鼠标代替而不用打开Ｆｉｌｅ菜单，即直接点击工具栏上文件存储按钮，这一过程更加简单快捷。
#3 ３、启动己存在的简报
当启动Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ时，不一定都从建立新的简报开始。可以将当前的工作存储起来，稍后再将其调出来。使用Ｆｉｌｅ菜单中的Ｏｐｅｎ对话框，将存入硬盘的简报调出来，或直接点击工具栏上的文件打开按钮。
在Ｏｐｅｎ对话框内的文件列表框中，列出的是所有在当前目录下的简报文件。要选取这些列出的文件时，只要将鼠标移到正确的文件名上，再按下左键；或者直接在文件名编辑框内键入所要的文件名。
在“搜索”显示框中，所列出的是在硬盘中所有磁盘的代号及文件夹（相当于文件目录）。而文件类型选项，则是让指定调入文件的类型。Ｏｐｅｎ ａ ｃｏｐｙ选项，可以对同一简报的整体或部分进行复制操作。这些复制的部分，就像是全新的一份简报，而且完全与其母体分离的。换句话说，更改其中任一复制品，并不会影响到其它的拷贝。
以只读方式打开（Ｏｐｅｎ ｆｏｒ Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ）选项是在网络上用来显示简报使用的。如果其它的用户在网络上编辑了一个简报文件，则可使用此选项来显示文件中最近一次被编辑过的幻灯画面。
欲启动一个己存在的简报，请依照下列步骤进行：
（１）自Ｆｉｌｅ菜单中选取Ｏｐｅｎ命令或单击打开工具按钮，则Ｏｐｅｎ对话框出现。
（２）将想要调入的简报文件名在文件名编辑框中键入，然后点取ＯＫ按钮。Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ就会开始找此文件。另外，可以用选取的方式，在显示的的文件名框中直接点取所要的文件名。在搜索框内，显示的是硬盘中所有的磁盘代号及文件夹（文件目录名称），当所要的文件不在当前文件夹中时，就必须更改文件夹或磁盘到有所要的文件所在处。要更改文件夹，可直接在搜索列表框中用鼠标左键点取，或者可以直接键入文件路径名称到文件名（Ｆｉｌｅｎａｍｅ）编辑框中，之后按下ＯＫ按钮。
如果用户一开始就想进入己有的简报进行编辑或演示，可以在Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ启动时点取屏幕中央的巨型按钮Ｏｐｅｎ Ｐｒｅｓｅｎｔａｔｉｏｎ，然后直接选取想要的文件名即可。
#3 ４、关闭简报
可以将一己启动的简报关闭。关闭启动的简报，可以将其占用的电脑内存及桌面（ｄｅｓｋｔｏｐ）空间释放。在关闭简报之前，要先确定是否己存储了所制作的幻灯，否则会丢掉所完成或更改后的幻灯内容。当退出Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ会自动询问是否存储此简报。
欲在退出Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ前关闭简报，可在Ｆｉｌｅ菜单中，选取Ｃｌｏｓｅ，或单击当前工作视窗右上角的关闭按钮（而非Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ的关闭按钮）。
#3 ５、在简报中增加幻灯片
