学会使用中文版Microsoft Office 4.0
一、Office 4.0概述(一)Office 4.0的一般特点
1.Office 4.0运行的系统环境
软件支持：MS-DOS3.1或更高版本；
Microsoft PWindows 3.1、3.2等；
硬件环境：CPU:80386、80486或以上；
内存：至少4MB；
图形卡：EGA以上的图形卡；
带鼠标口；
高密软驱(1.44MB 3.5英寸或1.2MB 5.25英寸)；
硬盘剩余空间：至少30MB。
2.Office 4.0的安装：
(1)中文Word5.0和中文Excel5.0的安装类型有三种：
完全安装:安装所有内容；
选择安装:根据用户的选择来进行安装；
最小安装:仅安装最常用和最基本的内容。
(2)Powerpoint4.0的安装类型也有三种：
Typical(典型)安装:安装大多数的内容；
Complete/Custom(完全/自定义安装):Complete是安装所有内容；Custom则是根据用户的选择来进行安装；Minimum(最小安装):安装最常用的和必不可少的内容。
若一次安装了所有的应用软件，它们便全部位于Office程序组；若分几次安装，就有可能位于不同的程序组。
3.Office及其应用软件的启动和退出
启动PWindows后，双击Microsoft Office图标即可启动Office。
如果Microsoft Office图标在PWindows中的【启动】组中，则每次启动PWindows后，Office便自动启动。Office启动后，在屏幕右上角显示一个Office工具栏(Office程序管理器)，其中包含每个Office应用软件的图标按钮(通过Office程序管理器的定义功能，也可将常用的软件用图标加入工具栏，便于操作和使用)。 用鼠标单击其中的一个图标按钮，即可快速地启动和切换相应的应用软件。例如：单击Office工具栏上的Word图标按钮，则启动Word；若正在运行Word，单击Excel图标按钮，则启动并切换到Excel软件，而不需退出Word再启动Excel。
单击Office工具栏中的Office图标按扭，选择Exit命令退出Office。
在应用软件中，选择【文件】(或File)菜单中的【退出】(或Exit )命令退出当前的应用软件。
4.Office4.0的工作窗口
Office中的应用软件具有相同的用户界面和操作风格(包括标准化的工具栏和一致的菜单结构等)，只要掌握了其中的一个应用软件，就能很容易地操作和熟悉Office中其它的应用软件。
工作窗口:主要由标题栏(显示当前应用软件和文件名)、菜单栏(显示当前应用软件中包含所有命令的菜单名)、常用工具栏(一些常用的命令用图标按钮来代表，单击图标按钮则激活相应的命令)、格式化工具栏(包含格式化文字和数字的图标按钮)、状态栏(关于当前文件的信息)、极大化/复原按钮(一个双向箭头，单击它可将窗口变为极大或返回原来的大小)、极小化按钮(窗口右上角中向下指的箭头，单击它可将窗口压缩为图标)等几部分构成。
●常用工具栏：Office应用软件中都有一个常用工具栏，它位于菜单栏之下，包括有最常用命令的图标按钮。对每个应用软件都有其独特的常用工具栏，除最初的几个图标按钮功能基本相同外，其余的则是不一样的。
●格式化工具栏：位于常用工具栏之下，包含文档中格式化文字和数字的图标按钮。常见的是字体、尺寸、黑体、斜体和下划线等。
●绘图工具栏：只有Powerpoint具有绘图工具栏。用绘图工具可以绘制出直线、弧线、矩形、圆、椭圆以及填充颜色等。
如需要显示其它的工具栏，应从【查看】或【视窗】(或View )菜单中选取【工具栏】(或Toolbars)命令，并在其对话框中选取所需显示的工具栏(若选中，其名字旁边出现有×号)。
5.Office应用软件中常用的共有命令
所有Office应用软件均包含有以下命令，并且在常用工具栏中有其对应的图标按钮。
【文件\新建】(File\New)命令:建立一个新文件；
【文件\打开】(File\Open)命令:打开一个已存在的文件；
【文件\保存、另存为】(File\Save、Save As)命令:保存文件。如果文件是首次保存，会出现【另存为】(Save As)对话框，要求输入不超过8 个字符的文件名以及驱动器和目录名；
【文件\打印】(File\Print)命令:打印文件；
