扫描设备助力商务办公
外设天下
随着数字技术的发展以及各种数字设备的迅速普及，很多人都认为扫描仪正在被淘汰，或者只是用于一些专业领域。其实不然，随着扫描技术的发展，一些具有特殊功能的专用扫描仪或者平板扫描仪还在商务办公中起到相当重要的作用，好好利用这些各式各样的扫描仪，能让你的商务办公如虎添翼。
影像数字化 底片扫描仪的使用
底片扫描仪又称胶片扫描仪，其作用是直接将各种透明胶片扫描转化为照片，然后以数字形式保存到电脑里供后期使用，底片扫描仪的特点是照片色彩还原准确，适合对照片质量要求较高的印刷出版社、广告制作公司和影像输出公司等使用。
在操作方法上，底片扫描仪与普通扫描仪很类似，只不过要注意底片放入的位置，为了满足不同底片扫描的需要，底片扫描仪随机配送了一套扫描片夹，不同的扫描片夹可用于扫描不同的底片，使用前将需要扫描的底片放入扫描片夹里（药水面朝上方），由于扫描片夹标有正反面提示，因此不必担心底片会放错。有的底片扫描仪可一次扫描6张或12张底片，需要使用能容纳多张底片的扫描片夹，装好底片后卡好，然后将扫描片夹轻轻插入扫描仪入口，打开扫描仪电源后，扫描仪会自动将片夹吸入到里面（图1）。
对于内置读卡器功能的底片扫描仪，无须借助电脑就可以直接进行底片扫描，方法是将存储卡插入底片扫描仪的读卡器里，按一下扫描仪面板上的“Setup”按钮，然后在LCD显示屏上会出现配置菜单，建议将“Language”设置为中文显示，以方便进行操作，首先按一下扫描仪面板上的“Scan & Memory”按钮，在弹出的窗口中配置好文稿类型，随后进行扫描预览，再配置好扫描参数，如照片尺寸、质量、格式等，点“OK”开始正式扫描，扫描后的照片会自动保存在存储卡里。
如果底片扫描仪不支持存储卡扫描存储，就要配合电脑进行胶片扫描，而且负片无法通过标准色片来进行扫描校正，需要人工进行负片调整，在此建议在电脑上使用软件扫描更加理想。以爱普生扫描仪为例，安装好扫描仪驱动后，运行扫描软件，进入扫描设置窗口，设置好文稿类型、胶片类型、图像色彩、扫描分辨率等参数（图2），然后点“预览”看看扫描后的效果，如果对效果不满意，可以点“配置”按钮进入调节器选项，再调整扫描色彩、杂色去除等，最后点“扫描”按钮就可以对胶片进行扫描。需要注意的是，扫描胶片时尽量使用手套、镊子、气吹等工具辅助操作，这样可以降低指纹、划痕、灰尘对扫描质量的影响。
推荐产品：紫光Uniscan FS7200（参考价格：2600元）
备选产品：中晶Scanmaker 4850Ⅲ（参考价格：800元）
紫光Uniscan FS7200（图3）具有7200×7200dpi的扫描分辨率，色彩位数为48bit，动态密度为3.9D，预扫时间为10秒，胶片扫描范围为24.3mm×35mm，兼容市场上所有品牌和类型的胶卷，机身顶部提供了观片窗口，通过手动控制进片，可省略扫描前的片夹走位时间，大大提高了工作效率，附带扫描软件支持去划痕、除杂点等功能，适合数码彩扩店使用。
名片数字化 名片扫描仪来帮忙
不少朋友手里拥有大量的名片，平时都是将名片装入名片夹中，这样不仅容易丢失，而且查找联系人比较麻烦，效率很低。通过扫描仪的OCR识别功能，可将名片上的信息扫描到电脑里，不过普通扫描仪只支持单张名片扫描，而专用的名片扫描仪支持批量扫描，1分钟可扫描完10多张名片，有些名片扫描仪还支持双面扫描，最终在电脑上生成名片目录，用户可以通过名片管理软件快速查询名片信息，也可以导入手机上使用，极大地满足了商务用户的应用需要。
名片扫描仪体积小巧，用户可外出携带，配合笔记本可随时记录商务人士的名片信息。使用时将名片扫描仪通过USB 接口与电脑连接，安装驱动和扫描软件后，运行名片扫描软件，第一次使用请校正扫描仪以获得最佳扫描识别效果，方法是在“文件”菜单中选择“扫描”选项，然后点“操作”菜单下的“校验”，将校验卡片放入扫描仪，点“下一步”进行校验即可。为了获得更好的效果，应该在“设置”菜单下选择“扫描设置”，然后调整扫描亮度、对比度和图像格式（图4），同时在“识别设置”和“显示设置”下进行必要的设置。
