按成绩快速分班有妙招
数字职场
知识点：Excel中利用公式排序和在Word中“排序”的用法 适用场景：利用Word或者Excel记录的学生成绩单快速进行分班
学校开学第一件事就是对新生进行分班，通常分班都要求先按总分排出名次，再按名次把第1名分到1班、第2名2班、第3名3班、第4名4班、第5名5班、第6名1班、第7名2班、第8名3班、第9名4班、第10名5班……如此顺序进行分班，以保证把高分、低分学生平均分配到各个班，同时还要保持各班女生人数的平均。在Office 2007中要按这种要求分班是很简单的，我们就以分成5班来说吧。
在Excel中快速分班
通常学生记录表都被保存在Excel工作表中，我们只要使用Excel 2007中的函数就可以非常轻松地自动完成分班操作。
利用函数排序
用Excel 2007打开学生记录表，在最右侧增加两列（E、F列）分别输入列标题为排序总分、班级，并先在I1单元格输入分班数5。在E2输入公式=D2+IF（C2=“女”，1000）+COUNTIF（D$1:D1，D2）/1000，在F2输入公式=IF（D2，MOD（RANK（E2，E:E），H$1）+1，“”）。选中E2:F2单元格拖动填充柄将公式向下复制填充到F2000，复制行数应确保超过可能的最高学生人数。马上可看到所有学生的班级已经自动分配出来了（图1）。最后选中E列右击选择“隐藏”。
E列公式给女生分数全部加1000，并用COUNTIF统计同分记录数顺次加上0.001、0.002、0.003……使其变成不同分数。这样按E列排名时，女生会集中排在前面，也不会出现同分同名次的问题。F列则是用RANK求出E列分数的名次，再按名次分班，同时用If判断总分为空的行班级为空。由于女生都排在前面会先平分到各班也就实现了男女平衡。
注：有的学校要求按名次以1234554321的顺序分班，这也简单。在I1输入公式=IF（ROW（）>H$1，H$1*2+1-ROW（），ROW（）），并向下复制填充至I40即可按分班数自动生成1234554321序列。然后把F2的公式改成=IF（D2，INDEX（I:I，MOD（RANK（E2，E:E），H$1*2）+1），“”）并向下填充即可。
分班打印
分班后往往需要把各班的学生名单分开打印输出，这可以用复选来实现。选中A:F列，在“数据”选项卡下单击“筛选”，在表格首行会显示筛选按钮。现在单击F1单元格的筛选按钮，在弹出列表中只勾选“1”复选项，确定即可筛选出1班学生名单（图2）。只要直接打印或复制它到表中保存即可。
在Word中快速分班
虽然用Excel分班很方便，但实际上还是有不少老师比较喜欢使用Word整理学生资料。在此也介绍一下在Word中分班的方法。
按性别、总分排序
用Word 2007打开学生记录表格，选中表格单击“开始”选项卡的“排序”。在“排序”窗口中选择主要关键字为“性别”、降序，次要关键字为“总分”、降序，确定进行排序。
在总分列中右击选择“插入/在右侧插入一列”，输入列标题为分班。在前5格按顺序分别输入1班、2班、3班、4班、5班，拖动选中这5个单元格进行复制，再选中该列下的所有空单元格，按Ctrl+V键粘贴，即可按1234512345的顺序粘贴出所有学生的班级（图3）。在此若想按1234554321的顺序分班，只要先在前10格输入1班、2班……5班、5班、4班……1班，再选中复制粘贴到下面的所有单元格中即可。
分班打印
再次对表格进行排序，这次按分班进行升序排序，这样就可以把同班同学集中在一起。把输入光标定位到2班第一名学生记录前，按Ctrl+回车键进行分页，重复此操作在其他各班的记录前分页。最后在各班表格前添加一下标题就可以打印输出了。