【编辑\剪切、复制、粘贴】(Edit\Cut、Copy、Paste)命令：使用【剪切】(Cut)命令来剪切所选择的对象(文字、图表、图形、工作表单元以及其它对象等)。使用【复制】(Copy)命令来复制对象，然后在另一位置处用【粘贴】(Paste)命令来粘贴所复制或剪切的对象；
【编辑\撤消】(Edit\Undo)命令:用来取消最近的一次命令操作；
【帮助】(Help)命令:Office应用软件提供的联机帮助，既有主题解释，也有示例和说明。
(二)Office4.0应用软件的特殊功能
1.拖曳移动(drag-and-drop)：用来快速方便地移动对象(如Word和Powerpoint中的文字、图表、图形以及Excel中的单元格等)，并将其放置在新的位置上。
2.工具提示(Tool Tips)：提示工具栏上图标按钮的名字或功能。只要将鼠标指针指向工具栏中某一图标按钮的底部(不要单击)，停留3、4秒后，该按钮的名字或功能就出现在鼠标指针旁。
3.快速预览(Quick Preview): 是【帮助】(Help)菜单中的选项，用于演示应用软件的功能和操作过程，帮助用户了解和学习基本的操作和使用方法。
4.示例及演示(Examples and Demos):是【帮助】(Help)菜单中扩展在【快速预览】中演示的选项，它说明及演示如何完成某项具体的操作，而不是简单地介绍其功能。
5.快捷菜单(QuickMenu)：在工具栏中单击鼠标右键时，会在该菜单中显示一些常用的命令，若命令左边有√标记，则表明已选中了该命令。
6.指南(Wizard)：【指南】是Word和Powerpoint 帮助用户建立特定内容的文档或展示文稿的一种功能。用户在应答了【指南】的对话框后，【指南】便根据所提供的信息建立起相应的文档或展示文稿。
(三)对象(Object)的操作
Office应用软件中(或由其中的一种应用软件插入或链接到当前应用软件中)的文字、图表、结构图、图形或其它元素等，统称为对象。
1.对象大小的改变：单击鼠标选中一个对象后，其周围出现矩形边框(每条边框线的中间和四个角上均有小方块状的手柄)。用鼠标指向边框线上的一个手柄，待光标变为双箭头时，按住鼠标拖曳，可改变对象的高度或宽度；而用鼠标拖曳角上的手柄时，则可同时改变对象的高度和宽度(如果在拖曳的同时按住Shift键，可以保持对象的高宽比不变)。
2.对象的移动、复制和删除：
移动：单击鼠标选中需移动的对象，然后按住鼠标拖曳到新位置时释放鼠标，则该对象就被移到新的位置。在不同的文件或幻灯片之间移动对象，则要使用剪切板功能，即选择【编辑\剪切】(Edit\Cut)命令将对象剪切到剪切板中，再用【粘贴】(Paste )命令将其粘贴在另一位置。也可单击常用工具栏中的对应按钮实现同样的操作；
复制：首先单击鼠标选中待复制的对象，然后选【编辑\复制】(Edit\Copy )命令复制对象，再用【粘贴】(Paste)命令将该对象粘贴在另一位置。也可单击常用工具栏中的对应按钮实现同样的操作；
删除：单击鼠标选中待删除的对象，然后选择【编辑\清除】(Edit\Clear)命令(或按Del键、单击常用工具栏中的【剪切】(Cut)按钮)，就可以删除该对象。
如果一次需要选取多个对象同时进行操作，可在按住Shift键的同时，逐个单击鼠标选中这几个对象；同样地，要从几个选取的对象中取消其中的一个或多个对象，则可在按住Shift键的同时，逐个单击待取消的对象即可。
(四)中文Word5.0、中文Excel5.0和Powerpoint4.0应用软件简介
1.中文Word5.0:是PWindows环境下的文字处理软件。通过工具按钮和操作菜单的使用，可以进行文字处理、建立表格、多栏和图文混排、绘图等操作，建立的文档图文并茂；
2.中文Excel5.0:是PWindows环境下的电子表格软件。能快速、准确地进行统计计算、报表制作、管理和分析数据等。完全摈弃了手工计算，被认为是目前功能最强大、使用最为灵活的电子数据表格。
3.Powerpoint4.0:是PWindows或Windows环境下运行的图文演示软件(目前还没有中文版本)。能很方便地组织文字、数据及富有表现力的图形，使整体效果达到近乎完美的程度，是演讲、广告和总结报告的有力工具，不仅可制成通常的35mm幻灯片和投影片，而且还可用微机和大屏幕投影仪直接演示。
(五) Office应用软件中文件的扩展名
Word.DOC
Excel.XLS
Powerpoint.PPT
以下分别对中文版Office 4.0中的中文Word5.0、中文Excel5.0和Powerpoint4.0的具体操作和使用作进一步的介绍。