一个简报可以由一张到几十张幻灯片组成，建立完一张幻灯片后，可以继续进行另一张幻灯片的制作过程，如此即可形成一套简报。要想在简报中增加一张幻灯片，只需在幻灯编辑器Ｓｌｉｄｅ Ｅｄｉｔｏｒ或幻灯整理器Ｓｌｉｄｅ Ｓｏｒｔｅｒ中，点取屏幕下方状态棒中的Ａｄｄ Ｓｌｉｄｅ（添加幻灯片）按钮（或选择菜单中的Ａｄｄ Ｓｌｉｄｅ项）即可。
简报的基本组成成份就是幻灯片。在幻灯中呈现出所有构思的文字、图表及图象。幻灯将概念具体地呈现在简报的适当位置上。简报中的第一张幻灯，通常用于介绍简报的目的，而位于简报中间位置的幻灯，则将某种意义的内涵信息传递观众，最后结尾部分的幻灯，内容通常作为整篇简报的结论。
在建立幻灯之前，必须先确定简报的主题或题目。为了能让观众了解报告内容，应在第一张幻灯中就先论述主题，其后再以其它幻灯讲解内容，但务必与主题相关。只要确定好简报的主题，就可以着手制作幻灯了。
１）选择幻灯图表类型
在制作幻灯之前，先要选择此幻灯片所要显示的图表类型，幻灯（Ｓｌｉｄｅ）将信息及意念呈现给观众。图表（Ｃｈａｒｔ）是呈现目标的一种形式，可以显示在幻灯片上的传送的信息。在大部分的例子中，每张幻灯皆有一图表，此图表表达了本张幻灯的中心概念。
在这些图表类型的选择项中，有一项为Ｄｒａｗｉｎｇ，表示所有在幻灯中的图形皆需用Ｓｌｉｄｅ Ｅｄｉｔｏｒ建立，也可以利用以后在幻灯中加入图形图象的方法来建立图表。Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ中有４个主要的图表大类，它们是文字图表（Ｔｅｘｔ ｃｈａｒｔｓ）、组织图表（Ｏｒｇａｎｉｚａｔｉｏｎ ｃｈａｒｔｓ）、饼图（Ｐｉｅ ｃｈａｒｔｓ）及ＸＹ坐标图（ＸＹ ｃｈａｒｔｓ）。接下来我们就要说明如何去理解这此不同类型的图表。
●文字图表（Ｔｅｘｔ ｃｈａｒｔｓ）；
使用文字图表提出以文字叙述方式的简报，例如简报的题目。在一文字图表上，使用文字来传送信息。文字图表的内容有三种：标题图表（Ｔｉｔｌｅ ｃｈａｒｔ）、列表图表（Ｂｕｌｌｅｔ ｃｈａｒｔ）和表格图表（Ｔａｂｌｅ ｃｈａｒｔ）。下面将解释这三种文字图表的主要使用原则。
标题图表（Ｔｉｔｌｅ ｃｈａｒｔｓ）：
主要是用来传递概括的概念，象讲演要点或简报的题目等。
列表图表（Ｂｕｌｌｅｔ ｃｈａｒｔｓ）：
主要是呈现一系列计划要讨论的重点或事实。
表格图表（Ｔａｂｌｅ ｃｈａｒｔｓ）：
主要是用来呈现一些以表格或行列排列方式的文字或数据。
●组织图表（Ｏｒｇａｎｉｚａｔｉｏｎ ｃｈａｒｔ）：
使用组织图表，可以将公司的某些相关成员数据或组织，以图表的方式呈现。在图表中的每一个框内，显示出一个组织中的成员。可以输入人名，头衔及一些成员的信息。
●饼图（Ｐｉｅ ｃｈａｒｔ）
饼图是用来呈现进展数据的一种理想图形。每一饼图中一片饼的大小，均符合其本身代表的数据。数据大的所呈现出来的饼图也较大，根据饼图的大小能自动标出其所占的百分比。
饼图要显示的是每片饼图与整个饼图的关系。观众能很容易从饼图中看出想要表达的意思。在以下的章节中将会说明如何去建立及增加一个饼图。
●ＸＹ坐标图
我们也可以利用坐标图表来显示数据的关系。如果想要将图表画在绘图纸上，则使用ＸＹ坐标图可以将图形数据显示在两轴之上。Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｃｓ提供了许多种不同的ＸＹ坐标图。最普通的是棒图（Ｂａｒ ｃｈａｒｔ），以水平或垂直的长条棒来显示数据。线图（Ｌｉｎｅ ｃｈａｒｔ）是以线条的方式，将数据所构成的点用线条连接起来。面积图（Ａｒｅａ ｃｈａｒｔ）也是以线条数据所构成的点连接起来，不同的是将所标定的区或以颜色或图案填满。高／低／闭合图（Ｈｉｇｈ／Ｌｏｗ／Ｃｌｏｓｅ ｃｈａｒｔｓ）是一种使用特定变化的ＸＹ图表，可绘出在一段特定时间内数据的变化情形，例如股票价格在一天或一周中的变化。散布图（Ｓｃａｔｔｅｒ ｃｈａｒｔ）呈现出每一个标记的点。
