样式——灵活高效的排版手段
在排版时常常会需要把某些段落设置成相同的格式。如要段落具有同样的字体、大小、对齐方式(段落居中、右对齐等)、行间距、上下段落间隔和右左页边距等等。按需要的外观对一个段落进行编排也许只需要数分钟时间，但要把多个段落设成相同格式则较繁琐，特别是在这些段落位置并不连续而是分散在整个文件中，须逐一进行编排时尤其如此。
这时，你可以先编排好一个段落，然后把它所具有的格式定义为一个样式，然后把这一样式名分配给其它要设置为相同格式的段落，这样这些段落将与第一个段落具有完全相同的格式。
你也可以将定义好的样式存储在模版中。以后建立文件时，如想使段落具有这种格式，直接把样式名分配给它即可。
要把某一段落的各种格式定义成一个样式，最简单的方法是选定这个段落，然后用鼠标单击格式栏的“样式”框，并输入你想定义的样式名。而要把定义好的样式作用于选定的段落或插入点所在段落，只需单击格式栏上“样式”框旁边的箭头， 然后选择所需样式。“格式”菜单中的“样式”命令为样式的定义，修改、删除、使用等提供更强有力的控制手段。
Word在文件模版中预定义了多种样式，但格式栏的“样式”框一般只列出了其中少数几种，要想看到或使用其它样式，可用“格式”菜单“样式”命令，然后按Ctrl+Y，这时“样式名”框中会出现所有预定义的样式。
除了能节省格式编排各种类型文件所花的时间外，使用样式有助于确保格式的一致性。这不光体现在同一文件中的段落可以具有完全相同的格式，通过文件模版，你还可以使不同文件中的段落具有相同格式。这在把一个长文件分成几个小文件来进行编辑或由多人分工合作编辑一个长文件而又希望文件中的段落具有一定的统一格式时特别有用。
使用样式还可以使对文件格式的修改变得更为容易。只要修改样式的格式，Word就可以对文件中具有该样式的所有段落自动进行格式重排。修改已定义好的样式可用“格式”菜单中的“样式”命令，也可以先建立一个具有想要格式的段落，选定它；然后单击格式栏上“样式”框旁边的箭头，选择要修改的样式；对Word的提问“是否依据选择范围重新定义样式“XX?”回答“是［Y］”。