封住通讯吃钱黑洞——中小企业通讯费用节省方案
主题应用
在我们连续几期为大家带来“节省系列”的连载之后，许多读者来信诉说他们在企业信息化建设中遇到的各种难题，其中关于企业通讯费用的“黑洞”尤其让这些管理者头疼。
由于企业的通讯费用不像其他生产成本那样可以看得见，也不易计算，所以很多时候人们忽略了在信息化建设中对企业通信方式的选择和合理规划，企业通讯“黑洞”在慢慢扩大。其实，如果我们仔细分析每一天企业内的各种通讯目的，不难发现造成通讯浪费主要有两个原因，一是人为的浪费即公话私用；二是对通话方式的选择不对，以及管理不当、规划不当、网络环境的利用不当。对于前者我们可以靠相关的制度进行管理和约束，对于后者则需要我们通过对技术和相关知识的运用，合理制定、选择企业通讯方案。本期“节省”文章给大家提供的便是一整套行之有效的企业通讯节省方案。
在每个单位，电话就是一个“吃钱”的机器。如果不加以控制，它便可“气吞山河”，让你承受巨大的成本压力。面对巨大的通讯“黑洞”，应该如何取舍？面对巨大的免费网络资源，我们又该如何利用？这就是我们要讨论的主题。
通讯黑洞，该如何封
王绍
江西省南昌市博伟科技技术主管。
王绍：在当今市场竞争日趋激烈的环境中，企业之间的竞争已经不单单是业务能力的竞争，更是成本控制能力的竞争，尤其在产品同质化严重，产品销售进入微利时代的今天，谁拥有了成本优势，谁就能在竞争中胜出，就能获得最大的利润。
道理很简单，但我在摸索节省成本的方法时，却总不得要领。我曾经管理过的一个单位的业务都以电话联络为主，前年年终决算时电话费就有20多万元，这对只有30多人的单位来说是一个不小的数字。我问过很多管理者，他们都遇到过同样的问题。每到月底，高昂的通讯费账单都会让企业经营者大感震惊。要知道，让通讯费用占据一年收入的10%或者更高，将是一个难以承受的巨大开支。我真的希望《电脑报》数字商务周刊的编辑能专门针对企业通讯推出一些节省方案。
转换观念，通讯费“裁军”
唐华荣
天腾企业(深圳)有限公司CTO，主要研究并从事互联网及电信增值服务，具有中国移动增值行业从业资格证。
唐华荣：企业运作必然离不开大量的电话沟通，尤其是全国性、全球性发展的企业。因此，电话费用成为企业成本管理中不可忽视的重要部分，作为公司的CTO，解决这一问题并不难，只要善于利用网络这个绝好的平台，就可以大大降低费用、开支，甚至可以为企业节省70%或更多的通讯成本。
举个极其简单的案例，对于个人用户、公司、人数较少的小型企业来说可以使用电信、铁通和网通等运营商提供的IP电话，使用简单，只要在需要拨打的号码前加拨固定的号码即可实现价格低廉的通话，这样能节省20%左右的话费。
网络电话是目前最省钱、最实惠的一种通讯工具，是主要通过互联网传输的一种语音通话技术，已经被广泛采用。它不但能够实现PC to PC的免费通话，而且可以实现PC to 普通固话、PC to 手机之间的通话。此外，网络电话不分长途、市话，而且无月租等其他额外费用，一般能为企业节约60%以上的长途话费。个人用户通过使用专门的IP网络电话机，企业用户通过专门的语音网关，不需要改变使用习惯，就可以轻松实现节省话费的目的。
对于大中型企业来说，利用语音网关搭建企业VoIP网络电话系统不失为明智的选择，在该系统的支持下，企业不仅可以实现内部的免费通话，还可以在总公司和子公司之间实现免费通话，即便子公司分布在世界各地也同样可以免费，而且拨打普通电话的资费也十分低廉。如今，VoIP取代传统固话已是大势所趋，一些发达国家VoIP的普及率已经达到90%以上，而在我国VoIP刚刚起步。
