提高效率 文件分类有妙招
应用
阿文是一名办公室文员，每天要处理大量的文件，最让她头疼的就是对文件进行分类整理。要处理的文件实在太多，每天都要比别人多工作几个小时，才能完成任务。其实，只要她掌握了一些小技巧，文档分类这个难题，就迎刃而解了。
系统功能 方便快捷
相信大家都知道在文件夹中点击右键，然后选择“排序方式”，对文件进行排序，然后再进行分类整理。其实在Windows 7中，还有一个功能是大家不常用到的——它就是“分组依据”功能。用这个方法来排列，还可以设置更多的条件，让文件自动分好类别，文档的整理会变得非常简单，瞬间就可以搞定。
首先打开要进行处理的文件夹，在空白处点击鼠标右键，选择“分组依据→更多” （如图1）进入设置页面。然后在详细设置中选择分类的信息，可以根据自己的实际情况来进行勾选（如图2）。
选择好之后，点击“确定”按钮保存退出。回到文件夹中，点击鼠标右键选择“分组依据”，接着在弹出的菜单中选择文件的具体分类，文件就会根据所选择的分类自动进行分组排列，这样再处理文件就容易多了（如图3，按作者区分所有文档）。
小提示|Tips
这种方式和我们常用的排序方式不同，不但可以自动分组，而且分组方式更加准确，如文档可以选择按“作者”和“标题”进行区分，对于需要整理大量文档的文员来说，非常方便。
免费秘书 自动整理
用上面这个办法进行分组之后，还需要进行复制、粘贴等操作，如果需要处理的文件太多，也是比较麻烦的。我们可以用其他软件来帮忙，一款名为DropIt（下载地址：http://go.icpcw.com/f/dropit.htm）的工具就非常适合阿文这种需要整理大量文档的文员，让它来充当自己的免费小秘书。
DropIt是一款可以根据用户制定的规则自动对文件进行分类的智能软件。有了它，只需要事先设置好分类规则，软件便会自动将同类文件放到同一文件夹下，实现自动整理。右键点击DropIt的悬浮窗，然后选择“协议”进入管理协议窗口，点击“新建”按钮创建。
在新建协议窗口中建立一个名称，譬如对所有的压缩文件进行操作，可以取名为“压缩文件”，便于以后管理（如图4）。接下来就要制定规则，DropIt的规则制定比较复杂，可以点击右边的帮助按钮，里面有详细的说明。这里以最简单的规则举例：找出当前文件夹下所有扩展名为“zip”和“rar”的压缩文件，就需要在规则中输入“*.zip”和“*.rar”，两者之间用半角的分号（;）分开。
规则制定好后，选择操作方式。DropIt的操作方式有很多种，包括移动、复制、压缩、删除、重命名等操作。最后选择目标文件夹，点击“保存”按钮完成规定设置。
接下来将要整理的文件夹拖曳到DropIt窗口中，软件就会自动找出文件夹中的压缩文件，并且按照事先制定的操作方式进行操作，这样工作起来就容易很多。
在DropIt中可以设定多个规则，譬如我们可以将所有的压缩文件移动到某个文件夹中统一存放，或者将文本文件进行统一命名，图像文件进行批量压缩等等，规则制定得越多，DropIt就越智能，我们的工作也就越简单。
