笔记本电脑移动办公实用指南
笔记本应用
一、在线办公
随着网络技术的发展，一些实用且有趣的在线程序频频发布，例如，在线办公系统、在线图片处理、在线输入法等，它们具有方便、省时、免安装的优点，因此受到越来越多人的喜爱。谷歌推出了在线办公软件的中文版本——Google文件，就是一款免安装的在线办公系统。
1.注册账户
要想使用Google文件，必须先注册Google账户。在浏览器地址栏中输入http://docs.google.com/，进入Google文件主页，单击“开始使用”按钮，在打开的页面中按照提示填写注册信息。完成后，单击“我接受；创建我的账户”按钮即可。
返回Google文件主页，在电子邮件栏中输入注册时的邮箱地址，在密码栏中输入相关密码，单击“登录”按钮即可进入自己的Google文件空间。
注意：Google文件为每个文档和电子表格的大小设置了上限，其中每个文档最大可达500KB，每个电子表格最多可有10000行或20页。
2.文档编辑
（1）创建办公文档
进入Google文件后，单击“新建”按钮即可创建办公文档。Google文件支持的文档格式有html、txt、doc、rtf、odt和sxw，而支持的电子表格类型则包括csv、xls和ods。
除了自行创建办公文档外，Google文件还支持文件上传功能，单击“上传”按钮，在打开的页面中上传即可。Google文件的上传功能支持本地硬盘、网上文件和电子邮件发送等3种模式，在利用本地硬盘上传和网址上传过程中，Google文件允许用户对上传文件进行重命名。
提示：在利用Google进行办公文档编辑过程中，应保证网络畅通，否则处理会失败。
（2）输入特殊字符
在处理办公文档时，常常需要输入一些特殊字符，而键盘上并没有提供这些字符的按键，例如，平方米（㎡）、千分号（‰）等等，通常我们都会利用插入符号的方法进行字符查找输入。
Google文件同样提供了“特殊字符插入”功能，在文档编辑页面中，单击“插入→特殊字符”菜单命令，在打开的“插入特殊字符”对话框中，单击需要输入的字符即可。
（3）文件定时自动保存
通常我们在编辑文档或电子表格的过程中，总会忘记保存文件，当遇到特殊情况时（例如，突然停电、系统死机等问题）就难以应对，导致辛苦了半天所写的文件内容白白丢失。
在Google文件中增加了人性化的定时保存功能，用户无须进行设置，即可高枕无忧的编辑文件，Google文件默认情况下三分钟保存一次，并会显示保存日期和时间。
3.文档协作发布
除了强大的文档编辑功能外，Google文件还具备多人协作、公开发布和网络共享功能，所有者对文档和电子表格具有所有权，可编辑文档和电子表格，还可邀请更多的协作者和浏览者加入进来。协作者也可以参与编辑文档和电子表格，同样可以邀请更多的协作者和浏览者（但电子表格的所有者有取消该权限的功能），浏览者可以查看文档和电子表格的最新版本，但无法作出更改。
（1）邀请协作者
打开任一文档，单击“共享→与他人分享”菜单命令，即可打开对应页面，在“邀请他人”框中填写协作者和浏览者的电子邮件地址。然后单击“邀请”按钮即可发出邀请函。协作者在收到邀请函后即可进行文档或电子表格编辑操作，但需要注意的是，协作者必须拥有Google账户才能进行文档和电子表格的编辑。如图1所示。
Google文件有很容易使用的文档权限管理，非常适合用于网上协同编辑文档。Google文件的文档具有两种权限：
协作者：协作者拥有对此文档的可读写权限。协作者也可以修改此文档的权限。但协作者不能删除此文档。
查看者：查看查拥有此文档的只读权限。
注意：当同时有多于一个用户在网上编辑文档时，用户可以看到Google文件提示同时在线编辑协作者的名单。
（2）修改历史记录
Google文件记录下各个用户所有的修改记录。用户在编辑文档时，可以单击“文件→修订版本历史记录”菜单命令进入修改历史记录页面。
在修改历史记录的页面中，用户可以看到各个协作者所做的修改。Google文件对修改的地方用不同颜色高亮显示。并且也列出了对文档做过修改的各个协作者。在这个页面中，用户还可以选择把文档回复到某个指定的历史状态，比较各条修改历史记录及列出所有修改历史记录。
（3）保存文档