除此之外，企业可以借助电子邮件减少发送传真过多带来的浪费，也可借助QQ（TM）、MSN、Skype等即时通信工具降低通讯费用。适当使用即时通信工具不但可以大大方便企业与客户间、企业员工间的沟通，而且利用文字、语音聊天的形式可以大幅降低企业通讯费用。但是，如何控制员工聊一些与工作无关的话题又将成为企业面临的一道难题。
本报观点
从唐华荣的节省观可以看出，现在摆在我们面前的节省方案很多，这些方案对目前大部分中小企业来说，可能很“超前”，或者有人认为这些方法在实施上比较复杂，不好掌握技术。可在令人震惊的通讯清单面前，大家还是应该尝试一下我们提供的节省方案。作为企业CTO不仅应该从日常的点滴做起进行各种费用的节省，更应该把目光放长远，从技术上实现大面积节省。企业做事讲究“前瞻性”，搭建企业电话平台同样如此，只有这样才能保证自己的话费节省方案长久有效。现在各位不妨把目光转向接下来的“节省”方案部分，我们的编辑已经为你筹划好了绝对实用的“节省”方案。
方案一：引入IP电话 节省立见成效
资金投入：无 节省成效：明显 操作难度：★★
IP电话已经推行多年，目前以个人用户较多，而企业使用者比较少。主要原因在于企业领导对IP电话不了解和IP电话的使用没有传统电话方便。虽然目前IP电话还有很多不完善的地方，但通讯条件已经很成熟，完全可在中小企业推广。
所谓的IP电话就是通过Internet进行实时通讯的语音传输服务，是利用互联网作为语音数据传输介质进行语音通话的一项通信技术。IP电话的原理是将普通电话的模拟信号压缩打包，通过Internet进行传输，对方接收到后再进行解压，还原成模拟信号，对方用普通电话机等设备就可以接听。目前，IP电话的通话质量已经接近传统电话的效果，它们之间的区别见表1。
从广义上讲，IP（Internet Protocol）电话是按互联网协议规定的网络技术开发的电话业务，因此，所有的通过网络而非普通电话线路拨打的电话都可以被称为IP电话。不过，在人们的观念中提及IP电话往往是指电信、铁通、网通等电话运营商所推出的特定的基于网络的电话业务，这类业务一般以两种形式存在，一种是IP电话卡形式，分为记账卡（A类）、预付卡（B类）、储值卡（C类）三种（图1），用户购买后可以得到一个私人账号和密码，每张卡上有不同的面值，并规定了使用期限，每打完一次电话，话费将自动扣减；另一种是直接在固定电话和手机上加拨运营商指定的IP电话接入号码（前缀），然后再拨被叫号码即可，话费直接由电信局收取。
相比传统电话业务，IP电话通讯费更为低廉，但是IP电话由于要通过互联网来传送语音数据，在拨打长途电话时，有时声音略有滞后感，音质一般。IP电话相比普通电话的资费有着明显的优势，它们的资费标准见表2。
对于IP电话，用户无须添加任何设备，无须改变现有的使用习惯，可谓是最为直接最为省事也是见效最为明显的节约话费的手段。不过，这种方法的缺点也是明显的，对于企业内部的通话无法做到免费，在拨打长途电话时资费优势明显，在某些时段甚至会出现市话比长途贵的倒置现象。另外，IP电话因为要靠员工自觉，仅适合个人、公司或人数较少的小型企业。
方案二：利用网络搭金桥 建立VoIP电话系统
资金投入：少 节省成效：明显 操作难度：★★
随着网络的普及，VoIP网关语音通讯系统应运而生了！VoIP网关语音通讯系统可以让企业在不改变现有电话通讯系统的基础之上，借助于企业闲置的网络搭建起基于Internet的电话交换系统，传递高品质的语音、传真甚至是视频服务，从而实现免费的电话服务，进而大大降低企业在电话及传真方面的支出。除节省话费之外，通过VoIP还可以引申出很多增值服务，如网络办公、视频会议、公司电话网异地免费接入等等。
VoIP实现原理与优势
