办公自动化的功能
利用计算机的字处理软件对中西文进行输入、编辑、修改、复制打印等操作,将编写好的文件送入激光照排系统制版、印刷。这里包括各种汉字字体的选取、各种图形符号的运用,最后生成图文并茂,装订成册的文件。
■数据处理功能
采用数据管理系统实现数据共享和数据查询、检索、统计、制表、修改、查阅等功能。根据不同的需要对数据进行加工后输出各种报表和单据以满足用户需要。
■文件处理功能
这一功能指的是对已编辑好的文件进行整体处理。包括文件的复制、转储、输入输出、传输和归档等操作。计算机处理文件、档案可以做到高效率、省工时、实用性强、标准化高。
■声音处理功能
这一功能就是实现计算机“听话”和“讲话”的能力。这一技术包括声音输入和声音输出即称声音识别技术和声音合成技术。将来可以做到用声音输入文字信息,用声音指挥机器工作,用声音输出各种文字信息。
■图形图象处理功能
对图形图象的处理包括图形图象的输入、图形图象数据的加工和图形图象的输出。这里要有专门的图形图象的输入输出设备、专用的图形图象软件。可以将计算机计算的结果用直方图等形式输出,也可以将签字、照片、指纹等输入计算机处理识别真假。
■网络通信的功能
办公自动化可以实现最大限度的资源共享,它的实现要运用网络通信技术。这里包括电子邮递和电子会议。电子邮递是指利用电子的速度实现邮件传递。电子会议是指在网络的支持下以某种通信手段实行在不同的地方同时举行的会议如电话会议电视会议、和计算机会议。
■行政管理功能
该功能主要是使用计算机设备处理日常办公事务包括编制日程安排和工作计划、协调各种会议,防止会议与日常行政事务工作冲突,制订各种备忘录用来提醒个人或单位定期完成的工作,或处理重大事项的日程表。还包括对各种会议及办公设施、资源的合理调度求得最佳使用效率。
■决策支持功能
该功能是使用办公自动化系统,根据上级的指示和本单位的实际情况进行分析、研究并提出各种方案作选择。当某一方案被选定后及时下达,下级将执行情况及时向上级汇报,根据汇报数据再分析研究修改其方案,以适应改变的情况,又提出修改后的方案,作为决策的辅助手段。最终决策的还是人。