２）增加幻灯
可以使用Ａｄｄ Ｓｌｉｄｅ对话框，在简报中加入幻灯片。如果是建立一新的简报，则Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ会自动进入Ａｄｄ Ｓｌｉｄｅ对话框进行第一张幻灯的制作。如果是将己存在的简报文件调出来，或者是需要增加幻灯到现行的简报中时，则要自Ｓｌｉｄｅ Ｅｄｉｔｏｒ或Ｓｌｉｄｅ Ｓｏｒｔｅｒ中的Ｓｌｉｄｅ菜单中，选取Ａｄｄ Ｓｌｉｄｅ项，以便显示出Ａｄｄ Ｓｌｉｄｅ对话框。平时可在工作视窗的底部发现Ａｄｄ Ｓｌｉｄｅ按钮。
在选定最能表示数据的图表类型后，就可以开始在对话框中选取相应的按钮。例如，要建立一张垂直棒形图的幻灯时，可依照下例步骤进行：
ａ．在Ａｄｄ Ｓｌｉｄｅ对话框中的Ｓｅｌｅｃｔ ａ ｓｌｉｄｅ ｔｙｐｅ选项上，点取Ｖｅｒｔｉｃａｌ Ｂａｒ按钮。
ｂ．选择Ａｄｄ ｓｌｉｄｅ对话框中的的ＯＫ按钮。
ｃ．输入数据完毕后，点取屏幕底端的ＯＫ按钮。
３）输入数据
每一种图表内容均提供特有的数据表格，以便输入数据。表格上半部的栏位解释此张图表所传递的信息，表格的下半部包含的行列，就是输入数据的地方。
表格下半部中的第一行的文字，是图表中不同组的棒图说明文字。按下来的行列，则是决定棒图高度的具体数据。
要输入数据到数据栏中，只要点取想要存放数据的栏数，被点取到的栏位会被一反白的亮框框起来，表示此栏己准备输入数据了。只要键入数据并回车，该数据就会被放入此栏中。
除了使用鼠标外，也可以使用Ｔａｂ键及Ｓｈｉｆｔ＋Ｔａｂ键来选取输入数据的栏位。
当第一次建立图表时，数据表格会自动显示出来。在输入初始的数据之后，就可以使用在Ｓｌｉｄｅ Ｅｄｉｔｏｒ中Ｅｄｉｔ Ｄａｔａ命令来更改数据。还有一种更简洁的编辑数据的方法：双击己建立的图表。
将输入的数据变成一种读者容易辨识了解的信息。在文字方面，力求文字简明有力，一针见血。如果输入太多的数据，则数据图表半显得太拥挤。总之，不要让图表太复杂，使读者花太多的时间在上面。
４）更改图表的选项
Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ提供了很多功能，可将图表制作得更好。这些功能在Ｓｌｉｄｅ Ｅｄｉｔｏｒ中的Ｃｈａｒｔ菜单中。不同功能针对不同的图表内容起作用。例如以棒图来说，可以更改它的样式及宽度。
除了Ｅｄｉｔ ｄａｔａ和Ｃｈａｎｇｅ ｃｈａｒｔ ｔｙｐｅ等命令外，在Ｃｈａｒｔ ａｔｔｒｉｂｕｔｅｓ菜单中，还包含了其它许多针对不同图表内容的相关命令，这些命令以后我们经常要跟它们打交道。因此，Ｃｈａｒｔ ａｔｔｒｉｂｕｔｅｓ是一个极为常用且重要的命令项。以ＸＹ图表来说，可以修改此图表的图例说明（Ｌｅｇｅｎｄ）、系列类型说明（Ｓｅｒｉａｌｓ）、栅格（ｇｒｉｄ）、框架（ｆｒａｍｅ）及轴标（Ａｘｉｓ）等。
栅格（ｇｒｉｄ）以虚线方式显示在框架内。框架及栅格提供了衡量图表中棒图所表示数据的一种方法。这些选择项可以使得图表成为实际而有效的信息。对于以上所介绍的内容我们会在别的章节中作进一步介绍。