用户在编辑文档时，单击“保存”或“保存并关闭”按钮就可以保存文档。
（4）发布文档
用户可以把写好文档发布到网上。文档一旦发布，任何知道已发布网址的人都可以看到文档，当然，是只能看，不能修改。
在Google文件中发布文档很简单。用户在编辑文档的页面右上方单击“共享→以网页形式发布”菜单命令，就可以进入发布页面。
在发布页面里，单击“发布在线文档”按钮，即可直接发布文档，单击“张贴到博客”按钮，即可把文档发布到自己的博客上。
Google文件的发布到博客功能支持大多数博客系统，但国内的博客还没有，我们可以单击单击“张贴到博客”按钮，在打开的对话框中，单击“我自己的服务器/自定义”选项，然后在“URL”框中输入自己的博客地址即可。
用户把文档发布后Google文件会给出文档链接。发布后，其他人就可以通过这个链接看到文档。如果发布后用户对文档做了修改，用户必须把文档重新发布，其他人才能看到文档的改动。
二、数据同步
所谓数据同步，指的是把其他外围存储设备上的数据（例如，优盘、移动硬盘、智能手机等）与笔记本电脑进行传输，保证在需要数据时能够直接在笔记本电脑中进行读取。
1.与台式电脑同步数据
在使用Windows Vista系统的用户中，有不少用户都拥有了两台以上的电脑，比如一台台式电脑和一台笔记本电脑。利用它们组成家庭局域网，以实现各种共享应用。
（1）“断网”同步浏览文件
在诸多共享应用中，对共享文件进行浏览、复制最为普通。不过，一旦共享文件夹的宿主机断电或停止使用，那么在一般情况下，其他电脑便无法再去浏览相关的共享内容，这在具体的实际使用过程中屡见不鲜。其实，我们只需要Windows Vista系统中所提供的“脱机文件”功能，便可以在关机状态下让共享资料“旧情重现”。
在Windows Vista系统中，单击“开始→控制面板”菜单项，在打开的“控制面板”窗口中选择“经典视图”选项，切换至传统控制面板界面。
双击“脱机文件”图标，在打开的“脱机文件”对话框中单击“启用脱机文件”按钮，此时会看到“脱机文件已启用，但尚未处于活动状态”提示。重新启动电脑，“脱机文件”功能便会被激活。
由于我们打算让网络中共享的文件夹实现脱机查看功能，因此可以双击桌面上的“网络”图标打开“网络”窗口。在当前已经共享的文件夹上单击鼠标右键，选择“始终脱机可用”命令即可。
开启脱机功能后，在指定的共享文件夹上就可以看到一个带有双向箭头标识的图标，这便是脱机文件的标识，表明该共享文件已经启用了共享功能。这样即便在对方处于断网状态下或关闭了共享功能，仍然能够查看其中的文件。
在进入操作系统时，不同权限的用户便有可能看见某些重要数据。如果脱机文件中存在一些重要数据，那么就存在着被他人偷窥的可能。因此，对脱机文件进行加密处理便显得特别重要。
在“控制面板”中，打开“脱机文件”设置对话框，单击“加密”选项卡。单击“加密”按钮，就可以对脱机文件进行加密处理，即脱机文件在被读入本地缓存的同时，会接受针对客户端用户所提供的专用密钥和证书的加密处理。待处理结束后，其他非授权账户在登录系统时，便无法查看到脱机文件中的相关内容；而授权账户却可以轻松查阅。如图2所示。
提示：只有系统分区为NTFS格式才能进行加密操作；证书的备份工作也很简单，根据向导对话框的提示就可以完成。
（2）同步更新脱机文件
对用户来说，当前浏览的脱机文件均是已经进行过脱机文件处理的文件。如果目标电脑的共享文件添加了新内容，那么还可以在网络连接的情况下让手动完成脱成文件的同步更新。
在“控制面板”中，双击“同步中心”图标，在打开窗口中单击左侧“查看同步合作关系”选项。在右侧“脱机文件”图标上单击鼠标右键，选择“同步脱机文件”命令，即可根据网络中的共享文件对脱机文件进行手动同步更新。
如果在脱机文件中有多个文件夹存在，我们还可以双击“脱机文件”选项，在随后展开的页面中选择相应文件夹。然后单击鼠标右键，通过快捷菜单上的同步命令就能单独对其中的某些文件进行同步操作。
手动同步更新脱机文件的方法可能略为麻烦，现在我们不妨施以小计，让电脑自动完成同步脱机文件的操作。
在“控制面板”中，双击“同步中心”图标，在打开窗口中单击左侧“查看同步合作关系”选项，在“脱机文件”图标上单击鼠标右键，选择“脱机文件计划”命令，即可进入同步计划向导对话框。