二、中文Word5.0的基本操作
利用Word5.0提供的功能，用户可以建立、编辑及打印各种类型的文档(包括信件、报表、表格、报告等)。我们从建立一个新文档开始，对编辑和格式化文字、设置页面、检查文档、使用表格和图形以及打印等一系列操作，逐步介绍Word5.0的操作及使用。
(一)建立及编辑文档
通过建立及编辑功能，可以输入文字、移动、复制和删除文字，设置字体以及应用Word内部提供的【模板】等。
1.建立一个新文档：单击【文件】菜单，选择【新建】命令(或单击常用工具栏中最左边的【新建】按钮)， 出现【模板】选择框，其中包括 NORMAL(一般文档)、GBOFFA(公文格式)、MEETING(会议记录)、PERSONEL(人事档案表)、SLIDE(幻灯制作)、TRAVEL(差旅费报销单)等二十余种模板。使用滚动栏选择其中的一种模板，单击【确定】按钮，则生成一个新的文档；
2.文字输入：建立一新文档后，在当前光标(I形光标)处即可键入文字和字符。每当输入到行尾时，Word会自动换行，定位于下一行的开头；当文字满一页时，Word自动换页；新起段落，只要按Enter键。
3.文字的删除：用户可以删除单个字符，也可以删除一段文字、甚至整个页面。按Backspace键删除光标左边的字符；按Del键删除光标右边的字符。如果要删除一大段文字，则按住鼠标左键不放，拖动鼠标到段尾后再释放，则该段文字被选择(以高亮方式显示)，然后用【编辑】菜单中的【删除】命令(或单击常用工具栏中的【剪切】按钮)删除。若发生误删，可以选择【编辑】菜单中的【撤消】命令(或单击常用工具栏中的【恢复】按钮)取消最近的一次删除操作。
4.文字的移动和复制：
移动：用户可将任意长度的文字移动到另一位置，也可以将其移到另一文档中。具体操作步骤为：首先选择该段文字，然后选择【编辑 \ 剪切】命令，将其剪入到剪切板(Clipboard)中；把鼠标定位于待插入位置的起始处，选择【编辑\粘贴】命令后，即把该段文字移至新的位置。如果是文档之间的移动，则选择【文件\打开】命令，打开(或新建)另一文档，再将光标插入新的位置，选择【编辑\粘贴】命令即可。
复制：用户也可将任意长度的文字复制到另一位置，同时也可以将其复制到另一文档中。首先选择该段文字，然后选择【编辑\复制】命令，将光标定位于新的位置，选择【编辑\粘贴】命令即可。在文档之间的复制，类似于文档之间的移动操作。
(二)格式化文字
Word 提供了许多格式化文档的功能和命令(格式化工具栏中列出了常用的格式化图标按钮)。用户可以很方便地进行放大或缩小文字、修改字体属性，改变字间距和行间距、添加边框线和阴影、加项目符号、制表和绘图等一系列操作，使文档更加美观、易读。
1.文字字符的格式化
(1)字体的设定：单击格式化工具栏中左边第二个【字体】输入框右端的下拉箭头，屏幕上出现字体的下拉列表(前面几种是最常用的字体)，选择所要求的字体，Word就把该字体应用于以后所输入的文字字体。
通过在现有文字段落中移动I形光标，选择并定义一段文字，单击【字体】输入框右端的下拉箭头，在字体列表中选择其中之一，则该段文字的字体就被重新定义。
(2)字体大小的设定：单击格式化工具栏中【字体大小】输入框右端的下拉箭头，屏幕上出现可供选择的字体大小(字号)，选择其中之一，则字体的大小就被重新定义。同时，还可以删去字体大小输入框中的数字，键入期望的大小值，然后按Enter键。
(3)文字字符的格式：格式化工具栏中提供了【粗体】、【斜体】和【下划线】三种设置字符格式的工具按钮，可以将这些格式分别应用于文档中的一个或多个字符、甚至整个文字段落。
若需要使用其它的格式，例如不同类型的下划线等，只要选择并定义好文字，然后选择【格式】菜单中的【字符】命令，在【样式】选项中可选择多种格式的下划线。
(4)改变字间距：用鼠标选择一段文字或字符，选择【格式】菜单中的【字符】命令，在【字符】对话框中打开【间距】的下拉框后，屏幕提示标准、加宽、紧缩三种选项；选择某一选项后，可用【磅值】框来调节字间距的大小，从【样例】框中可观察其效果。
(5)特殊字符的选用：Word提供有许多特殊字符和符号，如数学符号、希腊字母等。要在文档中加入符号，首先将光标定位于待插入位置，选择【插入】菜单中的【符号】命令，屏幕上显示【符号】对话框，其中有很多种可供选择的符号，选择其中之一，再单击【确定】按钮即可。
2.文字段落的格式化
文字段落的格式化包括段落的对齐方式、修改行距、加边框线等操作。