应注意，图表是另外一种表达信息的方法，而且必须让读者一看到幻灯后不需或只要一点解说就明白，就可了解其中的意义。图例说明（Ｌｅｇｅｎｄ）就是这些选项中的例子，它可以帮助读者了解幻灯片的含义。在图表中，必须要能从任何方位都很容易观看数据。栅格（ｇｒｉｄ）可以容易地让观看者比较棒图的长短而不看实际的数字。另外也可以使用较大的字型，来与背景作对照，使幻灯更容易理解。
５）预视幻灯
预视（Ｐｒｅｖｉｅｗ）在建立简报时是一项很重要的操作，但也常常被忽略。可以利用Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ的预视功能，来评估对幻灯的修改是否有效。
当预视一张幻灯时，其图象用整个屏幕来显示，视窗或菜单不会阻碍它的出现。欲预视一幻灯，可以自Ｖｉｅｗ菜单中选取Ｐｒｅｖｉｅｗ Ｓｉｄｅ或直接按Ｆ２键。欲结束预视，请按任一键。
６）在幻灯上绘图
除了使用更改选择项去控制图表出现的图形外，也可以利用绘制物体来做幻灯的修饰。例如，为了将幻灯中的某个重要部分特别标出以引人注意时，就可以加上一个箭头符号。除了加箭头，也可以加入矩形、圆形、直线、多边形、文字及剪贴符号。只要点取在Ｓｌｉｄｅ Ｅｄｉｔｏｒ工具箱中的有关图标即可出现上述物体。
也可以使用Ｓｌｉｄｅ Ｅｄｉｔｏｒ来修改所有幻灯中文字的属性。标题图表（Ｔｉｔｌｅ ｃｈａｒｔ）中的信息、饼图中的脚注或是组图中的组成，都是可以更改的文字。
７）添加文字
除了可以在Ｓｌｉｄｅ Ｅｄｉｔｏｒ中添加图形外，还可以添加说明文字。这只需点取绘图工具箱中的文字输入按钮（标有ａｂｃ字样的按钮），然后在适当位置输入即可。
８）移动幻灯片
在Ｓｌｉｄｅ Ｅｄｉｔｏｒ中，一次只能看到简报中的一张幻灯片。在Ｓｌｉｄｅ Ｅｄｉｔｏｒ视窗底端右侧，有一个长条按钮，它显示着此简报中有多少张幻灯而当前所示的又是第几张。临近此按钮的右侧，有４个带箭头的小按钮，点取此按钮后，就可以在Ｓｌｉｄｅ Ｅｄｉｔｏｒ中观看简报里不同的幻灯。左向箭头按钮表示向前翻动，右向箭头按钮表示向后翻动。光箭头表示只翻一张幻灯片，带竖线的箭头则表示翻到最前或最后一张幻灯片。
另外，在Ｓｌｉｄｅ菜单中，可以选中Ｇｏ ｔｏ Ｓｌｉｄｅ项，以实现相同的功能。在弹出的菜单项中，依次为：任一张、第一张、前一张、下一张、最后一张。
#3 ６、修改简报
当建立了简报中的幻灯时，必须评估这整个简报的内容及效果。Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ提供了很多的功能进行这项工作。例如：可以利用Ｓｌｉｄｅ Ｓｏｒｔｅｒ及Ｏｕｔｌｉｎｅｒ来改变简报中幻灯的顺序。Ｓｌｉｄｅ Ｓｏｒｔｅｒ可以显示在简报中的幻灯的缩小图象：而Ｏｕｔｌｉｎｅｒ可让用户感受许多便利。
１）使用Ｓｌｉｄｅ Ｓｏｒｔｅｒ
可在同一时间内观看许多幻灯片。Ｓｌｉｄｅ Ｓｏｒｔｅｒ将幻灯片依照它们被制作的先后顺序排列。也可以更改此幻灯片排列的顺序。用点取及拖动的方法，可将一幻灯移动到新的位置上。同样地，也可以把幻灯片移动到新的位置上后，再对其进行增加、删去、拷贝等工作。