将需要扫描的名片放在扫描口，也可以同时放一叠名片，不必做任何调整，名片扫描仪会连续进行名片扫描，而且扫描与文字识别同时进行，然后点“扫描”，名片扫描仪会自动检测到名片并开始扫描。需要注意的是，如果名片是正面向下放置，此时扫描的是正面内容，如果希望同时扫描名片的背面，可以点击“背面”扫描背面内容，扫描后点“处理”按钮，软件会自动识别所有的名片，并将名片上的信息存储到数据库中，用户可以编辑、查询名片信息，或者通过E_mail或手机进行共享使用。
推荐产品：汉王名片通A8商务版（参考价格：750元）
备选产品：晨拓名片扫描仪（参考价格：640元）
汉王名片通A8商务版（图5）采用了OCR扫描识别技术，光学分辨率为600×600dpi，支持灰阶、黑白效果扫描，每分钟可输入8张名片，可自动将名片信息识别并输入到电脑中，识别率达99%以上。可实现名片的多级分类管理，支持多种方式的快速查询，特有的移动名片夹功能，可将名片资料备份于闪存中，并通过任意一台电脑随时查找名片资料。
文字快速录入 OCR识别功能的应用
对于办公用户而言，有时要将纸质文件上的文字内容输入到电脑里，如报纸、讲演稿、学术报告、书本等，如果输入内容不多的话还可以手工输入，要是有很多内容需要输入的话，手工输入的速度就太慢了。这时我们可考虑利用扫描仪的OCR识别功能，直接将纸张上的图案和文字扫描到电脑里，然后通过OCR识别软件识别文字并转换为Word或PDF等文件，这样就大大节约了时间。
在进行扫描之前，需要对扫描仪进行一段时间预热，因为扫描仪刚开启时光源稳定性较差，而且光源的色温也没有达到正常工作所需的色温。与扫描普通照片一样，首先打开扫描仪上盖，然后将需要扫描的文稿放置在文稿台上，要注意文稿应该摆放在扫描起始线正中，以最大限度地避免由于光学透镜导致的失真，从而影响文字识别率，放好后轻轻地合上上盖，以免移动文稿造成扫描误差。打开扫描仪电源开关，安装好驱动和OCR识别软件。
以尚书7号OCR识别软件为例，运行软件后，在“文件”菜单下点“选择扫描仪”，然后选择扫描仪设备驱动。接着进入“高级控制面板”窗口，此时可以点“预览”查看效果，如果觉得不满意，可以进入“设置”界面调节分辨率、色彩校正、亮度和对比度等参数，这有利于提高识别率和图像的扫描效果。选择要扫描的页面范围，点“扫描”按钮开始扫描，扫描完毕后在“识别”菜单下选择“开始识别”（图6），然后图像就会被自动转成文本内容，对文本内容进行校对，然后在“输出”菜单下选择“到指定格式文件”即可。
推荐产品：爱普生 Stylus CX6900F（参考价格：1499元）
备选产品：佳能LiDE 600F（参考价格：1050元）
爱普生 Stylus CX6900F（图7）集打印、扫描、复印、传真四种功能于一体，打印分辨率为5760×1440dpi，可打印高质量的数码照片。它还拥有A4平板式彩色扫描仪功能，可以支持OCR文字扫描识别，扫描分辨率为1200×2400dpi，扫描色彩深度为48位，保证了扫描时的色彩还原能力，适合教育行业、培训机构等用户使用。
书籍抄录 用扫描仪批量抄书
对于图书馆等单位，有时会员需要一些书籍资料的电子版，原始办法是将一本厚厚的书放在电脑前，一页一页地翻阅，同时边看边敲打键盘，将字输入到电脑里，如果遇到表格、物理公式、图案等，还必须在电脑里进行绘制，一本书往往要很多天才能录入完。有了抄书功能的扫描仪后，只要将一本厚厚的书放在扫描仪上，按一下按钮、操作几下鼠标，就可以很快完成全书的自动抄录。
以汉王文本仪公务版G60为例，安装好驱动和汉王OCR扫描软件，就可以进行抄书工作。打开扫描仪的侧翻盖，然后将书本翻开，将需要扫描的那页内容朝下放置，由于该扫描仪采用了标准90°侧边弯角设计，正好可以把一本书放进去扫描。这样一来，即使是很厚的一本书，也无须拆装，对书籍毫无损坏，而利用批量流水作业文本化模式，可以实现书籍的批量文本转换，即可以自动翻转奇数页或偶数页，保证文字的顺序正确。
运行汉王OCR扫描软件，在“文件”菜单中点选“选择扫描仪”，然后选择相应的扫描仪，单击“文件”菜单中的“系统配置”命令，然后在“识别”窗口点选“自动倾斜校正”（图8），这样在自动进行版面分析时，系统就会自动校正倾斜的图像文件。为提高识别率，应该对图像进行反白、自动倾斜校正、调整边框、去噪音、表格画线等处理，然后调节好分辨率、亮度、对比度等，按一下“扫描”按钮开始扫描，将书籍上的全部页面扫描后，软件会自动排列奇数页或偶数页，最后通过识别功能还原为Word或PDF等文件格式即可。
