灵活收发邮件 实现高效办公
数字办公
作为现代商务一族，要用数字化设备武装自己，笔记本电脑、PDA、手机、移动存储设备、投影机等等都能为商务活动带来更高的效率，而各种工具软件的使用更能为商务人士带来方便。《BOSS的移动商旅》为你提供各种移动商务解决方案，以提高你的商务活动效率。如果你有这方面的经验，欢迎投稿！
在移动商务活动中，也许你会遇到一些烦心事：每天都要上网收发邮件，开机、拨号上网、打开客户端、收发邮件，步骤烦琐；收回的邮件鱼龙混杂，重要的、有用的和垃圾邮件全堆在一起，查阅十分不便；发给商务客户的、老板的或同事的重要邮件，不知道对方是否能在第一时间收到，打电话提醒可能有点唐突……
如何解决这些问题呢？方法是有的，只要简单设置一下，就可以让随身携带的笔记本成为自己的商务通！不但可以实现开机自动拨号上网、自动收发邮件、自动分捡邮件，还能够实现重要客户邮件自动回复、重要邮件手机短信提醒的功能，从而最大限度地将自己从繁忙的事务性工作中解脱出来，让自己的商务之旅更加愉悦。
1.开机自动收发邮件
商务族大多使用OutLook来收发邮件，因此我们以OutLook为例。
第1步：让OutLook随Windows的启动而启动
用鼠标单击“开始”菜单，然后将鼠标光标移动到OutLook菜单上，在按下Ctrl键的同时，用鼠标拖动OutLook，将它移动到“启动”项右侧的次级菜单项中，松开鼠标和Ctrl键，这样即可让OutLook随Windows自动启动了。
第2步：联机自动发送邮件
启动OutLook，单击“工具”→“选项”命令，打开选项窗口。单击“邮件设置”选项，选中“联机情况下，立即发送”复选框。
第3步：自动接收邮件
单击“发送/接收”按钮，在弹出的“发送/接收组”窗口中，将“安排自动发送/接收的时间间隔为”选项设置为“10分钟”，这样，每隔10分钟系统便会自动接收邮件，无须人工干预。
2.自动进行邮件分捡
作为业务繁忙的商务族，经常会收到大量的信函，那么该如何确保自己不会被淹没在“信海”中，如何快速地识别重要的邮件呢？通过建立邮件规则可以做到邮件的自动分捡，以便让重要邮件更醒目。
例如，我们需要将同事发来的信统一放入到“公司”文件夹，首先在Outlook 中新建一个名为“公司”的文件夹，然后单击“工具”→“规则和通知”→“新建规则”，打开规则向导，再单击“将主题中包含特定词语的邮件移至文件夹”（图1），接下来编辑规则说明（单击带下划线的值），单击“特定词语”。在弹出来的文本框中键入“公司”，然后单击“添加”。接下来单击“指定”链接，选择“公司”文件夹，单击“下一步”，选中“停止处理其他规则”复选框，然后单击“下一步”，在“步骤 1：指定规则的名称”下键入一个简称，例如“同事邮件规则”，单击“完成”。以后同事发来的信，只要在主题中包含“公司”字样均可被自动集中放置。
3.让重要邮件突出显示
通常上级或BOSS发来的邮件都是要首先阅读的，那么该如何第一时间从众多的信件中挑选重要邮件呢？我们可以用鲜艳的颜色来进行标记。按上述方法打开规则向导，然后单击“用颜色标志标记某人发来的邮件”，单击“下一步”。接下来，选中“通过指定账户”和“标记为重要性”复选框，单击“下一步”，然后单击“指定”链接，指定BOSS账号，单击“重要性”链接，将重要性设置为“高”，单击“带颜色标志”链接，指定红色色标，然后单击“下一步”直到完成设置即可。这样，BOSS的来信会以鲜艳的红色色标来显示，从而一眼就可以看到。
4.收发重要邮件进行提醒
移动商务族可能每天都要和客户保持邮件沟通，疯狂的垃圾邮件会导致视觉麻木，发给对方的邮件不是静静躺在收件箱中，就是因为没有第一时间收取对方的重要邮件而延误商机，这时就需要进行电话确认，本来便捷的工作因此而变得繁琐。
不过如果有了Outlook短信助手这个软件，上面遇到的尴尬就可以迎刃而解，Outlook短信助手是一个基于邮件和手机短信互通的Outlook插件，用户在下载安装该插件后，就可以完成邮件和短信的瞬间转换和互通。
下载Outlook短信助手，解压到任意目录中，首先运行Outlook短信助手安装环境检测工具，看短信助手运行的环境是否具备，Outlook短信助手需要Microsoft.Net Framework 2.0和Microsoft Office 2003 PIA的支持。检测完毕，如果环境具备，可以单击“立即安装短信助手”按钮进行短信助手的安装。
安装完毕后，运行Outlook，此时在主菜单中会出现“短信助手”菜单项以及短信助手工具栏（图2），通过这个软件我们就可以方便地进行短信与邮件的互动。在使用短信助手前，需要进行注册和短信参数的相关设置，以后收到重要邮件时自己的手机就可以收到新到邮件的提示，自己阅读后可以向对方手机发送收到邮件的确认短信，好让对方放心。当自己发送了重要邮件后还可以发送一条手机短信给对方，提醒对方注意查收，从而大大方便了商务办公。
提示：本文所提到的软件的下载地址为www.cpcw.com/bzsoft