Office办公小便签(34)
数字办公
WPS 2009
利用邮件合并批量填充准考证
考试前，老师都要给学生打印准考证，往往老师们只有学生名单，要把姓名填在准考证上打印还是挺麻烦。其实利用WPS的邮件合并功能可以帮助我们自动填上姓名。
点击“视图→工具栏→邮件合并”，打开邮件合并工具栏，在其中点击“打开数据源”，选择记录学生姓名和座号的表格，然后将光标移到适当位置，点击工具栏中的“插入合并域”，在新窗口中选择“姓名”等域，数据就会以“姓名”的样式显示，点击“查看合并数据”，就能看到填充好的准考证，选择“合并到打印机”就能轻松打印出所有准考证。（陆西孟）
WPS 2009
用背景音乐为演示增色
做演示文稿的时候经常希望增添背景音乐丰富我们的演示，很多人第一个想到的是“插入→文件中的音乐”，但是这样插入的音乐只能在一页幻灯片中播放。
其实我们只要点击“插入→背景音乐”，就可以添加不受页数影响的背景音乐。如果我们希望背景音乐在某一页停止，这就用到一个小技巧了：在这一页添加另一个背景音乐，然后右击音乐图标，选择“编辑声音对象”，将音量设置为静音，这样演示时这一页以后就不会听到背景音乐了。（阿六）
Word 2003/2007
将输入的人名排列整齐
有些时候，需要在Excel中录入大量的姓名，如果遇到字数不等的名字，往往会造成整个单元格错落不均，事后一定影响美观。假如一一去整理的话，又显得有点繁琐，怎么办呢？你可以这样做：先选中人名一列，然后依次点击“格式→单元格”命令，在弹出的“单元格格式”窗口中，选择“对齐”选项卡，接着在“水平对齐”下拉列表中选择“分散对齐”项，最后点“确定”退出。这样一来，整齐的姓名就自动排列好了。（王勇）
Excel 2003/2007
轻松比较两个工作表格的差异
首先打开两个工作表，然后单击“窗口”菜单中的“并排比较”命令，这时两个工作表将在同一窗口中，一个在窗口的上部，另一个在窗口的下部，当然也可以改成垂直并排，这样当滚动第一个工作表时，第二个工作表也一起滚动，并且与之同步，这样就能轻松比较两个文件的区别了。 （孙蓓）
PPT 2007
为演示文稿瘦身
包含有许多图片的PowerPoint2007演示文稿的个头太大，以下的方法可以为其瘦身：将该PowerPoint2007演示文稿打开，单击“Microsoft Office”按钮，再单击“另存为”，在“另存为”对话框的左下角，单击“工具”，再单击“压缩图片”，在“压缩图片”对话框，单击“选项”按钮，在“压缩设置”对话框，选中“保存时自动执行基本压缩”和“删除图片的剪裁区域”复选框，同时选中“屏幕（150ppi）:适用于网页和投影机（S）”复选钮，两次单击“确定”按钮，最后单击“保存”按钮。压缩图片可以明显减小文件的体积，不妨一试。（王杰）