另辟蹊径 制订高效工作计划
数字办公
在管理商务日程中，大家往往会使用Outlook，但对于一些重要任务，Outlook就显得力不从心了，这是因为Outlook管理日程的功能太简单了，不能够控制日程管理的每个细节，而使用专业的任务计划管理工具——Project，就可以控制日程管理的每个细节，而且还可以自己绘制管理计划。下面我们就来看看如何利用Project组织一个经销商年会，以及如何利用Excel设计日程规划图。
小知识：什么是Project
如同Word一样，Project也是Microsoft Office System 的集成组件，是一款专业的项目管理工具，使用Project可以规划项目、安排任务，能够非常方便地实现协同工作。由于同属Office组件，其操作界面与其他组件非常相似，因此很容易上手。
规划工作任务 我用Project
任务要求：此次年会涉及策划、选择会场、举办会议以及其他相关工作，因此需要将这个日程拆分为多个子任务，然后安排给不同的工作人员来完成。
1.启动Project，执行“文件→新建→空白项目”命令，在随后弹出的项目管理主窗口中，双击第一行，在弹出的“任务信息”设置窗口中输入此次会议日程的名称、工期、起止时间以及优先级等信息，设置完毕后，单击“确定”按钮。
2.接下来就可以在Project主窗口中看到所创建的新会议日程。由于要将此任务分解为多个子任务，采用上面的方法，分别创建这个任务的子任务，比如策划、选择会场、准备会议材料、发送邀请函、举办会议等环节，然后选定输入的这些子任务，单击右上角工具栏上的“任务”右侧的下拉按钮，从下拉列表中选择“将任务分成阶段”命令。从弹出的“组织任务”窗格中，选择 “降级选中的任务”按钮，将这些任务设置为此次会议日程的下级任务（图1）。
3.任何工作都需要一定的人员来完成，而且要耗费一定的成本，需要将某项任务分配给某一工作人员时，如将“发送邀请函”分配给张强来完成，单击“发送邀请函”子任务，然后单击“资源”按钮，选择“向任务分配人员及设备”命令，在弹出的任务窗格中，单击“分配资源”按钮，然后在弹出的“分配资源”对话框中，从“资源名称”列表框中单击“张强”，再单击“分配”按钮即可。
4.在管理任务过程中，可以随时根据任务的实际完成进度输入完成百分比、工期等，甚至可以测算任务成本，而且可以根据实际需求，通过多角度查看任务状态，比如要查看各个子任务的安排情况，只要执行“视图→任务分配状况”菜单命令，即可在主窗口中看到各个子任务由哪些人来完成。
巧用Excel设计工作日程图
任务要求：假如在2008年3月份要新进一批员工，要求拿出培训日程表来，针对这种情况，请制作出非常标准的日程规划图。
1.启动Excel，新建一个工作表，输入此次培训日程的数据，包括任务、开始日期、需要时间、完成日期等。
2.执行“插入→图表→条形图→簇状条形图”命令，插入一个图表框后，单击“选择数据”按钮，在弹出的“选择数据”对话框中，将“开始时间”、“需要时间”下面的数据设置为图例项，将“任务”内容设置为水平轴标签。
3.用鼠标右键单击插入图表的纵坐标轴，从快捷菜单中选择“设置坐标轴格式”命令，在弹出的对话框中，将“逆序类别”选项选中，然后隐藏“开始时间”系列，并调整X轴的设置大小范围，最后修改一下图表的格式，就可以制作出一个标准的培训日程管理图了（图2）。
小提示：在默认情况下，上面所制作的X坐标轴时间范围太大，不能够满足需要，而图表中的日期是以数字标注，因此修改X坐标轴的大小范围时，可以单击日程中的最小值以及最大值，如2008-3-9，然后单击工具栏中的“，”，即可查到对应的数字，如39，516.00。