VoIP（Voice over Internet Protocol）是指将模拟的声音讯号经过压缩与封包之后，以数据封包的形式在IP 网络的环境中进行语音讯号的传输。那么，VoIP电话与前面我们所讲的电信、网通、铁通提供的IP电话有什么不同呢？
从架构原理上来说，VoIP电话与IP电话一样，都是借助于互联网来实现语音的传输。但是，从实现方式上来说还是有很多区别的。主要表现在如下三个方面：
一是VoIP电话与IP电话在最后一公里的硬件接入方式不同。传统的基于 PSTN 线路交换的IP电话只有中心段是在Internet上传输，而在最后一公里也就是到达各终端所在城市后即转到在PSTN上传输。而 VoIP全是基于Internet上的传输，从拨打到对方接听，根本不走传统的PSTN线路。
二是VoIP电话与IP电话在资费标准上不同。由于传统的IP 电话有一部分要走PSTN线路，在任何的使用情况下都会产生一个基本的PSTN 承载成本，因此各运营商往往会在收取IP 电话费的基础上加收一个“基本通话费”，即市话费。而VoIP仅仅是在用户已有的宽带网络基础上进行语音传输，相当于宽带的增值服务，因而成本非常低廉。
三是VoIP电话与IP电话的终端设备不同。IP电话可以直接使用现有的普通电话，而VoIP需要专门的终端接入设备，以及语音网关或专用网络电话、专用网络手机的支持，而且VoIP的平台技术会对语音进行强大的处理，VoIP 的通话质量几乎可以与普通电话媲美。
VoIP电话的核心与关键设备是 IP 网关，也称语音网关（图2）。
现如今有许多的公司提供VoIP服务，我们以在用户当中口牌较好的蝈蝈网络电话为例，来比较一下VoIP电话与普通电话的价格，见表3。
小型企业VoIP电话系统的搭建方法
大多数的小型企业，往往规模较小，在国内其他城市或国外往往也只有为数不多的子公司或办事处，有的企业总部也往往没有程控交换机。对于这样的小型企业，扩容要求不是很强烈，更为强调的是总公司与各分公司之间的免费通话，投入少、见效快，且最为方便地搭建VoIP网络电话系统的方法是使用蝈蝈网络电话的语音网关，其连接示意图如图3所示。
企业只须购买一台或数台蝈蝈语音网关，蝈蝈语音网关已经设置好了各种通讯参数，同时进行各分机号码的分配，用户无须进行任何设置，然后将语音网关与企业内部网络用普通网线相连，通过语音网关可以分出多个分机，接上普通电话，就可以实现互联互通了。另外，还可以直接购买蝈蝈网络电话机，用带RJ45水晶头的网线直接接入网络就可以使用了。无论是蝈蝈网关还是蝈蝈网络电话机都可以使用公司给定的号码，也可以自行上网申请自行绑定。
大型企业VoIP的搭建方法
对于大型企业来说，如果企业规模扩充较快，在国内或海外设有多家分公司，企业电话容量需求旺盛，每年都要支出不少的通话费用，这样的大型公司可以考虑搭建集团式的VoIP系统。这里以VA708DE网关为例，集团企业在各分支机构之间都使用VA708DE网关互联，这样集团内部可以实现免费通话。集团企业可以根据企业自身的需求确定购买网关的路数：1路、2路、4路、8路、16路、30路……，其中N路等于VAVAA通讯线路，需要N条程控交换机的空闲埠供网关使用，集团用户在全球的所有分支机构都可建立VAVAA网关，实现集团内部所有分机免费通话，还可以与其他任何VAVAA个人用户实现免费的互联互通，如图4所示。
企业可以按照实际情况布置网关，例如分别在北京总部、香港和台湾分公司布置网关，网关标准线路数为4路，如需更多路数，网关可无限叠加为8路、12路、16路等等。
VoIP系统搭建成本分析
