高效打印 用好每一张纸
数字职场
一些朋友在打印过程中可能会遇到疑难问题难以解决，同时打印机耗材成本也是一个令人头疼的问题。如何让打印又快又好是令很多人困惑的问题。长期从事行政管理工作的周庆金为我们带来了他自己总结出的经验，既能打印出漂亮的文档还能够节省成本。
职场明星：周庆金
从事职业：行政主管
职业类型：行政管理
职场宣言：能把小事做到极致是能力
所在企业：济南市金祥瑞科技有限公司
月薪：5000元
在公司我的主要工作是行政人力方面的工作，每天都需要整理和打印大量材料，比如会议记录、人员招聘、考试、考核、评选等。在长期的实践中，自己总结了一些经验，可以帮助自己更快更好地完成工作。另外一方面，每月的办公费用中打印耗材方面也占了很大比例，特别是经济危机中，公司要求大力节能降耗，号召大家从节约一滴油、一个螺丝、一张纸、一度电做起。作为公司的行政主管，自己当然要做这方面的表率，在保证高质量完成打印工作的前提下，节省打印费用成为工作的一个关键点。
巧设置，节省从点滴做起
职场提示：当前全社会都提倡要建立节约型企业，而节约涉及到工作生活中的各个方面。比如大家经常使用的双面打印就是一个非常不错的措施，虽然麻烦点，但是对于节约纸张非常有效，还有使用草稿或者经济模式打印，就能够大大节省粉盒、墨盒的消耗，实际上还有其他一些妙招，虽然简单，但是能够达到非常不错的节约目的。
在打印过程中，经常会遇到一些意想不到的问题，比如遇到文件最后一页只有一两行甚至几个字，却要占用一整页的情况，不仅仅浪费纸张，而且那寥寥几行字占据一页显得版面也不好看。有些朋友会费劲地去斟酌该删除哪些字句，其实我使用Word的“减少一页”功能就可以轻松解决这一问题。选择“打印预览”命令，在“打印预览”窗口的“预览”功能区中就有“减少一页”选项，单击此选项，那超出整页的几行就被压缩到前面的文档中了，而且原来的段落结构不变（图1）。
还有种情况，就是某些打印文件仅仅需要临时送阅或者备用使用，而不需要正式打印，如我进行员工培训的PPT幻灯片，很多时候就需要打印出来，这时候逐一打印就非常浪费了。后来我通过PowerPoint的打印选项就可以巧妙解决这一问题。需要打印PPT幻灯片时，切换到“打印预览”界面，从其中的“页面设置”功能区的“打印内容”下面的列表框中，选择每页打印幻灯片数，如“讲义（每页9张幻灯片）”选项，然后选择下打印纸张方向，如“横向”，就可以在1页纸张上打印9张幻灯片了（图2）！
多思考，打印标准专业文档
职场提示：路，是走出来的，同样道理，对于日常的工作处理也是一样的，有很多时候，对于一些问题我们会迷茫，不知道如何解决，也没有老师指点，这时候最好的办法，就是多多研究，勤动脑，当前网络如此发达，而网络知识是无限的，如果靠自己或者周围同事力量还无法解决问题，还是到网上搜搜吧！我的很多疑难问题都是通过网络解决的，而通过网络认识一些办公软件应用以及HR高人（Human Resource，人力资源管理的缩写），也是提高自己工作水平的一个非常不错的捷径！
人靠衣装，书靠脸面，有些朋友仅仅将Word简单地作为字处理软件使用，输入文字后，不经修饰，就直接打印出来，非常粗糙。如我经常打印一些内容比较多的文档，除了设置恰当的格式外，给文件添加个专业的封面是非常必要的，在很早的时候，对于这个问题我与现在的很多朋友想法也很类似，就是随便输入文件标题单独打印在一张纸上，就作为封面了，其实封面对于提高打印文档质量非常关键，现在我打印出了一些文件资料，常常让员工和客户眼前一亮，总认为是委托外面的广告公司做的。
我现在一般利用Word2007的插入封面功能来制作文件封面，然后简单修改下就可以了。插入封面时，非常简单，打开需要插入封面的文档，单击“插入”菜单，然后选择“页”功能区中的“封面”选项，从随之弹出的封面模板中，选择自己喜欢的一种，比如“飞越型”，即可在文档的首页添加一个封面模板，然后根据自己公司的实际情况，修改其中的图片、标题以及颜色即可（图3）。
作为一篇专业文档，仅仅有封面是远远不够的，页眉、页脚也是必不可缺的，页眉的主要作用是反映文档的标题，而页脚一般是显示页码等信息，并且在页眉中适当的位置插入公司Logo图片会起到画龙点睛的作用（图4）。
