拒绝繁琐 搭建平台管人事
PC玩家
办公室白领每天都要和Excel打交道，不少朋友被人员统计、分析等搞得焦头烂额。特别是一些从事人事管理的朋友要面对繁多的表单，如果不会使用Excel中的便捷功能那么必定事倍功半。下面就以单位人事管理中常见的各种表单应用为例，介绍事半功倍的方法。
绘制员工登记明细表
知识点：利用Excel打造明细表单
对于任何一个单位的人事管理来说，员工登记明细表是最基本的内容，而员工明细表就涉及员工的身份证号码、性别、出生年月、学历以及简历等，采用传统的方法这些内容必须逐一手工输入，而利用Excel函数等工具，则可以大大提高输入效率，而且避免出现差错。
启动Excel，新建一个工作簿，命名为“人事管理系统”，在其中新建一个工作表，命名为“员工登记明细表”，输入标题“东胜科技有限公司员工登记明细表”，然后在C2中输入文字“统计截止日期：”，并在C3中输入公式“=NOW（）”，以显示当前统计资料的截止日期。
在此表的A3:P3区域内输入员工登记明细表的列标题，如编号、姓名、身份证号码性别、入公司时间、学历、个人照片、是否在职等，由于通过函数从身份证号码中可以提取员工的性别、出生日期等内容，因此在存储员工性别的D4中输入公式“=IF（C4=""，""，CHOOSE（MOD（IF（LEN（C4）=15，RIGHT（C4，1），IF（LEN（C4）=18，MID（C4，17，1），""））
，2）+1，"女"，"男"））”，存储出生日期的E4中输入公式“=IF（LEN（C4）=15，MID（C4，7，2）&"-"&MID（C4，9，2）&"-"&MID（C4，11，2），MID（C4，7，
4）&"-"&MID（C4，11，2）&"-"&MID（C4，13，2））”，存储工龄的G4中输入公式“=CONCATENATE（DATEDIF（F4，TODAY（），"y"），"年"，DATEDIF（F4，TODAY（），"ym"），"个月"）”，并将这些公式复制到对应的单元格中（图1）。
由于现在公司都配有DC、DV等摄像设备，员工入公司时一般都拍摄了照片，因此将照片添加到员工登记明细表中是非常必要的，也便于以后的管理工作。如插入第一行员工“张东”的照片时，单击存储照片的O4，执行“插入→图片→来自文件”命令，在弹出的对话框中选择张东照片，单击“插入”按钮即可。
同时为了在以后的管理中，便于引用员工登记明细表中的相关数据，还需要将某些数据内容予以定义名称，执行“插入→名称→定义”命令，在弹出的定义名称对话框中，依次定义如下名称：员工数据，引用位置为“=员工登记明细表！$B$4:$N$10”；姓名、性别、出生日期等以此类推。
在引用年龄时，位置为“=DATEDIF（出生日期，TODAY（），"y"）”；照片的引用位置为“=OFFSET（员工登记明细表！$O$1，MATCH（员工查询以及打印简历！$C$2，员工登记明细表！$B$1:$B$10，0）-1，NOW（）*0）”。
个人数据简便查询
知识点：引用数据制作详细表单
日常人事管理工作中，需要经常查询某个员工的资料，有时候也需要打印某个人的详细简历。虽然通过员工登记明细表能够查到这些内容，但是浏览起来非常费劲，而且不便于打印，因此创建一个员工查询以及打印表格就是非常必要的。
新建一个工作表，命名为“员工查询以及打印简历”，在其中创建一个员工简历表格模板，然后单击存储员工姓名的C2，执行“数据→有效性”命令，在弹出的数据有效性对话框中，将其“设置”选项卡中的“有效性条件”下面的“允许”设置为“序列”，“来源”设置为“=姓名”，单击“确定”按钮。接着单击存储员工性别信息的I2，输入公式“=IF（ISERROR（VLOOKUP（$C$2，员工数据，3，FALSE）），""，VLOOKUP（$C$2，员工数据，3，FALSE））”，此公式的作用是根据C2中的员工姓名，在员工数据中查找相同的数据，并返回同行中第3列中的值，即员工性别。采用同样的方法，将员工登记明细表中其他所需数据信息引用过来（图2）。
如果要插入图片，执行“视图→工具栏→控件工具箱”命令，在弹出的控件工具面板中选择“图像”控件，拖动到员工简历中的个人照片位置，并适当调整大小，单击此控件，在公式编辑栏中输入公式“=照片”。
当单击C2时，就会弹出一个可选下拉列表框，从其中选择需要查询的员工姓名，即可在简历表中看到对应员工的各种信息以及照片了，需要打印时，只需要设置一下打印格式以及区域，进行打印即可。
分析报告精确美观
知识点：利用函数快速查询以及制作图表
很多单位会要求进行人事分析工作，如员工年龄分布、学历、工龄等等各个方面，这就需要利用人员登记明细表中的某些数据进行分析加工，但是仅仅计算出数据还是显得很枯燥，而利用图表更能够形象直观地反映出本单位的人员配置情况。
比如需要分析员工年龄分布时，新建一个工作表，命名为“员工分析”，在其中的B3:H3区域中输入序号、年龄段、男员工、所占比例、女员工等列标题，在D4:D8区域中输入需要分析的年龄段，如20岁以下、20-30、30-40等年龄段，然后在统计男员工20岁以下人数的E4中输入数组公式“{=SUM（（年龄<=20）*（性别="男"））}”，计算其在全部男员工所占比例的F4中输入公式“=E4/$E$9”，以此类推。
执行“插入→图表”命令，在弹出的图表向导窗口中，选择条形图，然后在下一步的图表源数据窗口中，新添加两个系列，一个“男员工”，其值为“=员工分析！$F$4:$F$8”，分类（X）轴标志为“=员工分析！$F$4:$F$8”，另外一个为“女员工”，其值为“=员工分析！$H$4:$H$8”，分类（X）轴标志同样为“=员工分析！$F$4:$F$8”，然后单击“完成”按钮。
初步插入的图表比较粗糙，还需要调整一下坐标轴以及绘图区等的格式，比如默认情况下数值（X）轴左侧的百分比数字为负值，为消除这种情况，将数值（X）轴的数字格式设置为自定义的“0%;0%;0%”即可解决这个问题。这样就会编辑出一份既精确又美观的员工年龄分布图了（图3）。
人员变动数据更新及时
知识点：利用条件格式区别表单数据
人事管理工作中，人员变动是经常发生的，如离职、辞职、调动等，而利用Excel的格式、公式功能，则可以快速显示、汇总这些变动情况。
需要将某些人员变动情况直接显示在人员登记明细表中时，如离职、调动的，可以通过条件格式实现，选择人员资料所在的单元格区域，执行“格式→条件格式”命令，在弹出的条件格式对话框的“条件1”列表框中选择“公式”选项，在后面的编辑框中输入公式“=$P6="离职"”，然后单击“格式”按钮，在弹出的单元格格式对话框中，选择一种单元格图案，单击“确定”按钮。接着采用以上方法新添加一种格式，将公式设置为“=$P6="调动"”。这样当在P列中出现“离职”、“调动”文字时，就会自动将相应员工所在的单元格以指定颜色标示出来（图4）。
