浅谈word的文件保护功能
引起信息丢失的最主要原因是断电或误操作引起的系统崩溃。为防止这类问题，word设置了“自动存盘”和“保留备份”两个功能。
自动存盘是指word按选定的时间间隔为用户保存文件。你可以指定从1分钟到120分钟间的任意时间间隔。第一次word自动备份时保存整个文件，而在以后保存时，word只保存文件中与上次保存的不同部分，因此word在第一次自动保存时，需要一定的时间，而以后的备份用户几乎觉察不到。对于突然的断电你根本用不着担心，在来电后进入word时，停电时正在处理的文件会马上重现在工作窗口，而且你只要按任shift敲F5，就会立刻转到文本中你正在编辑的位置。
保留备份是许多编辑软件都有的功能。即在存盘时把上次保存的文件以.BAK作扩展名存盘。这样磁盘上保存了最近两次存盘的内容。万一其中一个受到损坏，还可以以另一个中找回输入的信息。
除了对突发事故的处理外，word中还提供了两种防止文件被别人查看或修改的手段，即“保护口令”和“锁定文件只修改批注”。
在很多编辑软件中都有设定口令的功能，和在WPS中就可以设置8个字符以内的口令，不知道口令的人是无法打开文件的。不过在WPS中的文件设置的令并不十分可靠，别人容易查出来。在word中口令的长度可达15个字符，且极为安全，不知道口令的人是无论如何进不去的。
“锁定文件只修改批注”是word中一项十分有趣的功能。word对你存盘的每个文件都设有一个“摘要信息”，其中一项为当前用户，即建立文件者的姓名，如果你在存盘时指定了“锁定文件只修改批注”，那么，下次用word打开此文件时，和word用户名与文件“摘要信息”中建立文件者的名字不符，那么就只能在文件中加入批注而不能编辑正文。如果名字相符，你将可以任意改动正文，查看别人所加的批注，还可把批注插入到正文中或删去批注。如果你用word起草了一份文稿，然后把它交给别人征求意见，这时就可以使用这一功能。让别人能查看到文件的内容并附上自己的建议而不准他修改正文，对正文的改动将由你自己来完成。
另外，在word中为了防止意外改动对文件的影响，允许以“只读”形式打开一个文件，这时你还是可以改动文件，但在存盘时，word将显示一条信息，说明文件为只读文件，然后显示“另存为”对话框。你可以用别的文件名保存这些变动，从而达到保护原文件的目的。