(1)段落的对齐方式：对齐方式有【左对齐】、【居中对齐】、【右对齐】和【左右对齐】四种，在格式化工具栏中分别有其对应的图标按钮。只需选择好某一段文字，并根据所要求的对齐方式，单击相应的按钮即可。
(2)修改行间距：Word默认的行间距是一行，用户可以用组合键来修改或调整行间距。将光标定位于段落中，按Ctrl+1为单行行间距、按Ctrl+2为双行行间距、按Ctrl+5为1.5行行间距。
(3)给段落加项目符号和数字编号:格式化工具栏中分别提供了【项目符号】和【数字编号】两个图标按钮，用来给段落添加项目符号和数字编号。
将光标定位于插入位置，单击【项目符号】按钮(常用工具栏中右边的第四个)，则在当前行的行首出现一个项目符号，文字自动后退相应的距离。以后每按Enter键另起一行时，都会自动在行首加上这种项目符号。再次单击该按钮，则取消当前行的项目符号。
如果单击【数字编号】按钮(常用工具栏中右边的第五个)，则在当前行的行首自动插入数字1，按Enter键另起一行，则在下一行首插入数字2，余此类推，以此加强文字段落的顺序。再次单击该按钮，则终止插入数字编号。
另外，单击常用工具栏中的【缩格】按钮(右边第二、三个)，还可以将某段文字整个偏移移动，以示其与页面中其它文字段落的区别。
(4)加边框及阴影：为了突出和醒目，有时还需要给一段文字加边框、线条和阴影等特殊视觉效果。
把光标定位于一段文字中，选择【格式】菜单中的【边框】命令，屏幕上出现【边框段落】对话窗；在【框线】选择框内【线型】项列出的线型中选择其一，作为边框线的线型；单击【颜色】框右边的下拉箭头，从颜色的列表选项中选择一种颜色作为框线的颜色；
在【边框】选择框内，可用【距正文】框内的上、下箭头调节边框与正文的距离；然后在【边框形式】框内选择边框的格式(若选择【无】，则取消边框；选择【方框】则根据选定的线型和颜色添加边框线；选择【阴影方框】可在添加边框线的同时为边框加阴影)。
3.页面的设置
页面设置功能主要是用来设置页边距、改变页面尺寸的大小、设置页面分割符、添加页码等。
(1)设置页面边距：从【格式】菜单中选择【页面设置】命令后，出现【页面设置】对话框；在【请选择欲修改的属性】框中选择【页边距】项，分别按【上】、【下】、【左】、【右】框右端的上下箭头确定其对应的边距(厘米)，单击【确定】按钮关闭对话框。另外，选择【文件\打印预览】命令，在打印预览视窗中单击【页边距】按钮，则出现表示文字与页边距位置的虚线框；移动鼠标到黑色的小方格上时，鼠标指针变为＋字型，按住鼠标左键拖曳，也可重新设置打印时的页边距。
(2)改变页面尺寸大小：在【页面设置】对话框中，选择【大小和方向】项，在【纸张大小】下拉框单击右边的下箭头后，列出可供选择的页面尺寸大小，选择其中之一(计算单位有毫米和英寸两种)，然后单击【确定】按钮关闭对话框退出。
(3)页面的打印方向：页面的打印方向有两种：纵向和横向。选择【纵向】方式打印时宽度大于高度；选择【横向】方式打印时高度大于宽度。对应的选择在【页面设置】对话框中的【方向】选择框中。
(4)添加页码：选择【插入】菜单中的【页码】命令，屏幕上显示【页码】对话框；在【位置】选择框中确定页码位于页面的具体位置(是在页眉或是在页脚)；在【对齐方式】选择框中选择页码居于左、中、右哪个位置；单击【格式】按钮，还可以选择页码的数字格式。 确认页码位置和格式正确后，单击【确定】按钮退出。
(三)检查文档
当文字输入、编辑、格式化等操作完成之后，还需要最后检查一下文档是否有拼写和语法上的错误。对此，Word提供了一个检查和校对功能，用户可以进行查找替换、拼写检查、语法检查和使用同义词等操作。
1.查找和替换
(1)查找文字或字符：将光标移到文档的起始处(或按Ctrl+Home组合键)，在【编辑】菜单中选择【查找】命令，屏幕上显示【查找】对话框，在【查找目标】输入框中键入所需查找的文字或字符(包括单词、字母、空格以及段落标记等。同时注意对话框中的【查找格式】所设定的字符格式，可能Word不能发现这种格式的字符或文字)。单击【查找下一个】按钮后，Word开始查找，光标定位在第一个匹配的字符位置并加亮显示；单击【查找下一个】按钮则继续查找，直至结束。单击【取消】按钮则中断查找。
(2)替换文字或字符：将光标移到文档的起始处(或按Ctrl+Home组合键)，在【编辑】菜单中选择【替换】命令，屏幕上显示【替换】对话框；在【查找目标】输入框中键入所需查找的文字或字符(注意对话框中的【查找格式】所设定的字符格式)；在【替换为】输入框中键入所要替换的文字或字符；单击【查找下一个】按钮，Word以高亮方式显示所查到的文字或字符，单击【替换】或【全部替换】按钮则实现单个替换或全部替换。选择【关闭】按钮退出【替换】对话框。