在打开对话框中选中打算实施自动同步更新的文件，单击“下一步”按钮。在打开对话框中选择“在计划时间”或“当事件或操作发生时”选项，以触发自动同步更新的条件。例如，我们打算在每天上午9点完成自动同步脱机文件的任务。那么只需单击“在计划时间”按钮。在打开对话框中设定开始日期、开始时间以及重复频率即可。
单击“更多选项”按钮，则可以在打开的对话框中选择具体的激活同步计划的条件，让用户能有更多选择。
2.与优盘/移动硬盘同步数据
笔记本电脑的硬盘空间有限，而且不像台式电脑那样易于扩展，许多笔记本电脑用户都会选择优盘或移动硬盘等移动存储设备作为扩展硬盘空间的途径。数据在笔记本电脑与移动存储设备之间如何实现同步更新，便成为了笔记本电脑用户必须面对的问题。
其实实现的方法很简单，基于Windows Vista/XP系统“公文包”功能，就能够完成数据同步操作。下面我们以实现笔记本电脑与优盘数据同步为例进行介绍。
在Windows Vista系统中，打开某个系统分区。鼠标右键单击窗口空白处，选择“新建→公文包”命令，创建一个“公文包”，然后将待处理的数据文件复制至新建的“公文包”中。
将优盘插入笔记本电脑的USB接口，然后再将“公文包”复制到优盘中。
当准备同步文件时，我们只需打开优盘上的“公文包”，单击“公文包→全部更新”菜单命令，在打开的对话框中单击“更新”按钮，即可将对应的数据文件全部更新。
提示：只能在优盘中完成数据文件的同步处理；如果只打算更新部分文件，可选择需要更新的文件，然后单击“公文包→更新所选内容”菜单命令即可。
3.与智能手机同步数据
智能手机就像个人电脑一样，具有独立的操作系统，能满足绝大多数移动办公的需求。通过智能手机处理公司数据、收发电子邮件后，其数据如何与笔记本电脑实现同步呢？
目前，智能手机操作系统主要包括Symbian、Windows Mobile的Smart Phone和Pocket PC、Palm、Linux等。这里，我们以Windows Mobile的Smart Phone为例进行介绍。
在Windows Vista系统中，只要首次将智能手机与笔记本电脑连接，系统就会自动安装对应的驱动程序，打开“计算机”，便能够看到智能手机图标。此时，对智能手机就可以如同操作移动存储设备一般进行文件复制、剪切等操作了。
不过，在Windows Vista系统中还无法让手机中的联系人、任务、日历、收件箱等信息与笔记本电脑中的Outlook同步。因此，我们可以使用“Windows Mobile Device Center”来实现这一目标。
安装“Windows Mobile Device Center”，一旦智能手机连接至笔记本电脑，Windows Vista系统便会打开“Windows Mobile Device Center”主界面。
如果只打算与一台电脑上的Outlook建立同步关系，可单击“设置设备”选项，在打开的对话框中选择“是，只与此计算机同步”选项，然后单击“下一步”按钮即可进行随后的操作。
提示：选择“否，与两台计算机进行同步”选项，表示不会删除智能手机上的原有同步参数，新建一个与当前计算机相关的同步关系。
在打开的对话框中，会出现可以同步的类型，例如，联系人、日历、电子邮件、任务等。根据需要选择相应类型，单击“下一步”按钮。此时程序会开始同步设置，以确保用户能够随时进行同步操作。
打开Windows Vista同步中心窗口，在该窗口中可以看到智能手机已经出现。需要同步时，只要右键单击智能手机图标，选择“同步”命令，就可以开始同步了。
如果要更改同步的内容，则可以在“Windows Mobile Device Center”主界面中，打开“移动设备设置”列表，选择“更改同步内容设置”选项。然后选择相应内容选项，单击“保存”按钮即可。如图3所示。
提示：除上面介绍的方法以外，你还可以使用智能手机随机赠送的软件来实现数据同步。
三、远程移动视频会议
视频会议较普通的电话或语音会议，具有更多面对面会议的优势，例如，通过视频会议可以看到参会者的表情和肢体语言，这是语音会议无法比拟的。一般来说，要实现视频会议，需要麦克风、摄像头、显示器、扬声器、解编码器等设备。