有二种方法可以自Ｓｌｉｄｅ Ｅｄｉｔｏｒ或Ｏｕｔｌｉｎｅｒ中调出Ｓｌｉｄｅ Ｓｏｒｔｅｒ。一是点取位于Ｓｌｉｄｅ Ｅｄｉｔｏｒ视窗右上方的Ｓｌｉｄｅ Ｓｏｒｔｅｒ按钮图标，二是从Ｖｉｅｗ菜单中选取Ｓｌｉｄｅ Ｓｏｒｔｅｒ。在视窗的工具栏的右侧共有三个图标，分别为及Ｓｌｉｄｅ Ｅｄｉｔｏｒ、Ｓｌｉｄｅ Ｓｏｒｔｅｒ和Ｏｕｔｌｉｎｅｒ。Ｏｕｔｌｉｎｅｒ图标，象是个缩小的简单的纲要图表，我们可以使用它转换到Ｏｕｔｌｉｎｅｒ视窗中。表示Ｓｌｉｄｅ Ｓｏｒｔｅｒ的图标则象是个多幻灯片的组合，而Ｓｌｉｄｅ Ｅｄｉｔｏｒ图标包含了在Ｓｌｉｄｅ Ｅｄｉｔｏｒ中所建立的物体，象是一个二维棒图。
在Ｓｌｉｄｅ Ｓｏｒｔｅｒ中选取一幻灯，并以拖动的方式将其移动到新的位置上。当选取一幻灯时，一个高亮的框便会将所选的幻灯框起来，表示它是激活的。而当拖动此幻灯时，会出现一小框，旁边各有一箭号出现在下一个可能置放的位置上，当放开鼠标按钮后，幻灯就会移到新的位置上了，其它的幻灯也会随改变的位置而变。
２）可以使用Ｏｕｔｌｉｎｅｒ
可以使用Ｏｕｔｌｉｎｅｒ建立及编辑简报中的幻灯，在Ｏｕｔｌｉｎｅｒ中包含简报内所有的幻灯的主题，同时也会显示列表图表（Ｂｕｌｌｅｔ）、标题图表（Ｔｉｔｌｅ）及组织图表（Ｏｒｇａｎｉｚａｔｉｏｎ）中所有的数据。
在Ｏｕｔｌｉｎｅｒ中可以移动幻灯。选择要移动的幻灯并将其拖动到新的位置上即可。不移动幻灯时，Ｏｕｔｌｉｎｅｒ会显示一双手的图象，用来指向新的位置。除了手的图象之外，尚有一条红线指出幻灯要移动的新的位置。
可以用Ｏｕｔｌｉｎｅｒ增加简报中的文字图表。当建立了一新标题后，程序自动增加一张新的幻灯。而在些标题之下键入的数据，也将成为本图表中的数据。
新的标题是前一个幻灯的一部分，如果此幻灯是显示图表内容，则此新标题会成为此张图表的第一信息。要让新的标题成为独立的一张幻灯，必须让此张幻灯的层次与其它幻灯的层次相等。
要调整新标题的层次，按下键Ｓｈｉｆｔ＋Ｔａｂ，使此新标题成为一独立的一层，也就是独立的一张幻灯。也可以按压Ｔａｂ键，降低此标题的层次。当这个新标题的层次与其它幻灯相等时，Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ就会在其前面加上一图标，来表示现在此新标题是一张幻灯了。而此图标决定在哪一种图表下加入此一新的标题。
要在Ｏｕｔｌｉｎｅｒ中编辑任一独立的幻灯，点取欲修改的幻灯标题，然后点取Ｓｌｉｄｅ Ｅｄｉｔｏｒ图标。
#3 ７、调用帮助系统
Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ提供了一个相当完整的Ｈｅｌｐ帮助系统。在Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ的Ｈｅｌｐ菜单中，你可以学习到如下内容：
●创建简报
●改变简报外观
●创建图表
●用户化图表
●使用文字
●使用图形
●调用艺术图片
●打印简报
●与其它程序一起工作
●产生屏幕显示与超级显示
●Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ的用户定制
●其它参考，包括键盘使用、词汇索引、如何得到在线帮助服务与技术支持等。
Ｈｅｌｐ亦提供了索引选择以进入Ｈｅｌｐ中，此索引可以引导用户去寻找需要的帮助功能解说。