这里需要注意的是，一般情况下，封面页是不添加页眉和页脚的，因此添加页眉时，建议选中“首页不同”选项，另外还需注意的是，按照我的经验，如果需要将公司的Logo图片添加到页眉或者页脚中去，必须适当调整图片的大小，一般为60×60像素，否则由于插入的图片是以独立图层插入进去的，如果过大，则会占据页眉或者页脚外的空间，从而影响打印文档质量。
大家还可能注意到，一些重要或者需要保密的打印文档，常常有警示水印文字，这种水印能够在一定程度上提高公司信息的安全性，也是专业打印文档的一个重要标志，我们公司的一些内部不许外传的文件也常常打印上这种水印文字，效果还不错。
对于这种水印文字，在Word中实现很容易，但是在Excel中就比较困难了，其中根本没有水印这种选项，以前我采用将图片设置为背景的方法，但是调整很麻烦，而且多页打印时，非常繁琐。
后来发现在公司所使用的大多数打印自带的打印程序中，就有水印设置选项，从而轻松地在Excel实现了打印水印。比如使用佳能iP1600打印机，需要打印水印时，单击“打印”菜单，在弹出的“打印内容”设置窗口中，选择所使用的佳能iP1600打印机，单击“属性”按钮，在随之弹出的“佳能iP1600 属性”设置窗口中，单击“页设置”选项卡，然后单击“印记/背景”按钮，在弹出的对话框中，单击“定义印记”选项，最后在随之弹出的设置窗口中，输入水印文字，如“重要资料，不许外传！”，设置好字体以及字号等，依次单击“确定”按钮即可（图5）。
找捷径，设计颁奖证书模板
职场提示：经验是积累出来的，并且成功经验是可以复制的，这也是我十几年工作的切身感受之一，既然经验这么重要，我们就要保管好、用好，而在办公软件的应用中，将好的设计表格、文档保存为模板就是积累和用好经验的最佳途径，不要将自己辛辛苦苦设计的模板保存在C盘，省得恢复系统时不慎删除，还是保存在其他非系统盘吧！
每到年底的时候，各种宣传册、标语、邀请函、员工证、比赛证书之类的印刷文档也越来越多，我使用得比较顺手的是Microsoft Office中的组件——Publisher，就如同在Word中一样，利用它就可以快速地制作出非常专业、精致的印刷文档来。
使用Publisher设计证书时，由于在Publisher中已经内置了大量的证书模板，只需要根据公司需要，稍加修改就可以了。启动Publisher2007，执行“文件→新建”命令，从右侧弹出的“出版物类型”任务窗格中模板类别列表中，选择 “奖状”类别，然后从右侧弹出的证书模板列表中，选择适合自己单位使用的一种样式，比如“感谢9”模板，并从右侧的“自定义”选项中的“配色方案”列表中，选择一种恰当的配色选项，如比较淡雅的“泻湖”配色。设置完毕后，单击右下角的“创建”按钮（图6）。
接着会弹出一个“感谢9”证书模板，在此模板中，默认设置了很多文本框，将其中不需要的文本框内容予以删除，并输入证书标题、表扬主题内容，其中需要填入被表扬人名称以及称号的位置留有空白，以便于后期输入相应信息，同时在证书底部输入公司名称、颁奖日期等。
为了使打印出的证书专业正规，根据实际需要，往往还需要将我们公司的印章图片添加到证书中，添加时，执行“插入→图片→来自文件”命令，在弹出的对话框中，选择公司印章图片，然后单击“插入”按钮即可（图7）。]
职场点评：主管工作需经验 待遇看能力
俗话说：行行出状元， 这句话对于行政主管这个工作是非常恰当的，行政主管这个管理岗位的工作内容可以说范围很广，也很琐碎，因此各个单位对于行政主管的行业经验以及综合素质要求比较高，反映一位行政主管工作能力水平的一个重要标准，就是其工作的创造性、思想性，不能因工作而工作，要具有较强的工作扩展能力，能够举一反三。
比如在日常打印证书时，利用Publisher的内置模板以及邮件合并功能，不仅仅可以批量打印证书，还可以应用在其他批量打印工作中，比如公司仓库的商品标签、客户年终贺卡、日常使用的快递信封等等，正如同现在流行的一句话：只要有想象力，什么事情都可以发生，而对于工作，只要我们有积极主动性，什么工作都可以做得更好！而当你能够将工作做到完美极致的时候，你的待遇也就自然得到提升，根据企业规模以及行政主管工作范围的不同，行政主管的月薪一般在2000元～5000元，有的单位还有年薪，因此行政主管这项工作还是比较有发展潜力的。