2.拼写检查
利用Word提供的内部英文字典，用户可以检查单个单词、一段文字甚至整个文档中的拼写错误。
将光标移到文档的起始处(或按Ctrl+Home组合键)，选择【工具】菜单中的【拼写】命令，Word就开始从文档起始处检查单词的拼写；当发现某单词有拼写错误时，显示【拼写】对话框，并在【建议】框中提供若干个相匹配的单词以供选择。如果发现内部字典中没有的单词，则在【拼写】对话框中的【字典中无此单词】框内显示该单词，同时在【建议】框中显示一些相近的单词；当完成选择范围内的拼写检查时，Word提示“是否从文档的起始处继续拼写检查?”，单击【是】按钮则重新从开始位置检查拼写；单击【否】则返回文档。在【拼写】对话框中【更改】意为修改该单词的拼写方式；【全部更改】意为修改文档中所有同样错误的单词；【忽略】意为忽略当前的拼写错误；【全部忽略】意为忽略文档中所有的这种拼写错误；【添加】意为把单词加入Word字典中。
3.语法检查
Word还能对文档进行语法检查。选择【工具】菜单中的【语法】命令，Word首先检查拼写错误，然后每当发现语法问题或错误时，便在【语法】对话框中的【建议】框内提出修改建议。完成(或修改、忽略)当前的语法检查后，单击【下一个句子】按钮，继续进行下一个句子的检查，直至结束(或单击【取消】按钮中止)返回文档。
4.同义词替换
选择某一单词后，选择【工具】菜单中的【同义词库】命令(或按Shift+F7组合键)，显示【同义词】对话框；被选择的单词出现在【查出此单词之同义词】下拉框中，从【意义】列表中选择待替换单词适当的意义和词性；然后单击【替换】按钮替换所选择的单词。单击【取消】按钮或Esc键中止替换并返回文档。
(四)制作表格
利用Word提供的表格制作功能，用户可以很方便地制作各种类型的表格，使文档更具有说服力，同时也便于阅读和理解。
1.创建并格式化表格
从【表】菜单中选择【插入表】命令，屏幕上出现【插入表】对话框(此外也可以单击常用工具栏上的【表】图标按钮来创建表格)，确定合适的行、列数后，单击【确定】按钮，则在屏幕上出现由虚线框构成的表格；此时再选择【表】菜单中的【快速编排】命令，出现【快速编排设置】对话框，其中的【格式】下拉列表框中列出了三十余种表格格式；选取其中之一，在【样例】框中显示出相应的格式；确认满意后单击【确定】按钮，则将这种表格格式应用于插入的表格中。以后用户就可以在表格中输入数据和文字(其输入方法与在文档中的输入方法相同)，并且还可以对表格中的文字字体、大小和颜色等属性进行修改。
在建立的表格中，栏宽是可以改变的：将鼠标光标指向表栏的分隔线上，待光标变为双箭头时，按住鼠标左键水平移动，表栏分隔线也随之移动，至某一宽度后释放鼠标，则表格中的栏宽也就发生了改变。
2.插入及删除表格中的行和栏
新插入的行或栏出现在当前被选中的行或栏之前。
用鼠标选择某一行(或栏)，从【表】菜单中选择【插入单元格】命令，屏幕上显示【插入单元格】选择框；其中有四个选项：右移单元格、左移单元格、整行插入和整栏插入。选择【整行插入】(或【整栏插入】)项，并单击【确定】按钮，则新插入行(或新插入栏)就出现在当前行的上边(或当前栏的左边)。
用鼠标选择一行(或多行)，从【表】菜单中选择【删除单元格】命令，屏幕上出现【删除单元格】选择框；其中也有四个选项：左移单元格、上移单元格、整行删除和整栏删除。单击【整行删除】项则删除所选择的一行(或多行)；单击【整栏删除】项则删除所选择的一栏(或多栏)。
3.将文档中的文字直接转换为表格
在将文字直接转换为表格之前，要添加一些分隔符号(如段标记、制表符等)。
A.显示非打印符号： 为显示非打印符号(包括按Enter键所生成的段标记、空格、制表符和其它非打印的特殊符号)，只需单击格式化工具栏中的【显示/隐藏】开关按钮(位于最右边的按钮)；再次单击它，则隐藏非打印符号。
B.设置制表符和制表位：首先从【查看】菜单中选择【标尺】命令，以显示标尺；并且打开【显示/隐藏】开关按钮以显示制表符号。在一段要对齐的文字中间按Tab 键，文字移到下一个制表位，出现→制表符，用以对齐文字或设置表栏分隔线；Word提供了四种制表位(为文字对齐而设定的制表符位置)：左对齐(↑-)、居中(↑)、右对齐(-↑)和小数点对齐(↑.)(分别对应于格式化工具栏中右边第五、四、三、二的图标按钮)。选择该段文字，单击一种制表位的图标按钮，并在标尺栏中单击需要制表位的位置，便设置好一个制表位(用鼠标将其拖曳到标尺之外，可删除制表位)。