当选择了Ｈｅｌｐ菜单中的第一项Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ Ｈｅｌｐ后，则出现“帮助选项”对话框。在此对话框中选目录，则出现不同的帮助主题供选择，每一主题就好似一本书等待你去打开。一旦你打开此书（单击对话框下方的“打开”按钮），就会产生更详细的帮助话题，甚至还有进一步的话题等待你打开。如果你觉得在屏幕上观看不方便，你还可以将帮助信息打印下来。打印时，可以选择整个主题，也可以只选择某一个话题，这取决于你在哪一个对话框中选择打印。
如果选择索引按钮，可以直接点取相关词汇或在输入框内输入关键词的头几个字母即可。
#3 ８、退出Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ
在退出Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ之前，必须先将简报存储起来，然后自Ｆｉｌｅ菜单中选取Ｅｘｉｔ选项，或直接点击退出按钮。退出Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ之后，程序会将所有的内存中的简报清除。如果己修改过一简报内容，Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ将会询问是否要将更改过的简报存储起来，提示不要漏掉所更改的部分，只要选取Ｙｅｓ按钮，即将此简报存储了。
（二）建立标题图表和饼图示例
#3 １、建立标题图库
标题图表（Ｔｉｔｌｅ Ｃｈａｒｔ）是介绍简报主题的一个理想工具。标题一般由文字所组成，在Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ中，文字也可以被看成广义上的数据，因此，由标题文字所组成的幻灯片就可以看作是一种图表。
如果在作介绍时能使用标题图表这个有力的工具，观众就能一边观看幻灯一边听讲解，因而就能够更清楚地了解所表达的信息及其与幻灯之间的关系。标题图表通常分为三个区：标题（Ｔｉｔｌｅ）、副标题（Ｓｕｂｔｉｔｌｅ）及脚注（Ｆｏｏｔｎｏｔｅ）。
通常情况下，标题位于整个图表的最上端，这也是显示主题的最佳地方。副标题出现在标题的下方，它是提供主题的从属信息。脚注则是提供关于主题的适当补充信息，它出现在整个图表的最下端。这三个区域位置清楚，表达了整个主题及其相关信息。当然，上述三个区的位置关系并不是唯一的，你也可以根据自己的爱好选择其它类型。或者在一种类型中，直接用鼠标单击某区并将其拖拽定位。
启动Ｗｉｎｄｏｗｓ ９５并进入Ｈａｒａｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ图形制作系统中后，就可以按以下步骤进行建立新简报的工作：
（１）单击巨型按钮Ｎｅｗ ｐｒｅｓｅｎｔａｔｉｏｎ，则屏幕中央出现制作新简报的选择对话框。
（２）首先在左下方选择幻灯类型（Ｓｅｌｅｃｔ ｆｉｒｓｔ ｓｌｉｄｅ ｔｐｙｅ），在下拉菜单中选择Ｔｉｔｌｅ（也是默认选项）。
（３）在设备下拉菜单中选择你所需要的输出设备（Ｓｅｌｅｃｔ ａ ｄｅｖｉｃｅ）。
（４）选择简报风格（Ｓｅｌｅｃｔ ｐｒｅｓｅｎｔａｔｉｏｎ ｓｔｙｌｅ），它提供你专业的排版、颜色、字模和背景等，共有３０余种可选。
（５）在对话框的右侧图表属性（Ａｔｔｒｉｂｕｔｉｏｎ）一栏选择你中意的样式。对于标题图表，共有１１种格式可供选取，同时你还可以编制加入你喜欢的其它格式。在前述的几个过程中，都含有在线帮助的快速光标提示按钮（？），你可以获得有益的帮助。
