电子效率手册的综合运用
1、信息的快速查询。此类查询突出一个“快”字。利用的工具通常为手册中的各种标签(如活页标签、通信录姓氏标签等)、翻页按钮,或者通过改变页面的显示格式等。操作可以直接通过鼠标点取。
2、信息的模糊查询
由于工作繁忙,有时常将一些信息内容遗忘,只记住一些支言片语,甚至记不清该信息装入什么位置(是日记本,还是通信录),使信息的查询漫无目标,非常困难。
此类查询就是针对上述这种情况而设计,并用于查询那些模糊不清的信息。该查询功能的最大特点。就是它既可以在单一活页内进行信息的查询,同时也可以在多个活页之间进行组合查询,扩大了查询的随机性,假如,某人想查询“软件开发”相关的事件,以及相关的人物及其通信录时,具体操作如下:
· 进入查询状态
首先应进入“电子效率手册”然后用鼠标左键点取“电筒”图标,显示[查找]对话框。
·选择查询范围和内容
步骤1: 在[查找]对话框中的选择查询范围区内,确定待查询的活页范围。如同时选择在日记本活页册和通信录活页册中进行查找。用单击方式确认。
步骤2:在[寻找]区,输入关键字(如“软件开发”)。
步骤3:然后按[寻找]钮,或者直接按回车键。在[寻找]对话框下方的[寻找结果]区,将显示上述两个活页中所有与“软件开发”相关的信息索引。
步骤4:在资料索引区,您可以用鼠标通过滚动条在一组信息中继续选择所需的项目。
转向查询信息位置
步骤1:当选项被确认后,用鼠标左键单击该选项(如“日记本”和“通信录”),选项变为反白显示。同时,激活[转向]按钮。
步骤2:单击[转向]钮后,对话框后的屏幕显示将自动切换至确认项的活页区,及相应的信息条目位置。
步骤3:用鼠标箭头按住该对话框上沿的[标题状态行],并拖曳移动对话框,以检查手册页面上是否已将待查信息“转向”或翻至当前所需页面。
步骤4: 如果选所信息内容不是预期结果,您可以回到[寻找]对话框中,继续在[寻找结果]区进行查找选择,确认转向等操作,直至找到所需信息。
步骤5: 若确认当前信息就是所查结果,则应按下该对话框中的[清除]钮,取消查询操作,此后,屏幕将显示已经找到的信息页面区。
3、链接查询
对已经链接的信息,可以通过此功能迅速进行相关信息的交互查询。例如对相关的人或事。此功能是最适合于联想式查询,适合于关联信息的查询,但此种查询的前提,就是您必须事先将相关信息建立链接处理。凡是建立链接关系的相关信息项目,其左上角均会显示一个链按钮图标。
这种查询,虽然能将非常模糊的信息查找出来,但是,它的运用却有一定的前提:那就是您必须随时对自己的信息建立链接关系。
注:在链接查询时,您可以通过信息条目左端的小图示确认此信息所在的活页区,通过条目右端的三角箭头。进行相关信息的继续查找。