每个行业都有自己的特点，因而在搭建VoIP电话系统时成本、方案也会有所不同。对于个人公司，仅需购买专用的VoIP电话机（如蝈蝈网络电话机、Skype手机）就可以了，每部话机就300元左右，手机1000元左右。话机直接用网线接入互联网就可以使用了，而手机购买充值后就可以使用了。对于中小企业，则需要购置语音网关，4口的语音网关500元左右，8口语音网关900元左右；语音网关接普通电话，语音网关通过普通网线接入互联网。对于大型企业，除了购买更多接口的语音网关之外，还可以通过多个语音网关加路由器的方法进行无限制的叠加。例如一个8个人的公司，装8部网络电话，成本就是一个网关900元，一个路由器（可选）200元，8部普通电话机。如果需要更多，以此类推。
方案三：从内部省钱 搭建程控交换机
资金投入：较多 节省成效：明显 操作难度：★
据统计，企业内部之间的通讯费用占企业总通讯费用的40%~60%，再去除员工打私人电话的费用，只有不到30%的通讯费用是用于对外和客户进行联络以及与子公司之间办公的，可见企业内部电话通讯费用是最大的浪费黑洞。要改善这种状况可以考虑使用程控交换机，架设企业内部电话网的方法来降低电话费用。这种方案的缺点是前期成本投入较大，优点是使用方式和传统一样，很方便。
什么是程控交换机？
程控交换机其主要任务是实现用户间通话的接续，程控交换机事先将用户的信息和交换机的控制、维护管理功能预先变成程序存储到计算机的存储器内。当交换机工作时，控制部分自动监测用户的状态变化和所拨号码，并根据要求执行程序，从而完成各种交换功能，保证电话线路的畅通。
搭建前的价值评估
企业是否需要购置数字程控交换机，购置何种型号的程控交换机，企业管理层要有一个近期和远期的评估。所谓近期评估，就是企业是否真的需要使用数字程控交换机，可否考虑利用网络即时通信工具、网络电话来缓解企业电话费用居高不下的局面，在投入与产出，在企业规模大小上做出衡量。所谓远期评估，就是随着企业的扩容，电话的使用量是否会大增，需要购置交换机的门数，相应的配套措施，保证交换机不会在10年之内被淘汰。表4列出了企业规模大小与程控交换机门数的对应关系，仅供参考。
企业数字程控交换机的搭建
程控交换机（Private Branch eXchange，简称PBX），又称程控用户交换机、电话交换机、集团电话等等，说白了就是企业内部使用的电话业务网络，系统内部分机用户分享一定数量的外线。借助于程控交换机，企业能将一条电话外线扩展成几个、几十个、上百个分机，而这些分机可以同时使用，互不干扰，通话质量不受外线距离限制，不管接入多少分机都不会对电话运营商造成影响，分机可以是电话机、传真机、计算机等任何电讯产品，如图5所示。
对于企业而言，往往没有技术支撑来自行搭建内部电话网，对此企业无需过于担心，可以借助于交换机商家的技术力量。程控交换机商家在销售程控交换机及其配套产品时，往往会帮企业搭建内部电话网的，因此，对于企业而言，更重要的是要把目光放在产品的选择上。要选择质地优良、扩充能力强的程控交换机。市面上销售的交换机的品牌主要有西门子、阿尔卡特、中兴等，用户可以视情况而选择。
集团电话分机配号方案
利用程控交换机搭建完成企业内部电话网之后，企业还要认真考虑各分公司、各车间、各部门电话号码的分配。在分机号码位数选择上，以4~5位为宜，太短随着企业的逐渐强大，可能会面临二次调整的麻烦，太长则不利于记忆和使用；在分机字头的选择上，可以根据分公司或不同部门分配不同的分机字头，例如，企业机关1XXXX、一公司2XXXX、二公司3XXXX、销售部4XXXX等等；在号码的分配上，以领导在先，同等性质的业务部门号码相邻的原则进行。
方案四：用IM丰富交流渠道 即时通讯工具起大作用
资金投入：无 节省成效：明显 操作难度：★