C.将文字转换为表格：当设置好制表符和制表位后，用鼠标选择该段文字，从【表】菜单中选择【插入表格】命令，Word就根据制表符和制表位为这段文字建立一个表格，然后就可用【表\快速编排】命令创建不同格式的表格。从【表】菜单中选择【将表格转换为文字】命令，在其对话框中的【文本分隔符】选项框中确定文本分隔符(段落标记、制表符、逗号)，单击【确定】按钮，则可把表格转换成文字。
(五)插入图形、图表等嵌入对象
利用Word提供的插入图形功能，不仅可以在文档中插入由Office提供的各种艺术剪贴图形，而且也可插入图表(Microsoft Graph)或其它来源的对象(如用扫描仪扫描或由图像处理软件得到的图像)等，使文档更具有表现力。
1.插入艺术剪贴图形
Office提供了一千余种艺术剪贴图形，包括人物、动物、建筑、各类符号、风景等，这些图形均在Clipart子目录下，可将其插入Word文档中。具体步骤为：将光标定位于文档中待插入图形的位置，从【插入】菜单中选择【图片】命令，屏幕上出现【图片】对话框，确认当前子目录为Clipart；在【文件名】列表框中选择一个图形文件(扩展名为.Wmf)，并单击【预览】按钮后，可通过【图片预览】框观看这个图形，当认为满意后，单击【确定】按钮，则可将该图形插入文档中的指定位置。
第一次插入图形时，Word会询问是否链接Gallery，单击【是】按钮完成链接以后，就可以直接调用和插入剪贴图形了。
2.插入图表
中文Word5.0提供了一个Microsoft Graph3.1应用软件，用来绘制各种二维和三维的线图、直方图和饼图等，并可插入文档中的指定位置。单击常用工具栏中的【插入图表】按钮(左边第十二个图标按钮)，启动Graph软件，在【数据表】中输入数据、并在【图库】菜单中选定图表格式后，选择【文件\退出并返回】命令，Graph提示“是否更新文件中的图表?”，单击【是】按钮，则将该图表插入当前指定位置；用鼠标双击文档中的图表，可重新启动Graph软件。关于Microsoft Graph的进一步使用方法可参考“五 使用Microsoft Graph软件绘制图表”部分。
3.插入嵌入对象
将光标定位于文档中待插入对象的位置，从【插入】菜单中选择【对象】命令，屏幕上显示嵌入对象的应用软件选择框(取决于系统所安装的应用软件)；选定要插入文档中的应用软件嵌入对象(如图像、绘画、公式等)，单击【确定】按钮则将该对象插入文档中。双击该对象，即可在该对象的应用软件窗口内进行编辑操作。
4.使用Microsoft Draw绘制插图
Microsoft Draw是Word提供给用户来绘制和编辑图形的工具软件，它具有各种绘图工具，主要用来建立和编辑图形或图案、输入和编辑其它应用软件所创建的图形。单击常用工具栏中的【图形】按钮(左边第十一个图标按钮)，即可启动Draw绘图软件。
(六)打印文档
文档输入、编辑和检查完成后，最重要的操作就是进行文档的打印。
打印文档有两种途径：一是选择【文件\打印】命令进行打印(或在打印预览视窗中单击【打印】按钮进行打印)；二是在正常视窗中直接单击常用工具栏中的【打印】按钮(右边第九个图标按钮)进行打印。
(进一步的使用可见本附录《Word 6.0使用技巧》)
三、中文Excel5.0的基本操作(详见本附录《中文Excel 5.0 for Windows使用指南》)
四、PowerPoint4.0的基本操作 当启动PowerPoint4.0后，PowerPoint会显示一个Wizard(指南)对话框，供用户选择创建展示文稿的方式或打开展示文稿。
在该指南中有五种选项：
1.AutoContent Wizard(自动套用格式指南)：对用户提出若干有关创建展示文稿的问题，然后根据用户输入的信息，PowerPoint提供展示文稿内容、概要和布局的参考，并创建一个新的展示文稿。这是创建新的展示文稿最快捷的方法；
2.Pick a Look Wizard(选取式样指南)：帮助用户选取展示文稿模板的式样；
3.Template(模板)：PowerPoint提供的模板文件，其中包含预定义的文字格式、颜色及图案等元素的展示式样。每种模板都表达一种风格，PowerPoint提供了三类模板文件：黑白投影胶片(bwovrhd)、彩色投影胶片(clrovrhd)和在屏幕上显示的演示幻灯片(sldshow)。每类都包含55种相同的模板格式，但颜色有所不同，具体依赖于显示器和显示方式；
