办公小便笺（29）
数字职场
Excel 2007自动生成备份文件
在使用Excel 2007对已建立的文件进行修改时，有时会因失误将文件修改错了，保存时将原来的文件覆盖了，这样就会带来很大的损失。其实我们可以通过设置让软件在保存文件时自动建立一个备份文件。
首先创建一份文件执行“保存”命令，然后单击“另存为”对话框左下角“工具”旁边的小三角形按钮，在下拉列表中选择“常规选项”，接下来在弹出的对话框中勾选“生成备份文件”复选项，最后单击“确定”按钮保存文档即可。经过设置之后，软件就会自动给这个文件建立一份备份文件，并且备份文件的文件名为在原文件名后加上“的备份”，图标与原文件也不相同。（孙蓓）
Word 2010 查询文档信息
作为办公人员，在编辑文档过程中要经过多次修改才可以交给领导审阅。那么在这篇文档中我们究竟花费了多大的精力呢？Word 2010可以给你准确答案。
运行Word 2010程序，打开要查询的文档，依次单击“文件→信息”按钮，在“信息”面板中单击“属性”按钮，然后在打开的下拉列表中选择“高级属性”选项。在打开的“文档 属性”对话框中，切换到“统计”选项卡。在这里大家可以查看“修改时间”、“上次保存者”、“修订次数”等信息，这样你付出的辛苦就一目了然了。（落叶是我）
WPS 2010首字和多字下沉
在文档中为了突出重点、美化版式效果，我们通常在排版中使用“首字下沉”的格式。在WPS 2010中具体操作如下：先将光标定位到要设置首字下沉的段落，然后单击“格式”菜单，选“首字下沉”，在对话框中的“位置”中选定下沉类型（下沉或者悬挂），在“选项”中可以选择字体、下沉行数和与正文之间的距离，单击“确定”完成。
另外，我们先设置好首字下沉，然后在下沉文字的后面点击一下鼠标，此时光标的大小变得与下沉文字大小相同，既然光标大小与之相同，那就能添加（或者删除）相同格式的文字了，就这样实现了多文字的下沉。（大海）
WPS 2010表格中实现自动替换
平时工作中，产品除了有代码外还有相应的中文规格，而且有些规格都很长，输入起来特别不方便。如何在WPS表格中实现中只输入一个代号，回车后其会自动替换成中文规格的内容？
具体操作如下：首先将所有的产品中文规格内容全输进一个工作表，然后选中第一个规格的单元格，单击“插入→名称→定义”，在弹出的“定义名称”对话框中的“在当前工作簿中的名称”里填入代码如“1001”，按“确定”退出。其他单元格的内容操作相同。以后只要在其他单元格里输入“=1001”（不含引号），WPS表格就能自动帮你将代码转换为相应的中文规格。（沈军）