如今几乎是人手一台电脑。据统计，企业中特别是事业单位计算机的数量要远远高出电话机的数量。员工合理利用身边的办公电脑，借助于QQ、MSN等即时通讯工具与客户沟通、与同事交流不但可以大大提高工作的效率，而且还可以大幅节约企业通话费用，可谓是一举两得。
即时通讯工具优势对比
现在网络上即时通讯工具非常多，如QQ、MSN、lava-lava、UC、Gtalk等等，到底哪个适合企业办公需要呢？我们来比较一下拥有绝大多数用户群的QQ（TM）、MSN、Gtalk，看哪个更具优势，如表5所示。
在网络上QQ以压倒一切的优势，拥有超过7成的用户，但是QQ以年轻人、学生族甚至是无业人员为主要的用户群体，混杂各色人等，并不适合企业用户的要求，但它的企业版TM非常适合企业用户。而Gtalk的一个优势是，它能够与其它即时通讯软件服务进行连接。而MSN则更被企业和白领用户所看好，很多企业都是封杀QQ的，但是往往会在封杀QQ同时对MSN网开一面。
无论企业要求员工使用的是QQ（TM）、MSN还是Gtalk，掌握一定的技巧可以使自己的工作更为高效。
对于企业来讲，时间就是金钱。员工利用工作时间忙于公司业务之外的事情，在工作效率下降的同时，还无形中增加了企业的机会成本。那么，企业应该如何在方便企业办公与有效降低员工在上班时间利用网络干与工作无关的事情呢？
一是建章立制，从制度上约束员工的上网行为，让员工清楚不应过渡沉迷于网上聊天、网络游戏，不能在单位下载电影、音乐以免占用企业过多的带宽，影响企业网络的运转效率。
二是从网络监控上下功夫，利用网络监控软件禁止员工的下载行为，监控员工的上网行为。网络上有许多这样的监控工具提供下载，我们以聚生网管为例。聚生网管可以实现对整个企业网络P2P下载、P2P视频、网络聊天工具、网页浏览以及主机带宽流量、股票软件、网络游戏等等一切网络行为进行监控。
方案五：节流不忘开源 通过网络电话节省话费
资金投入：无 节省成效：明显 操作难度：★★★
对于企业而言，提起节省话费往往是从控制员工用电话行为方面入手，其实只是一味地堵并不能收到好的效果。节流不如开源，通过企业网络可以方便地拨打各类电话，而且资费低廉，几乎不需要任何硬件的投入，只需要一副耳麦即可，对于小型企业，个人公司来说不失为节约话费的绝好途径。
网络电话工具的选择
除了如QQ、MSN、UC类的即时通信工具之外，网络上有许多侧重于或是专门用于网络电话的工具软件。使用范围比较广，有一定的用户群的有如下几款：
1.蝈蝈免费网络电话 2.1.2570
下载地址：http://www.okguo.com/index.html
功能点评：小巧、方便，最具特色的是可以借助于其特有的话机，直接接入互联网络，用普通电话机的使用习惯使用蝈蝈网络电话。软件还可以自动应答，当对方打电话过来而自己又恰巧不在电脑前，软件会自动进行语音提示，提示现在主人不在，可以留言，接着会自动为留言进行语音录音。用户向对方播放的所有语音提示，都可以自行录音和定制（图6）。
2.TOM-Skype 3.5.4.50 简体中文正式版
下载地址：http://www.onlinedown.net/soft/35938.htm
功能点评：一款家喻户晓的网络电话软件，通话非常清晰，全球注册用户已经超过了两亿人，同时在线人数逾一千万人大关。除了大量使用即时通信和网络电话的个人用户之外，许多企业用户使用Skype的SkypeOut服务拨打传统的电话机。特别是对国外通话，可大大减低通信开支（图7）。
3.快门
下载地址：http://shutter.cdream.com/download_call.html#A1
