2008年企业打印成本节省新主张（下）
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猪肉价格的上涨,竟然引来一个全面的涨价时代。上游材料的上涨，员工纷纷要求加薪……使企业面临严峻的成本压力。企业要发展，就必须赚取最大的利润，而实现企业利润最大化，不但要求企业努力“开源”，也要尽量“节流”，因为节省下来的都是纯利润。
上期我们为大家介绍了企业打印成本的组成和企业用户如何选择打印机以节约成本，还介绍了针对用户的耗材节约措施和技术等。这期我们来看看从耗材方面和打印设置方面来说，企业用户该如何节约打印成本？
节省，从打印耗材开始
在企业的打印成本中，打印耗材占了相当大的比例，因此降低打印耗材的使用成本，对于降低企业打印成本至关重要。不同类型的企业，在面临不同的打印任务时，该选择何种耗材产品呢？
一、打印耗材的选择
1.原装耗材打印效果好
原装打印耗材的优点不用多说，大家都很清楚，打印效果好，耗材质量稳定，故障率低，购买方便，对于打印机稳定工作，延长打印机的寿命，提高打印效果都有好处。正因为原装耗材的这些优势，使得它成为企业办公领域的主流耗材。但原装耗材昂贵的售价，使得耗材单页打印成本居高不下，导致在使用原装耗材时，企业的整体打印成本处于高位。对于打印量巨大的企业用户来说，一年下来原装耗材的使用成本往往相当于几十台甚至是上百台打印机的售价，这几乎成了一些企业用户不可承受之重。在如此重压之下，也就难怪一些企业用户对原装耗材是又爱又恨了。
综合来看，原装耗材适合经济条件宽裕、对打印技术了解不多、对打印效果要求严格或打印量较低的公司。而在购买原装耗材时，最好到耗材专卖店购买，以免买到假冒耗材。
2.通用耗材节省30%～40%
单纯说通用耗材好或者不好都是不公平的，毕竟现在国内的通用耗材品牌有300多个，天威、格之格、耐力、格力等致力于耗材事业，是拥有自己的核心专利、先进工艺和完整检测工艺的通用耗材大厂，与家庭小作坊存在着天壤之别。前者的产品有接近原装耗材的打印质量和较低的故障率，而后者的产品可能就是打印机杀手了。
总体而言，品牌大厂的通用耗材产品在近几年还是取得了不小的进步，接近原装耗材的整体品质、打印耗材成本只有原装耗材的一半左右、简单的使用方法，打印机维护成本和人力资源耗费成本以及有效打印页比例等影响打印成本的因素与原装耗材相比也没有显著提高，加上部分通用耗材厂商通过创新技术，使耗材的容量有所增加，这些都使得品牌通用耗材的综合打印成本与原装耗材相比有了较大的降幅。通用耗材适合对打印机有所认识但技术力量不足，对打印成本要求较为敏感，对打印效果要求不算苛刻的公司用户使用。企业用户在购买品牌通用耗材前，要先了解当地通用耗材的供应情况，并选择品牌通用耗材产品。
3.填充耗材节省15%～45%
自行填充耗材指的是利用市场上销售的墨水或碳粉，对使用完的墨盒或硒鼓进行填充，使它们能再次使用。由于墨水和碳粉的销售价格很低，因此自行填充的办法可将打印耗材成本降低到使用原装耗材的1/5左右。但自行填充并不是一件容易的事情，需要对打印机有比较深入的了解和一定的动手能力。还要受限于耗材原有设计、墨水或碳粉的质量、耗材产品上智能芯片的供应情况等等。这都在一定程度上影响了填充效果与打印质量，而填充不当还容易导致打印机出现堵头、甩墨、打印空白、硒鼓和定影组件损坏等情况。
这些都会导致打印机折旧和维护成本以及人力资源消耗成本的提高，在加入这些成本的消耗之后，自行填充的耗材成本优势将大大降低，同时自行填充的手工操作方式也使得它难以满足公司大打印量的需求。尤其是对于一些墨盒容量较小的喷墨打印机，这种矛盾更为明显。因此自行填充方式一般只适合耗材容量较大的机型，填充耗材仅仅适合打印量较小且对打印稿要求不高的中小企业用户使用。
4.连供系统节省60%～80%