4.Blank Presentation(空白展示)：没有颜色和图案元素的空白展示方式；
5.Open an Existing Presentation(打开已存在的展示文稿)：供用户打开已存贮了的展示文稿文件。
(一)创建PowerPoint展示文稿
1.PowerPoint4.0的工作窗口
在PowerPoint的工作窗口中，右上角显示Microsoft Office文件切换栏；在标题栏下显示菜单栏、常用工具栏和格式化工具栏；在左侧还有其特殊的绘图工具栏。
2.PowerPoint的视窗及展示文稿
(1)PowerPoint视窗
PowerPoint有五种视窗，用户可以使用相应的视窗观察或演示展示文稿。视窗切换按钮位于PowerPoint视窗的左下角，只需单击其中的一个按钮，便可切换到对应的视窗。
从左至右，这些按钮分别对应于下列视窗：
Slide View(幻灯片视窗)：显示每张幻灯片，可对幻灯片进行编辑、观察和切换；
Outline View(概要视窗)：以文稿的概要方式显示，包括幻灯片的标题和主要文字，在该视窗中可显示多个幻灯片的内容，还可打印出全部内容；
Slide Sorter View(幻灯片排序视窗)：按照顺序显示所有缩小的幻灯片，可以在屏幕上直接观察幻灯片的整体风格及前后顺序。虽然不能对其进行编辑，但可以用Edit\Cut、Copy、Paste和Clear命令来进行剪切、复制、粘贴和清除以及插入和移动幻灯片。另外，单击某张幻灯片选择它，然后按住鼠标左键拖曳，移到另一位置时释放鼠标，可实现幻灯片的移动。
Notes Pages View(注释页视窗)：显示缩小的单张幻灯片，并可在其下输入该幻灯片的一些文字注释； Slide Show(幻灯片演示视窗)：以全屏幕方式演示幻灯片，用以预视实际幻灯片的设计效果。按PgUp和PgDn键(或鼠标左键和右键)逐张显示后面和前面的幻灯片，按Esc键返回；
用户也可以选择View菜单中的相应命令来切换视窗。
(2)PowerPoint展示文稿
对应于PowerPoint的几种视窗，展示文稿有Slide(幻灯片)、Outline(概要)、Notes Pages(注释页)和Handout(听众参考)四种格式。
Slide包括黑白投影片、彩色投影片和演示幻灯片，对应于幻灯片视窗。利用PowerPoint所提供的功能，可以制作出高质量的、图文并茂的幻灯片；
Outline是一种文稿性提纲，主标题左对齐，下一级标题自动缩进。对应于概要视窗；
Notes Pages是在每页的上部显示一个小幻灯片，其下端空若干行，用以演讲和报告时的注释。对应于幻灯片的注释页视窗；
Handout是在每页中包含多个缩小的幻灯片，用以对幻灯片的排序或连续观看。对应于幻灯片的排序视窗。3.创建新的展示文稿
PowerPoint提供了四种创建新展示文稿的方法和途径，用户可以选择File菜单中的New命令(也可单击常用工具栏中的New按钮)，在New Presentation对话框中创建新的展示文稿。其方法和步骤为：
(1)选择AutoContent Wizard选项后，单击OK按钮，显示AutoContent Wizard-Step 1 of 4对话框，阅读其中的提示信息后，单击Next(下一步)按钮；
显示AutoContent Wizard-Step 2 of 4对话框，根据提示输入幻灯片主题内容，然后单击Next按钮；
显示AutoContent Wizard-Step 3 of 4对话框，在该对话框中AutoContent Wizard 提供了六种主题建议方案(包括Recommending Strategy(推荐策略)、Selling a Product、Sevice or Idea(销售、维修或介绍产品)、Training(培训)、Reporting Progress(报告进度)、Communicating Bad News(通告不利消息)以及General(综合))。选择其中的一种主题建议方案，AutoContent Wizard就显示该主题应包括的几个方面及其布局格式等。然后单击Next按钮；
显示AutoContent Wizard-Step 4 of 4对话框，单击Finish(结束)按钮退出，则PowerPoint自动在概要视窗(Outline View)中创建并生成概要文稿文件。