功能点评：快门是一款专门针对在校大学生的网络通话工具，风靡各大校园，其各种免费策略吸引着在校大学生们，公司也可以推荐使用。不过，要吃这些免费大餐，需要忍受较多广告的干扰和积累在线时长换取通话时长（图8）。
4.uucall
下载地址：http://www.uucall.com/index.do
功能点评：一款非常小巧的网络电话工具，支持拨打国内任何一部普通座机电话、手机或小灵通，对于国际长途，支持部分主要国家固定电话的拨打，功能较为单一（图9）。
网络电话工具实用性比较
对于任何一款网话工具其自身是无法实现网络的通话功能的，要借助于现有的网络以及计算机技术，网话工具只不过是一款普普通通的软件而已，因此对系统资源的消耗和占用是不可避免的，如表6所示。
由表6可以看出，四款网话工具除Skype占用CPU资源过多之外，都能较好地控制软件对系统资源的占用，在内存动辄2GB，硬盘160GB以上的双核时代，这些系统资源消耗几乎可以忽略不计。
资费标准的比较
利用网络电话的目的是为企业节省可观的电话资费，那么利用网络电话之后能否为企业节省资费呢？哪款网话工具更为便宜呢？见表7。
小提示：Skype的话费计算方式与其他网话工具不同，是按费率来计算的，表中给出的就是拨打上述国家或地区时实行的费率，如：与美国通话30分钟，那么话费的计算方式为0.017元×30+0.039元，其中：0.017元是与美国的通话费率，0.039元是每次通话的接通费。
蝈蝈与Skype注册几乎都没有免费话费相送，用户要拨打普通电话，则需要购买点卡。快门是专门针对在校学生族的，在拨打国内电话时，资费要明显低于其他网话工具，并且每周都有15分钟的通话时长相送，另外还可以通过累积在线时长获取通话时长。蝈蝈在拨打国内、国际长途时，购买点卡时还会有打折优惠，资费优势明显。UUcall只具有最基本的网络电话功能，操作方便。
小技巧: 将Skype呼叫转移到其他普通电话或手机上
使用Skype作为网话工具的朋友，如果有事外出比如与客户谈判，开会，为避免错过重要的呼叫电话，可以将呼叫转移到其他有人接听的普通电话或自己的手机上。在Skype主界面上单击“工具→选项”，打开选项窗口。选中左侧功能列表中的“呼叫转移&语音邮箱”选项，在右侧设置一下需要转移到的固定电话或手机即可，这种方法需要按标准费率支付费用。
通话效果及充值方式比较
作为一款网话工具，用户最关心的是电话能否像普通电话那样易于使用，方便接打，以及音质如何，充值方式是否方便。我们分别进行了PC→PC、PC→固话、PC→手机三个方面的测试，分别拨打10个不同的号码，测试结果如表8所示。
总结：经比较，应该说几款工具都做得比较成熟，经过测试比较几乎都可以100%接通，Skype具有CD一样高品质通话音效的特性，只是在拨打国际电话时，语音会有所延迟；蝈蝈、uucall在拨打电话时语音清晰，通话流畅；快门拨打固话时偶尔会有回音。在充值方式上，基本上都普通采用了点卡/银行/支付宝/的充值方式，但是蝈蝈、uucall的充值方式则更显灵活，可以使用遍布大街小巷神州行充值卡来充值，非常的方便。特别是蝈蝈还提供了PC→手机/小灵通的短信功能颇为实用。Skype充值后的点数要在180天内用完，否则将会被冻结，难免会给企业以压力；uucall仅有最具体的通话功能，没有提供任何其他的配套功能，如文本/视聊，功能略显不足。
编后
通过我们前面的介绍可以看出，企业要降低电话费用、节省成本的方法很多，但是并不是每一种方式对任何一种企业都适用的。作为管理层人士在选择节省话费的途径时一定要从企业自身的实际应用出发，灵活加以应用。总的来说，节省话费的方法就是好的管理+先进的技术，作为管理层人士，如果你还在为企业居高不下的电话费用头痛不已，那么赶快试试上述方案吧！