连供系统是喷墨打印机所特有的耗材产品，由于这种供墨方式消耗的只是价格低廉的墨水，其打印成本相当低，只有原装耗材的1/10～1/20。但连供系统的争议颇大，一方面其打印成本极低，非常有诱惑力，在连续打印过程中，还可以省去更换墨盒的麻烦，这对于公司无人值守的大量连续打印是非常有利的；另一方面，其打印质量要依赖于连供系统和墨水的质量，难以取得上佳的效果，而连供系统和墨水的质量不佳或维护不当还容易引发打印断线、堵头、偏色、打印质量不稳定等问题，严重时还会导致打印机喷头甚至整机被损坏。
连供系统的这些特点使得公司用户在选用它时有三大要求：首先，公司要拥有懂打印技术有维护能力的技术人员；其次要有足够的打印量，要知道，连供系统在低打印量时，墨水容易干涸变质，从而引发故障；第三，对打印效果和打印时效要求不高。需要注意的是，不是所有的喷墨打印机都适合安装连供系统，因此，在安装连供系统之前要多考虑打印机的结构、墨水和智能芯片的来源。
5.企业节省新主张：分级打印
分析了以上四种常见的耗材产品不难发现，对于企业用户而言，没有哪一种耗材产品是十全十美的，原装耗材好但是贵，通用耗材表现不够全面，填充耗材难成主流，连供系统产品麻烦多、不稳定。其实这也是很正常的市场情况，毕竟“一分钱一分货”。公司用户在使用打印机时，除了根据自己的需求选择合适的耗材产品外，对于一些打印量较大、打印对象较为复杂的公司用户，分级打印（根据不同的打印对象，选择相应的耗材产品），以最大限度地发挥特定耗材产品的优势，是相当不错的解决方案。
如准备多台打印机以满足不同打印的需求，需要存档或对重要客户分发的材料选择原装耗材，以保证最佳的打印质量与保存需求；公司内部的正式文件采用通用耗材，这样可降低成本并有较好的打印效果以维护文件的庄重性；公司内部职工使用的个人桌面打印机使用填充耗材以降低使用成本；各种临时文件和资料草稿等不重要的材料采用连供系统以达到成本最小化的目的。这样虽然在首次采购时需要较高的成本买多台打印机，却能较好地控制耗材打印成本，对于公司的形象，有突发大量打印任务时，也能轻松地满足需求。而多台打印机更能够保证紧急任务的完成，一台或多台打印机发生故障时，剩下的打印机仍然能继续工作，避免了因打印机无法使用而影响到公司的业务和工作正常的开展。附表1是各种耗材打印成本的情况对比。
二、打印纸节约有讲究
提起打印纸的节约，不少企业的第一个反应就是采购低价纸以降低打印成本。我们当然不能完全否定这种做法，毕竟低成本是大家的追求。而对于专用喷墨打印纸、激光打印纸、照片纸等高端纸品而言，选择质量较好的低价兼容纸品，在不太影响打印质量的情况下，也能节约不少的打印成本。但同时我们应该知道，在正常的市场环境下，低价也就意味着低质量。而使用了劣质的打印纸，表面上看起来打印纸成本是降低了，但频繁的卡纸或打印机一次进多张纸等问题，既消耗人力资源，又降低了打印成功率。且劣质打印纸粗糙的表面会增加打印机内部部件的磨损，使得打印机的折旧和维护成本大大提高，这样算起来，使用劣质打印纸，企业的总体打印成本不仅不能降低，反而有可能会提高。
因此在打印纸的选择上，决不能一味追求低价，要根据打印机和打印要求的不同，选择合适的纸张。对于企业的一般打印需求来说，75g/㎡左右、表面比较光洁、有一定强度、不容易掉纸屑、不容易发脆破裂的打印纸比较适合企业用户打印的需求。在节约打印纸方面，企业用户应该做的是增加打印纸的利用率，如选择具有自动双面打印单元的打印机，在打印时，尽可能使用双面打印，这样在不增加人力资源成本的基础上，可以大幅度节省打印纸成本。而在打印过程中，选择大小与品质合适的纸张，也能较好地降低打印纸的成本，如在打印A4幅面的文稿时，不要选择A3纸张，普通打印时，不要选用高价的专用纸等等。
实例解说：各种耗材产品在打印成本上的真实表现
