在电子名片中拓展我的商务世界
数字办公
在当今的信息社会中，越来越多的商务活动需要依托网络来完成，Email、QQ、MSN已经成为非常重要的沟通工具，如何让这些工具直接共享客户资料呢？传统的名片已经不适用了。不过我们可以通过一些软件或者数字设备，轻松创建属于自己的电子名片，从而让各种通信工具、设备之间共享客户资料，为自己的商务工作提供更多的便利！
一、整理我的电子名片
大家一般都习惯于使用Outlook、Outlook Express、Foxmail等工具来管理邮件，而通过这些工具就可以非常方便地将自己或者客户的通信资料，转换为Vcard格式的电子名片。这样更便于管理和查阅。
小知识：什么是Vcard？
Vcard是一种非常流行的电子名片格式，是一种全球性的MIME（Multipurpose Internet Mail Extension的缩写，是一种多用途网际邮件扩充协议）标准，它可以通过电子邮件或者手机来交换，在其中可以添加自己或者其他人的相关信息，信息容量大，便于在网络中使用。
1.使用Outlook创建电子名片
启动Outlook2007，需要为自己或者他人制作Vcard电子名片时，必须先将资料输入到Outlook中，执行“文件→新建→联系人”命令，在弹出的“联系人”编辑框中输入客户的通信资料，包括姓名（如张琳）、地址、电话、邮件以及其他相关内容，还可以将客户照片添加其中，编辑完毕后，予以保存（图1）。
转换时，单击“联系人”对话框左上角的Office按钮，执行“另存为→导出到Vcard文件”命令，在弹出的对话框中，输入电子名片名，如“张琳”，文件格式选择“Vrard文件”即可，这样就可制作成一个名为“张琳.vcf”的电子名片，其文件后缀名为vcf（图2）。
在以后的商务活动中，需要将此电子名片文件发放给其他人时，只要拷贝到移动存储器中，或者在邮件、QQ、MSN作为文件发送即可。而且由于Vrard是一种通用的电子名片文件格式，即便是在没有安装Outlook的电脑中也同样能够打开。
小提示：为了能够更加容易查看和管理电子名片，在Outlook2007中提供了联系人的名片浏览模式，这样在查看Outlook中的联系人时，其样式就如同普通名片一样了。使用这种模式，只要在联系人浏览窗口中，从右侧的“当前视图”列表框中，选择“名片”选项即可（图3）。
2.在不同数字设备之间共享Vcard电子名片
为了实现移动办公，很多商业人士配备了掌上电脑以及智能手机等数字设备，这些设备都可以非常容易地实现联系人资料与PC进行同步，从而可以轻松地共享Vcard电子名片。
如将Outlook中的新增电子名片传输到Smartphone手机时，在PC端安装好同步软件Microsoft ActiveSync，将Smartphone手机通过数据线与PC相连接。在Microsoft ActiveSync软件主窗口中，执行“工具→选项”菜单命令，在弹出的窗口中，将“同步选项”列表框中的“联系人”选项选中，单击“确定”按钮，即可自动将PC中Outlook中的新增联系人自动复制到智能手机中（图4）。
二、妙用TM中的电子名片
Tencent Messenger（简称TM）是腾讯公司推出的一款面向办公人员的即时通信软件。TM在保持原QQ用户的数据资料、使用习惯的情况下，增加了很多商务办公的功能，如：公开名片，个人形象，行业黄页、行业查找、智能秘书等功能，很受商务人士的欢迎。
现在一些朋友喜欢通过TM来洽谈业务，而在TM中设计了一种特殊的名片，用户可以将自己的信息添加进去，这样就可以在洽谈业务过程中，让对方查看自己的名片，也可以将此名片发送给商业客户，添加到他的TM通讯录中。
在TM中创建自己的名片时，执行“文件→个人资料”命令，在弹出的“TM设置”窗口中，单击“我的名片设置”按钮，在弹出的名片编辑窗口中，输入个人信息，编辑完毕，单击“确定”按钮（图5）。
当创建名片后，在聊天窗口中，自己的名片会显示在右下角的“名片”框中，而对方如果设置并公开了名片，则会显示在右上角的“名片”框中，如果需要将对方的名片添加到自己的TM通讯录中，则可以单击“名片”选项右侧的命令按钮，从弹出的快捷菜单中，选择“保存名片到通讯录”命令即可（图6）。
除了以上的方法，我们还可以借用手机拍摄传统名片，然后通过OCR名片识别软件进行识别，做成电子名片，具体操作方法在下期我们将做具体的介绍。