推荐产品：汉王文本仪公务版 G60（参考价格：3799元）
备选产品：汉王文本仪档案版 V60（参考价格：3500元）
汉王文本仪公务版G60（图9）可对纸质资料和可视文件中的图文元素实时进行文本转化，它具有独特的侧翻盖设计，操作灵活，具有书籍批量稿件和单页稿件两种扫描模式，扫描一页A4文档只要7秒。G60具有一键录入功能，扫描后可输出为Word、Excel、PDF等格式的文件，识别率高达99.7%，是文本、图片、报表、表单等办公资料录入的最好设备之一。
模型复印 3D实物扫描的应用
对于广告设计公司、影像制作公司等，有时会为一些企业进行产品形象设计，此时就要用到产品模型、实物物件，为了制作宣传方案，不得不用数码相机将它们拍摄下来，然后传到电脑里进行编辑，但这样只是平面的感觉，无法获得立体效果。其实不少平板扫描仪和一体机还内置了实物扫描功能，利用该功能可以将原始模具、产品模型等的立体影像扫描到电脑里。
以佳能CanoScan8400F扫描仪为例，先关闭扫描仪电源，将扫描仪盖板翻起来，为了获得更满意的效果，建议在将扫描的物件置于扫描平台上后，再在物件上盖一张白纸，这样就可以使扫描光源照亮被扫描物体的侧面，以获得立体感更强的实物效果图，然后轻轻地盖好盖板，通过USB线将扫描仪与电脑连接，开启扫描仪电源开关，安装扫描仪驱动和3D扫描软件，运行CanoScan Toolbox软件，点“设置”图标后，在“扫描仪”下选择扫描设备，然后设置好扫描快捷按键（图10）。
进入“扫描”设置界面，设置好扫描模式、扫描分辨率、稿件来源，一般而言，稿件来源选择“稿台”，建议将分辨率设置为最高，这样可以避免细节上出现问题。设置完毕后，点机器上的“扫描”按钮即可开始扫描，扫描后图片会显示在软件窗口里，而且看起来和实物外现几乎类似，为了让扫描的实物图更加逼真，建议使用Photoshop软件进行修饰，如去掉图片上的背景底纹、调整图像白平衡等效果，让扫描后的实物图看起来更有立体感。
推荐产品：惠普Scanjet G4050（参考价格：1900元）
备选产品：联想M7030（参考价格：1850元）
惠普Scanjet G4050（图11）采用了冷阴极灯管光源，拥有4800×9600dpi扫描分辨率，支持3D立体实物扫描、胶片扫描、批量扫描等功能，并拥有红、绿、蓝、橙、黄、青6个基色，每个基色分别按16位色彩深度采样，最终实现96 位色彩深度，扫描出来的照片色彩逼真。另外它还拥有多图扫描、硬件自动去除灰尘和划痕等创新技术，适合中小企业用户使用。
提高效率 网络共享“扫描仪”
中小企业大都组建了局域网，但不可能为每台电脑配一台扫描仪，因此需要利用局域网进行网络共享扫描。一般情况下，大多数一体机和扫描仪都没有内置网卡，因而必须进行网络共享设置。如果是内置扫描功能的一体机，先将一体机与服务器连接，然后安装好驱动，确保可在服务器上扫描文件，进入“打印机和传真”，右键点打印机图标后选择“共享”（图12）。然后按提示将一体机设置为网络共享状态，局域网内的其它电脑通过“添加打印机”方式安装网络一体机即可。
如果是单功能扫描仪，此时无法在系统下直接设置网络共享，但可以利用第三方软件进行共享扫描。以Netscan软件为例（http://download.pchome.net/detail-13653.html），它适合所有品牌的扫描仪，将扫描仪连接到服务器上，安装Netscan “扫描仪共享服务器端”，并配置好服务器端软件。在客户机安装Netscan“扫描仪共享客户端”，运行客户端软件，在“选择服务器”下输入主机IP地址，并设置好分辨率、影像类型及扫描范围等，点“添加任务”创建扫描任务，点“扫描”按钮连接扫描仪（图13），然后就可以开始扫描文件了。
推荐产品：明基办公能手 5800（参考价格：1200元）
备选产品：方正飞越T68（参考价格：1150元）
明基办公能手5800（图14）外观时尚独特，适合摆放在办公室使用，其扫描分辨率为6400×3200dpi，具有48位色彩深度，特有的消蓝功能可以消除底色，内置FCC褪色还原功能，提供了一键word办公能手扫描，扫描后的文件可保存为JPEG、PDF格式，同时配合明基的网络扫描软件Netscan，可实现网络扫描功能，满足了中小企业的办公需要。