也许单纯的文字说明略显空洞，难以让大家体会各种耗材产品在打印成本上的真实表现，为此我们引用2007年年初所做的《寻找打印成本便宜的打印机》系列文章中的一些数据，选择比较有代表性的HP Officejet Pro K850商用喷墨打印机、HP LaserJet 1020黑白激光打印机和HP Color LaserJet 1600彩色激光打印机在满负荷状态下使用不同类型耗材时的成本表现，以便让大家更好地对比它们之间的区别。
注：附表2中数据的含义，以0.024元+0.097元为例，0.024元表示打印设备折旧费用，而0.097元则表示耗材使用成本，其他数据相同。
从附表2的数据中可以看出，各种类型打印机在使用不同耗材时的表现与我们的理论分析基本是一致的。当然，在2007年年初的打印成本讨论中，我们没有对人力资源消耗和打印纸成本进行分析，这会对企业打印成本的分析结果产生一定的影响，在加上这些成本后，相信其成本会更接近理论分析成本。这样根据我们对各种耗材特性的讨论，各种耗材产品的适用范围和打印机在使用不同耗材时的价格表现，企业用户可以据此选择适合自己的耗材产品。
需要提醒大家注意的是，在附表2中，由于不同类型打印机的打印成本是在不同条件下进行计算的。因此，这些数据只能用于打印机使用不同耗材的纵向比较，不适合进行不同类型打印机打印成本的横向比较。
根据附表2的数据，以原装耗材的单页打印成本为基础，我们可以得出使用非原装耗材时，大概可以为企业节约的百分比，当然，这里的节约幅度只包括耗材成本与机器折旧，不包括人工成本和打印纸成本，也不包括有效果打印比例，具体数据见附表3。
节省，从打印机设置开始
要想进一步节省企业的打印成本，离不开日常的正确操作。遗憾的是，这正是不少企业用户的弱项，不少企业用户在选择打印机和耗材产品时，往往会进行全面比较，在价格上务求最低。但在实际使用时，就缺乏控制了，殊不知，在打印过程中，也许只需要操作人员轻点几下鼠标，每年就能为企业节省下一大笔“银子”。
在不少企业用户看来，驱动程序只是让打印机能正常使用的一款软件而已。实际上，驱动程序的一些设置项会影响到打印成本。我们在打印时只要稍加留心，将各项设置调整到合适的参数，就能够在保证打印效果的基础上，大大降低企业的打印成本。
1.设置打印模式节约打印成本
下面我们就以惠普的主力商用打印机HP Officejet Pro K5300为例，来看看该如何设置打印机，以降低打印成本吧。要进入打印机的设置很简单，只要在打印时，选择所需要输出的打印机，再点“属性”即可进入打印机设置。
进入打印机设置项的“打印快捷方式”时（图1）可以发现，厂家已经为企业用户的日常需求提供了多种打印快捷方式，在一般情况下，我们只要根据所打印的内容和要求，选择对应的快捷方式，即可取得打印成本与效果之间的平衡。附表4就是各种打印快捷方式下的打印成本和适用的打印对象。
实际测试：也许枯燥的描述还无法让企业用户体会到在不同模式下打印效果的区别，使得他们无法根据自己的需求选择相应的打印模式，为此我们选择了“一般日常打印”与“快速/经济打印”下的文字打印效果（图2）来看看它们之间的区别。从图2中可以看出，在“一般日常打印”状态下，打印出的字迹明显更浓、更黑、字符更加清晰，而字体的精度和字体的锐度也更高一些。不过，从应用的角度上来说，“快速/经济打印”模式下的字迹也足以让人看清楚，能满足一般情况下的需求。考虑到“快速/经济打印”下的耗材成本仅有“一般日常打印”模式的一半，因此，多应用“经济/快速打印”模式进行打印，对于企业用户降低打印成本是很有效的。
2.其它设置也可节约打印成本
由于企业用户的需求各有差异，仅靠打印机厂家提供的快捷打印方式显然难以满足所有用户的需要，因此打印机还有自定义设定选项，以便用户根据自己的需求改变设定，同样这部分设定也会影响到打印成本。
●纸张尺寸：即纸盒或送纸器内所装的纸张尺寸，如设定不当，很可能造成打印页超出打印纸范围或在纸张上只打印了部分内容，造成打印纸浪费或打印稿件报废，从而提高打印成本。