完成以上步骤后，用户可以输入和编辑幻灯片的具体内容，或者单击视窗左下角的Slide View按钮切换到幻灯片视窗(Slide View)。
(2)选择Pick a Look Wizard选项(也可在Format菜单中选择Pick a Look Wizard命令)，按照屏幕上的提示进行操作后，也能生成一个新的展示文稿。但与AutoContent Wizard不同的是，它只定义展示文稿的格式或式样，而不提供建议性的主题，并且只包含第一张幻灯片。
(3)选择Template选项，是从Presentation Template列表框中选取一种模板来创建新的展示文稿，并且没有任何提示。
(4)选择Blank Presentation选项，则只能创建一个没有颜色和图案的空白展示文稿。
(二)文字的输入、编辑、格式化及其显示效果
1.输入文字信息
(1)在文字标志框内输入文字
在用户选择的每一种幻灯片格式中，PowerPoint都提供了由淡色的虚线框定义的位置标志符，根据其提示(如标题Title、正文Text、图表Graph和艺术剪贴图形ClipArt等)可输入相应的内容。
在文字标志框内输入文字的步骤为：
单击文字标志框内的任意位置，淡色虚线边框变为剖面线边框，提示文字消失，出现闪烁的I型光标，这时就可以由键盘来输入文字了。PowerPoint默认标题(Title)居中对齐、正文(Text)左对齐；文字输入完毕后，单击文字框外任意空白区，位置标志符就随之消失。
在正文(Text)文字框内，如果行首加有项目符号(Bullet)，则按Enter键换到下一行时，也会自动加上；按Shift+Enter组合键可重起一行不加项目符号的文字行；单击格式化工具栏右边第三个Bullet On/Off开关按钮可取消(或增加)行首的项目符号。
(2)在文字标志框外输入文字
单击绘图工具栏中的Text按钮(标有A的图标按钮)，将鼠标移至文字标志框之外的位置(此时鼠标指针变为＋字型)；按住鼠标左键拖出一个适当的矩形框后，释放鼠标，则显示一个剖面线边框，表明文字输入框已被定义，并且其中有闪烁的I型光标，这时就可以输入文字了。
2.文字的编辑
PowerPoint的文字编辑功能与Word类似，除使用Edit菜单中的Cut、Copy、Paste和Clear命令(或单击常用工具栏中对应的按钮)对字符进行剪切、复制、粘贴和清除外，也可以按Backspace键删除光标左边的字符、按Del键删除右边的字符、选择一串字符并按住鼠标拖曳进行移动等。
3.文字的格式化及其显示效果
文字的格式化包括文字的对齐方式、修改行间距等；文字的显示效果包括字体的类型、颜色、阴影及其布局等。
(1)文字的对齐方式
选取待对齐的文字对象；选择Formate菜单中的Alignment(对齐)命令，屏幕上显示Alignment对话框，其中文字的对齐方式有Left(左对齐)、Right(右对齐)、Center(居中对齐)和Justify(左右对齐)四种，选择其中的一种方式后，PowerPoint将对所选取的文字对象以相应的对齐方式进行重排。
格式化工具栏中也有相应的四种对齐方式按钮，可简化文字对齐方式的操作。
(2)修改行间距和段间距
选取待修改行间距或段间距的文字对象；选择Formate菜单中的Line Spacing(行间距)命令，屏幕上显示Line Spacing对话框；在Line Spacing(行间距)、Before Paragraph(段前距)和After Paragraph(段后距)输入框中输入需空出的行数(Line)或点数(Point：一个点数等于1/72 英寸)；单击Preview(预览)按钮观察修改后的效果，确认后单击OK按钮。
(3)文字字体、颜色及其特殊显示效果的设置
选取待设置的文字对象；选择Formate菜单中的Font(字体)命令，屏幕上显示Font对话框；在该对话框中的Font、Font Style、Size及Color框分别是设置字体、字型、大小及颜色的下拉式列表选项；在Effects(效果)框中有五种选项：Underline、Shadow和Emboss项分别是设置文字文符的下划线、阴影和浮雕效果的选项；SuperScript和Subscript项分别是用来设置字符的上、下标选项，Offset框是用来设置上、下标字符靠上或靠下的百分比设置框。在Font对话框中确定适当的选择项后，可以单击Preview(预览)按钮来观察设置效果，满意后单击OK按钮。
设置文字的字体、字型、大小和颜色的操作，也可以通过单击格式化工具栏中相应的按钮来实现。
(4)查找、替换和拼写检查