什么是决策时最重要的?

企业观察

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对于企业中的绝大多数管理人员来说,每天做各种各样的决策占据了工作中的大多数时间。特别是CIO,几乎每天都面对着权衡选择、定义标准以及处理各种实时发生的情况。虽然每天需要做不同的决策和选择,但是几乎每一个CIO都承认,自己在做决策的时候,并不能够按照一套既定的流程来进行决断。因为时间总是有限,而必须做的事情永远在排队等待。

于是在这种情况下,依靠直觉或者一个合理的假设,对眼前的问题做出快速的判断就成了常用的选择方法。多数情况下,我们都是依靠直觉来判断问题,但是我们真的那么有信心在面对问题时马上做出正确的决定吗?我们是否需要更多的时间来进行思考判断?

这就导致了我们的每一个决策并不一定都会是正确的。很可能由于决策中的某个疏忽,导致我们忽略了至关重要的问题。这是多数CIO面临的情况,甚至也是多数企业中高层和中层管理人员面临的情况。

每个人都有天生的判断力,因为我们在人生中总会做各种各样的选择,我们有时候会“天然”地知道我们生活中哪些决策需要多考虑一些,其实同样的逻辑也可以应用在企业管理、信息管理和项目管理的决策上。按照常识而言,小事情或不重要的问题,我们快速地决断就可以了,但是什么是重要的事情呢?如果能够快速判断即将做出决策的问题的重要性,那么我们也就能够提高做决策时的质量和效率了。以下是衡量决策时的核心问题的一些方法。

什么问题是决策的核心?

在应对新发生的情况时,首先要对问题进行判断和选择。面对问题的时候,最初提出问题的方式,会对看待问题的角度产生重要的影响,最好的方法是在第一时间提出探索性问题。例如最初问题可能是这样提问的:“我们没有时间解决已经发现的90个软件Bug”,但是问题的真正原因可能是“我们没有针对Bug制定有效的分类标准”。提问的方式变化后,问题更加直指要害了。

所以,我们在做决策的时候,重新把决策定义为更清晰、更有用的形式,将会提高做决策时的质量。我们可以试着这样提问题:这个问题是谁的问题?产生这个问题的根本原因是什么?这个问题是独立的还是会影响到其他方面?这个问题对长期的目标会不会产生风险?我们是否已经在计划中做出了针对该问题的解决策略?如果我们有策略,我们现在有合理的理由重新考虑制定新的策略吗?

在面对众多紧急的问题需要做出响应和决策的时候,这些提问方法能够让我们冷静地做出正确的选择。

做出的决策会对目标计划产生多久的影响?

一些小决策,例如什么时间开会或者接下来的议程是什么,影响的范围和深度有限。但某些重大的决策会对公司影响久远,特别是远期目标或者技术研发方向这样的决策,这些决策的制定需要我们特别有耐心和谨慎。一般而言,重大决策最好尽早做出或者在项目特定阶段中明确,而不要等期限快到时才做,尽早做出重大的决策还能够对短期决策产生影响。

错误的决策影响有多大?成本是多少?

只有重大决策才需要引起重视吗?对于那些影响很小的决策或者说不会造成什么损失的决策,我们是否可以抛硬币决定?回答当然是否定的。虽然有些决策很小,但是我们还是应该考虑到这些看似影响很小的决策是否会产生连锁反应或者说连带影响。

就软件开发管理而言,在软件开发过程中一个个彼此密切联系的小决策最终会决定软件的质量。最终决定某个产品成败的往往不是某项重大决策,而是那些众多的细小决策,所以我们在评判某个决策时,一定要考虑它是否会产生连锁反应。

机遇能够停留多长时间?

如果我们花太长时间来判断问题做决策,不仅时间会流逝,供我们选择的选项也可能会随着时间的流逝而消失。在互联网时代,即便是重大的决策也一定要尽快地进行。某些情况下,我们不得不在艰难的环境中做出战略性的决策,因为机会往往转瞬即逝。有时决策的速度往往比决策的质量还重要,特别是在互联网时代这种竞争加剧的环境中。

我们是否做过类似的决策?

自信是成功的要素,但是自信多了往往就会变成自大。其实有时承认无知并不是丢脸的事情。如果在决策的过程中,我们遇到了一些很难的技术问题从而束手无措的时候,这时我们不必隐瞒实情,除非你认为这个问题的决策速度比质量更重要。相反,我们要承认团队或者自己对此类问题的处理没有经验,需要外部的帮助,或者需要争取更多的时间来做出正确的决定。此时如果你作为团队的领导者都能够坦诚自己的无知,那么你团队中的每个人在承认自己不熟悉某项领域时也会显得大方和坦承,你会发现整个团队的决策效率和质量会有较大的改进。

谁的意见更专业?你是决策的最佳人选吗?

当你面对某个问题的时候,是否真的是问题的最佳决策人?还是只是因为上级要求你做决定?当问题来到你的面前时,并不表示你是做决策的最佳人选。也许你在做某项决策的时候会比其他人好,但是不要依靠自己有限的决策能力选择那些你并不擅长的问题。如果做某项决策在你头脑中有更好的人员,那么你应该立刻拿起电话,询问那些比你更了解问题本质的人。至少你应该分清哪些决策需要你做,哪些需要他们来做。而且如果关系足够好,最好能够和你的合作伙伴进行沟通来做出决策,不过这要承担花费双方更多时间的成本。