●纸张类型：纸张类型的选择，会改变打印机在打印时的喷墨数量、密度等等，因此这不但会影响打印效果，还会影响打印成本，这点很容易被大家所忽视。在打印时，用户一定要根据实际情况来选择纸张的类型，以求打印效果与成本的平衡。
●打印质量：该选项对打印机的耗材成本影响很大。在不同模式下，打印设置有草稿、正常、最佳、最大dpi四个选项，其打印分辨率与喷射墨水的数量依次增加，使得耗材打印成本也依次增加。在这种情况下，我们可参照相关的提示，当打印草稿或内部非正式文件时，采用草稿模式降低打印成本，在输出正式文件和商务资料时，采用正常模式求得成本与效果的平衡，在输出关键图片和照片时，采用最佳或最大dpi模式增强打印效果。
●双面打印：启用自动双面打印功能后，当纸张的一面打印完后，依靠打印机内部的自动双面打印单元自动翻页，继续下一面的打印，以节约打印纸。当然，对于未安装双面打印单元或没有自动双面打印功能的打印机，在设置里也可能有该选项，不过此时要靠手工翻页才行。
●每张打印页数：依靠缩版打印功能在一张打印纸上实现多页打印（图3），也可以节约打印纸张。该功能多用于打印输出需要校对的初稿，需要确认的打印样张等场合。要注意的是，随着每张纸上的打印页数增多，字迹将逐步变小，甚至无法看清，因此需要根据文字大小与特性，调整每张纸的打印页数，否则表面上看起来是省了一些打印纸，但二次输出时将造成浪费。
●在打印设定的“颜色”选项里，还有一项对打印成本影响较大，但容易被企业用户忽视的选项，那就是“灰度打印”选项。其实，在企业的不少输出场合中，彩色图片用“灰度”来输出就已经足够了，在这种情况下，只需要点击一下“灰度打印”，就能节省不少耗材成本。如果对图像输出要求不高的话，还可以选择“仅黑色墨水”选项，这样在进行灰度打印时，就不需要依靠彩色墨水来合成打印灰色图像，仅靠黑色墨水的半色调控制来形成输出灰度图像，进一步降低耗材打印成本。
写到这，也许有些用户会提出，虽然这些设置能够降低打印耗材成本，但每次打印前都要进行如此多选项的设置，岂不是很麻烦，大大增加了人力资源的消耗。其实，在实际操作中，完全可以不必如此麻烦，我们只要根据企业打印的实际情况，在经过一次全面的设置后，点击图1左下角的“另存于”选项，再输入相应的名称，即可生成新的快捷打印方式，这样在以后的打印中，只需要点击相应的打印快捷方式，即可节省打印成本。
当然，不同的打印机还有其他的成本节省方式，如在HP Color Laserjet 1600的纸张设置就相当有特点，它可根据用户在打印时不同的需求，在不同的纸盒中选择适当的纸张，如封面封底打印选择较厚、质量较好的纸张，而中间页选择一般的纸张以备装订的需要，这样既可避免全文都用厚纸提高打印成本，又减少了手动换纸造成的人力资源成本的提高。
小提示：对于激打来说，虽然其打印模式较少，难以用降低分辨率的方法来降低耗材打印成本，但考虑到用户降低打印成本的需求，激打厂商还是提供了依靠降低打印浓度以节省碳粉的方式来降低打印成本，如在HP laserjet 1020中，就有“Economode节省碳粉”模式。依靠这些设置，在打印效果过得去的情况下，降低打印浓度，可节省30%左右的打印耗材成本，这对于企业打印非正式文件还是相当实用的。
当然，由于市面上打印机品牌和型号众多，其驱动程序的设置项也各不相同，设置项中的称呼也有所差异，例如有些机型的设置项将“经济/快速打印”称为“草稿”模式，将“日常打印”称为“正常”模式等等。万变不离其宗，设置原则和方法与上面介绍的大同小异。
编后：节省等于增收，企业用户节省了打印成本，就相当于增加了利润。综合来看，企业用户要节省打印成本，除了在选择打印机和耗材时要注意之外，对打印机的设置也是很必要的。其实在打印时注意一定的操作技巧，也可为企业节约打印成本，以后百通还会为大家介绍如何利用打印技巧节约打印成本。