（６）按ＯＫ键后Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ在幻灯编辑器（Ｓｌｉｄｅ Ｅｄｉｔｏｒ）中显示供你编辑的画面。该画面包括三个区域：标题、副标题和脚注，每一个区域的字样均以浅灰色的字体表示。双击标题区或其它待输入区，即有一虚框出现，在此虚框中可输入相应的内容。如果在其中某个区域未输入数据，那么无数据的区域在显示幻灯片的时候是不会显示出来的。
（７）完成输入以后，如果按Ａｄｄ ｓｌｉｄｅ按钮，即完成第一幅幻灯片的制作，并进入下一幅幻灯片的制作过程。你还可以进一步学习如何在幻灯编辑器中使用箭头、文字、图样，以便制作出的幻灯片变得更美观。
虽然在Ｓｌｉｄｅ Ｅｄｉｔｏｒ窗口中可以看到大部分的图表，但也许有一小部分隐藏在窗口的后面。利用幻灯片的预视功能，则可以看到整个幻灯片的全貌。此时按Ｆ２功能键来预视幻灯片，或者从Ｖｉｅｗ菜单中选择Ｐｒｅｖｉｅｗ Ｓｌｉｄｅ。按任一键结束此预视功能。
#3 ２、建立饼图
使用标题图表，是要将表达的主题呈现在观众的面前。接着在此标题图表之后，所要显示的应是此次简报的内容。比如下一张幻灯片含有各种制造销售数据，并将被组合在一起，构成一个销售总图，这种图表称为饼图（Ｐｉｅ Ｃｈａｒｔ）。因为这些数据将用若干片组成饼干状图形来表示，各片大小是根据所输入的数据大小来决定的，它们将组成一个完整的圆饼。
１）建立饼图
在将饼图加入幻灯片之前，应在Ｓｌｉｄｅ Ｅｄｉｔｏｒ视窗底部，点击Ａｄｄ Ｓｌｉｄｅ 按钮。然后在Ｓｅｌｅｃｔ ｆｉｒｓｔ ｓｌｉｄｅ ｔｙｐｅ下拉菜单中，选择Ｐｉｅ，此时设备选择框不再出现。靠右侧的图表属性中出现１２种饼图的类型可供选择。这里采用缺省选项。点取ＯＫ按钮，Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ将会显示饼图的数据表格（Ｄａｔａ Ｆｏｒｍ）以便输入数据。
２）加入标签（Ｌａｂｅｌ）和数值（Ｖａｌｕｅ）
每一片饼图均表示不同的产品。每一饼图的标签为Ｓｌｉｃｅ ｌａｂｅｌ，而每片饼图中的数据为Ｓｌｉｃｅ ｖａｌｕｅ。当输入数据到一饼图时，Ｈａｒｖａｒｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ就会将此数据显示在编辑行中，这是当前这片饼图的数据。当按下Ｅｎｔｅｒ键或点取不同的栏位后，程序将把所输入的数据填入饼图中。
３）输入标题信息
除数据外，饼图也提供了输入标题、副标题、脚注的机会。如果将标题输入饼图中，请在饼图的数据表格上方中点取Ｔｉｔｌｅ栏、Ｓｕｂｔｉｔｌｅ栏和Ｆｏｏｔｎｏｔｅ栏，然后点取ＯＫ。至此即完成依照上述步骤输入数据所产生的图形。要观看整个图表，请按Ｆ２键，按任何键结束预视。
（三）屏幕预视简报
当想要对简报修改时可以利用ＳｃｒｅｅｎＳｈｏｗ这个功能对当前的简报做一个评价。ＳｃｒｅｅｎＳｈｏｗ是在屏幕上显示简报，使用此功能，也就等于是站在观众的角度来看这次的简报。想要预视简报，请按照下列步骤进行：
１．点取ＳｃｒｅｅｎＳｈｏｗ ｆｒｏｍ ｂｅｇｉｎｎｉｎｇ工具按钮，或从Ｖｉｅｗ菜单中选取。
在ＳｃｒｅｅｎＳｈｏｗ中，简报中的每一幻灯片，将会一直停留在屏幕上，直到按下有关功能键为止。
２．按ＰａｇｅＤｏｗｎ键或鼠标右键，继续观看下一张幻灯。
可以使用ＰａｇｅＵｐ键或鼠标左键，来回头查看前一张幻灯。另外，按下Ｈｏｍｅ键，可以从头再看一遍，而按Ｅｓｃ键，则为结束此项功能。