这里，我们以使用V2 Conference 3.8为例，介绍利用笔记本电脑平台搭建视频会议的方法。
1.设置服务器端
V2 Conference是V2公司开发的一款基于C/S架构的视频会议系统，通过服务器端软件可以搭建视频会议服务器。在安装视频会议服务器后，所有的视频会议客户端可连接到该服务器进行视频会议。
（1）会议准备
将下载的软件压缩包解压缩，运行其中的可执行程序即可安装V2 Conference服务器端程序（会议监控服务器）。安装完成后，桌面上会出现一个“会议监控服务器”图标，双击该图标即可启动服务器控制程序。在“Server Loader”对话框中，单击“启动服务器”按钮以进入服务器设置对话框。
（2）服务器端设置
在打开的对话框中根据需要选择“会议管理模式”选项，这里，我们选择“无数据库管理”。在下面的窗口中设置视频数目（设置客户端可以同时参会的人数）、视频类型（设置视频窗口的大小）、带宽、音频模式（提供窄带语言和宽带语言）以及主席名称，最后单击“OK”按钮即可。
完成上述设置，当前电脑将被设置为视频会议服务器，客户端将利用该电脑的IP地址访问这台视频会议服务器。另外，在“Server Loader”对话框中单击“高级设置”按钮可在打开的对话框中设置监控的服务器内部IP和外部IP地址，单击“关闭服务器”按钮可以关闭该服务。
2.设置客户端
（1）会议准备
在客户端部分，只需要安装V2 Conference客户端程序以及标准的摄像头、耳机和麦克风等设备，通过局域网就可以进行会议了。客户端的安装非常简单，只需要将下载的软件压缩包解压缩，运行其中的可执行程序即可。
（2）客户端设置
启动客户端程序，在用户登录对话框中，输入服务器IP地址，单击“设置”按钮可以对客户端的多媒体设备进行设置。例如，选择视频设备、录音设备、扬声器设备等。设置完毕，单击“下一步”按钮。
在打开的对话框中选择会议室。单击某个会议室后，单击“下一步”按钮。在打开的对话框中输入用户信息。包括用户名，单击“下一步”按钮。
程序将自动测试当前网络带宽，完成后会在屏幕右下方显示用户在会议室中可用的最大带宽，然后自动进入视频会议主界面。
3.召开视频会议
（1）开启视频
在程序主界面中，左侧显示了当前与会者的所有成员，单击相应的成员，会在右侧显示视频图像。V2 Conference支持显示多路视频图像，最多可以支持同时显示4路视频图像。如图4所示。
（2）申请发言
在程序主界面左下方单击“发言”按钮（麦克风图标）即可申请发言，通过麦克风来进行交流，再次单击“发言”按钮即可放弃发言。
（3）文字交流
在程序主界面左下方单击“显示/隐藏文字交谈”按钮就可以显示或隐藏文字交谈窗口，以便于参加会议的成员进行文字交流。
（4）白板功能
在程序主界面左下方单击“申请数据操作”按钮，当前用户名旁边将出现“铅笔”图标，之后在操作界面中选择“白板”选项卡，在窗口左侧会显示绘画工具栏，单击“创建白板”按钮后就可以使用各种绘图工具进行画图等操作了。
（5）文档共享
在程序主界面左下方单击“申请数据操作”按钮，然后在窗口操作区域选择“文档共享”选项卡，在窗口左侧将显示绘图工具栏，单击“打开文档”按钮就可以打开文档，与会人员即可通过铅笔等绘图工具对文档内容进行共同浏览和标记。
提示：V2 Conference支持的软件包括Office、PDF、Visio、AutoCAD、PageMaker、PhotoShop等。
（6）协同浏览
参加视频会议时，可能会遇到要浏览某个网页的情况，此时，可以在程序主界面中选择“协同浏览”选项卡，并在出现的窗口中输入网址即可。这样，参会成员便可同步浏览网页，当单击任何一个链接时，所有的参会成员都可以看到新打开的页面。
提示：要实现协同浏览功能，所有的客户端上必须安装IE浏览器。
四、使用办公设备
1.移动传真
作为一种直观、快捷的通讯方式，传真已经成为人们工作甚至生活中必不可少的一种工具。如果手边没有传真机，却又需要收发传真，该怎么办呢？没关系，只要你的手边有一台笔记本电脑，就可以用它来实现传真的收发。
Windows XP传真服务提供了完整的传真功能，要使用传真服务，你的计算机必须正确安装了调制解调器并连接电话线，然后进行下面的配置。
