横河电机全面升级办公输出环境
行业观察
对于企业经营者来说，及时发现并有效解决企业快速成长过程中出现的各种瓶颈，无疑是实现长期发展的关键。在企业的日常办公中，如果办公输出设备成为影响企业运作效率的束缚，后果将不堪设想。因此精明的企业始终深知可靠的办公输出环境对于企业高效安全运转的重要性，就像横河电机（中国）有限公司，在佳能的帮助下，企业的办公输出环境得到了一次全面提升。
企业要及时升级办公输出环境
横河电机是一家在工业控制行业非常专业的跨国公司，它创建于1915年，总部设在日本东京，现有83个企业集团分散在世界29个国家和地区，经营对象涉及测量、控制、信息三大领域。2008年2月1日，为了扩大在中国工业自动化领域的业务，取得更大的市场占有率，横河电机集团对旗下的中国三家相关公司的业务进行整合，成立了新的法人企业“横河电机（中国）有限公司”。
随着横河电机在中国业务的飞速发展，该公司日常的业务量逐年加大，日常的文印需求也逐年增加。2010年之前，横河电机采用的是一台佳能iRC4580i复合机以及IWAM记账管理软件来满足日常文印需求。而当2010年设备租赁合同到期后，出于企业长期发展的考虑，横河电机需要对办公输出环境进行升级，改善的重点在于高效、成本、安全这三方面。经过多方面考虑，佳能最终为横河电机构建了一个价格更优惠、功能更完善的文印环境：佳能智简复合机iR-ADV C5045以及佳能uniFLOW解决方案。经过一年的使用，事实证明，横河电机作出了正确的选择。
刷卡打印，安全打印新模式
据横河电机公司的IT主管李峰先生介绍，目前横河电机在北京的办公室共有员工大约120名，其中80名左右的员工需要使用佳能智简iR-ADV C5045复合机进行日常文印。该机器由于提供了黑白、彩色均45页/分钟的高速打印以及首页输出时间仅为4秒和6.5秒（黑白/彩色）等特性，因此可以将员工的文档打印等待时间控制在相当短的间隔内。这非常重要，特别是遇到数百页的文档打印作业时，如果打印速度过慢，不仅该作业会耗费大量时间，也非常容易造成打印作业排队的情况，影响到更多员工的工作，这种由点到面的不良影响绝不可忽视。
“提高了打印的安全性是我们此次升级的一个重要收获。”李峰在谈到佳能uniFLOW解决方案为公司文印管理带来的变化时，突出强调了安全性这一点。“以往公司员工在打印时，只要在电脑端点击打印，另一端的复合机就会自动打印出文档。如果是研发部的一些高度机密的文档，就会有泄露的风险。佳能uniFLOW提供的安全打印功能可以在文档输出前，建立一道保护屏障，通过ID卡打印功能实现安全打印。”
如今，横河电机的员工在电脑端点击打印按钮后，打印作业会保留在uniFLOW服务器上，员工只有在佳能智简复合机上端刷一下自己的电子门卡，系统验证身份后，文档才会打印出来。如果是误打印的文档，员工便可以在刷卡前将它取消，避免不必要的浪费。同时，如果是机密文档，也只有在刷卡后才能打印出来，这样员工就能在第一时间取走，降低了信息泄露的风险。
“起初，员工对这种新的打印方式还不太适应，但时间一长，刷卡打印的优点就在员工中形成了共识，大家也慢慢接受了这种更安全的打印方式。”李峰补充道。
成本监控毫不含糊
横河电机各部门的打印成本核算是公司IT主管李峰每个月的例行工作。以前公司由于没有建立成熟的文印成本核算体系，因此一直采用按各部门人数的比例进行打印成本的划分和统计。但由于部门间的打印量会有很大不同，与人员多少没有必然联系，因此，统计起来并不科学。同时，以前的复合机只能生成日志式的打印统计数据，如果制作成统计报表，李峰需要花费不少时间，进行手动编辑制作才行。
在使用佳能uniFLOW解决方案之后，打印成本监控方面有了明显改善。uniFLOW在跟踪打印成本方面，有非常完善的解决之道。就横河电机公司的实际特点来说，李峰只需要将员工账号按所属部门进行归类，每个部门以域的形式进行管理，这样，员工的每一次打印、复印，都可以进行追踪和统计，并纳入到该部门的文印成本中。佳能uniFLOW可以将统计项细化到彩色打印比例这样的细节层面，因此高层管理人员可以很清楚哪些部门要为各种打印成本负责。
如今，佳能uniFLOW系统每个月都会自动生成一份涵盖公司各部门的打印状况报告，无论是细化到各部门，还是细化到每个人，都提供了详实的数据或统计图表。据李峰介绍，这份打印状况报告非常客观，因此各部门的管理人员对此均表示认可。同时有了这些数据，各部门的管理人员也更了解本部门的打印状况，对更好地控制各部门的打印成本非常有帮助。@阿君