Office小便笺(23)

数字办公

Word2003

巧“缩”篇幅

我们在进行文档编辑的时候，经常会遇到这样的情况：文档最后一页只有一两行甚至几个字，却要占用一整页。多费一张纸是小事，那寥寥几行占据一页显得版面也不好看。与其费劲地去斟酌该删除哪些字句，不如灵活地使用Word的“减少一页”功能。

选择“打印预览”，在工具栏（“打印预览”的工具栏）中点击“减少一页”图标，再点击“关闭”。那超出整页的几行就被“安排”了，而且原来的段落不变。该功能虽然可以对多页进行缩减页面的操作，但那样会因为字体过小而难以阅读。所以，该方法特别适用于刚好超出数行的单页文档，如信件、海报、备忘录等。　　（孙蓓）

Excel2007

快速查看所有公式

在单元格中输入的公式默认只显示计算结果，这样当我们想检查一下各单元格中输入的公式是否正确时，就不得不逐一双击编辑单元格才能看到，这显然很麻烦。其实在Excel中你只要按下“Ctrl+`”组合键即可同时显示所有单元格中输入的公式以供查看。再次按下“Ctrl+`”组合键则恢复正常显示。在此“`”键就是在键盘左上角Esc键下面的那个按键。

（陈桂鑫）

Word2003/2007

长文档中快速定位

平时办公我们经常要对一篇Word长文档中的某页内容进行修改，惯用的方法就是使用翻页键逐页向后翻或拨动滚轮翻页，其实我们可利用Word提供的快速定位。在Word主界面的左下角，有一个“页面：4/7”的按钮，用4/7的形式标明当前页是总页数（7）中的第4页。单击该按钮弹出“定位”窗口，在“输入页号”框中输入数字如：9，会马上从当前页跳转到第9页。　　（闫小英）

Word2007

修改页面标尺

看了第20期的《修改Word标尺》一文后补充一下，由于Word2007版与2003版主界面风格不同，所以在2007版中的设置有所不同。单击“Microsoft Office按钮→Word选项”，在弹出的窗口左侧单击“高级”，在右侧找到“显示”，不选择“以字符宽度为度量单位”选项，单击“确定”完成设置。

（闫小英）

Excel 2003

关闭数据链接更新提示

在Excel工作簿中链接其他工作簿中的数据是相当常见的。不过，每次打开这样的工作簿时，Excel都会自动弹出一个是否要进行数据链接更新的对话框，甚是烦人。下面我们就让它“消失”并且自动更新数据链接：单击“编辑→链接”命令打开“编辑链接”对话框。点击“启动提示”按钮，在弹出的对话框中选择“不显示该警告，但是更新链接”选项。返回Excel主界面，依次单击“工具－选项”命令，在“编辑”标签中，清除“请求自动更新链接”复选框，单击“确定”返回。这样，以后那个烦人的对话框就再也不会出现了，并且Excel会帮我们自动更新数据链接。

（陈德敏）