（1）安装传真组件
在 Windows XP安装过程中默认情况下不安装传真功能。如果需要安装，请将你的Windows XP安装光盘放入光驱内，在出现的安装界面中，单击“安装可选的Windows组件”选项，在打开的窗口中选择“传真服务”选项，并单击“下一步”按钮。Windows即开始安装传真服务。
（2）配置传真服务
单击“开始→打印机和传真”菜单项，在打开的窗口中，双击“Fax”图标，打开“传真配置向导”（如果没有安装调制解调器，会先运行调制解调器安装向导），单击“下一步”按钮。
在打开的对话框中，键入希望在传真封面上显示的信息，单击“下一步”按钮。在打开的对话框中，单击“请选择传真设备”列表，选择你需要使用的调制解调器，并设置其他选项，单击“下一步”按钮。在打开的对话框中，键入传输用户的标识符（TSID），单击“下一步”按钮。在打开的对话框中，键入接收用户的标识符（CSID），单击“下一步”按钮。在打开的对话框中，选择打印机或文件夹来接收传真，单击“下一步”按钮。
在打开的对话框中，单击“完成”按钮即可启动“传真控制台”窗口。
提示：传输用户的标识符（TSID）和接收用户的标识符（CSID）一般填入公司的传真号码或公司名称即可，它们的作用是当进行传真机进行收发工作时，在TSID或CSID中设置的信息会出现在对方传真文件的页眉位置。另外，在“传真控制台”中，单击“工具→配置传真”菜单命令可以更改现有传真配置。
（3）接收传真
只要我们打开电脑，Windows XP系统就会自动检查是否有传真信号，并在设定的铃响次数后自动接听，无需运行任何额外程序。如果需要查看收到的传真，只需单击“开始→所有程序→附件→通讯→传真→传真控制台”菜单项，在打开窗口的“收件箱”中就会清楚地看到收到的传真。
（4）发送传真
这里，我们以Word为例。首先，在Word中打开需要发送的文档，然后单击“文件→打印”菜单命令，在打开对话框中的“打印机”列表中，选择“Fax”选项，单击“确定”按钮。
此时，Word会打开“传真发送向导”对话框，单击“下一步”按钮。在打开的对话框中输入收件人的姓名及传真号码，如果你需要把传真一次性发给多人，可以单击“添加”按钮，依次将几个接收者的传真号码添加进去，单击“下一步”按钮。在打开的对话框中，选择传真首页模板，并输入主题行和备注信息，单击“下一步”按钮。在打开的对话框中，指定希望什么时候发送传真，并设置发送优先级，单击“下一步”按钮。在打开的对话框中，单击“完成”按钮即可完成传真的发送。
2.连接投影仪
在数码技术迅猛发展的今天，投影仪已成为多媒体教室、多功能会议厅以及大中型会所等场所的标准配置。通过笔记本电脑与投影仪的“亲密配合”，我们可以向客户推介产品、演示性能。
在连接笔记本电脑与投影仪之前，请先将投影仪摆放在布置好的幕布或白色墙对面3～4米处。将投影仪VGA接口与笔记本电脑VGA接口相连接（或将投影仪S-Video接口与笔记本电脑S-Video接口相连接），并且把投影仪的电源连接线插入电源插座。
打开投影仪和笔记本电脑的电源，此时投影仪会自动升高（或手动调节），并检测是否有信号出入，检测的结果会因笔记本电脑品牌或型号不同而有所差异。
笔记本电脑本身具有内置的显示器，所有笔记本电脑开机后默认信号都是输出到内置液晶显示屏，有些笔记本电脑则选择同时向内置液晶显示屏，以及外置显示器（投影仪）输出信号。而显示信号输出方式是依靠笔记本电脑上的快捷键来管理的，这些快捷键一般是以“Fn+FX”（FX表示为F1～F12中的任意键）来实现。以联想ThinkPad笔记本电脑为例，输出方式快捷键为“Fn+F7”，默认情况下，ThinkPad笔记本电脑只向内置液晶显示屏输出信号，当第一次按下“Fn+F7”，将切换到向投影仪输出信号，再次按下“Fn+F7”，将在内置液晶显示屏和投影仪上同时输出信号。
刚开始使用时，一些用户会不太习惯观看投影幕布上的画面来移动鼠标，因此调试时可以将信号切换到向内置液晶显示屏和投影仪同时输出，调试完成后，如果不需要再观看液晶显示屏上的画面，就可以切换到只向投影仪输出。
最后，利用投影仪提供的遥控器打开功能菜单，对输出画面的色彩、对比度、画面形状、画面对焦等进行调节，以使投影画面方正、清晰。