2008年企业打印成本节省新主张（上）
主题应用
猪肉价格的上涨,竟然引来一个全面的涨价时代。上游材料的上涨，员工纷纷要求加薪……使企业面临严峻的成本压力。企业要发展，就必须赚取最大的利润，而实现企业利润最大化，不但要求企业努力“开源”，也要尽量“节流”，因为节省下来的都是纯利润。
2008年，新年新气象，为了帮助企业用户做到最大程度的“节流”，我们打造了一个“节省”系列的主题应用策划，从打印、网络和通讯等等方面入手，帮助企业用户最大程度地节省办公成本，应对全面涨价时代。
对于不少企业用户而言，大量的打印任务往往会使他们付出不菲的打印费用，每年数万元的打印费用，大大增加了企业的运营成本，甚至成为很多企业难以承受之重。本着节约就是利润的原则，合理节约打印费用，是不少企业在2008年的打算。2008年，让我们向高昂的打印成本开战，一切从节约打印成本出发。
一、打印成本的组成和节省
1.打印成本的组成
提到打印成本的节约，我们首先要从企业打印成本的组成谈起。在不少人看来，企业的打印成本仅限于打印机的耗材，如墨盒或硒鼓等。固然，这部分成本在企业的打印成本中占据了相当大的比率，却不是企业打印成本的全部。在企业打印成本的计算之中，我们还要考虑更多的其他因素，如打印纸的价格，虽然单张打印纸的价格看起来并不起眼，但对于要大批量打印的企业而言，打印纸的价格对总体打印成本的影响绝不能小视。同时，打印机的折旧和维护维修成本也是要考虑的问题，可以想象，如果购买了高端打印机，而打印任务极其有限的话，那么打印机的折旧成本对整体打印成本的影响就相当大了，甚至有可能成为打印成本的最大组成部分。
而一台工作不稳定，需要不断维修与维护的打印机，为了使它能够工作，投入的维护成本也不容小视。而打印对办公效率的影响，则是容易被很多企业用户忽视的成本因素。试想，如果打印速度太慢，影响办公人员的工作进度，或者打印机的故障无法及时排除，导致打印任务无法完成。为了使打印功能能够顺利进行，不得不额外增加维护人员，这些在人工成本急剧增加的2008年，将对企业的总体打印成本会产生多大的影响，就可想而知了。
同时我们发现，在企业办公环境中，并不是每个打印任务都是必需的：操作失当或打印机出故障造成的打印废页，企业员工打印私人资料，可通过网络共享无须打印的文档却打印出来等。这些文件的打印输出，对企业来说毫无好处，但在一些企业中，此类打印占据了相当大的比率，这样就需要企业多付出不菲的打印费用，因此减少无用文件的打印数量，提高有效打印页的比率对于降低打印成本也是很关键的。
当然，在企业办公打印中，还有一些因素对打印成本也会产生影响，如打印机的耗电、打印效果对公司形象的影响、打印任务能否及时完成对公司经营的影响等等。这些因素对总体的打印成本影响较小，且具有不确定性，因此在这里我们不进行重点讨论，只是要提醒企业用户注意的是，稳定对于企业用户来说是相当重要的，节约打印成本虽然重要，但决不能影响到企业打印工作的正常进行。
小提示：基于以上的分析，我们可以得到企业打印成本的基本组成部分：耗材打印成本，打印纸成本，打印机折旧，人力资源成本，这四点就是影响企业打印成本的主要因素。企业单页打印成本≈[耗材单页打印成本＋打印纸单页价格＋（打印机价格＋维护成本）/打印机总打印页数＋单页人力资源消耗成本]/有效打印页比率。
2.降低企业打印成本的方法
知道了企业打印成本的组成部分，我们就可以有的放矢，针对打印成本的不同组成部分，制定降低企业打印成本的方案。
要降低耗材的单页打印成本，除了在购买时要注意耗材的可打印页数之外，还可通过使用不同类型的耗材，以降低耗材的采购成本，也可改变打印设定，使用省墨设置或软件，充分使用耗材中的残粉或残墨，增加打印页数，以降低耗材单页打印成本。
对于降低打印纸成本，可通过双面打印、缩版打印等方式来降低打印纸的消耗量。而在降低打印机折旧和维护成本以及降低单页人力资源消耗成本上，打印机的选购可以说是重中之重了。在打印机选购过程中，要从打印的性能、速度等等来选择合适的机型。如果选择了性能不足的打印机的话，将会大大增加打印过程中消耗的人力资源，反之，如一味选择高端机型，机器的高售价和相对较低的打印页数，则会使机器的折旧成本和维护成本大大增加。
而在提高有效打印页比率方面，企业的管理、操作人员的素质，以及企业的信息共享进程等是主要因素，只有在企业管理中注重了这些方面，才能增加有效打印页的比率。
二、选对打印机也能节省
要想节约打印成本，在购买打印机时就要对打印机的类型严格把关，只有正确选择合适的机型，才能在满足打印需求的基础上，降低企业的打印成本。从现有的市场来看，喷墨打印机、黑白激光打印机和彩色激光打印机无疑是市面上销售的三大主要产品，也是企业办公打印的主力机型。因此，我们重点讨论这三种机型的选择，至于针式打印机、热升华打印机、喷蜡打印机等，由于社会拥有量少，企业用户使用较少等原因，在这里就不多讨论了。
如果放在以前，企业用户选购打印机也许没有太多的选择，毕竟在不远的过去，喷打的低性能和高成本、彩色激打的高价使得大多数企业用户只能投身于黑白激打的怀抱。但随着商用喷打的崛起和彩色激打的降价，企业用户有了更多的选择，同时也使得不少企业用户在选择哪类打印机时产生了迷茫。因此，对企业打印需求的掌握和对不同类型打印机特性的了解，就成为选择机型的关键。
1.商用喷打
对于新兴的商用喷打，其最大的特点就是能够用较低的价格实现企业用户的彩色打印需求，由于打印机和墨盒结构的改进，商用喷打除了在打印速度和负荷上已经能够满足部分企业的需求之外，其耗材使用成本比以往的喷墨打印机的已有了较大幅度的降低，有的商用喷打的耗材使用成本甚至接近低端黑白激打的耗材使用成本。而在打印纸成本上，由于不少商用喷打并没有配置双面打印单元，这样打印纸就只能单面打印，无疑增加了打印纸的消耗量。
再加上喷打的特性使得它在高速高质量打印过程中容易透墨与掉墨，在某些特定场合，为保证打印效果，还需要使用价格较高的专用喷墨打印纸或照片纸进行打印，这在一定程度上使得使用商用喷打时难以降低打印纸的成本。在折旧成本方面，商用喷打虽然比家用喷打有所改进，其售价也较低，但较容易堵塞的喷嘴、寿命有限的喷头、移动过程中较容易出现故障的字车和滑轨组件，都使得商用喷打后期的维护成本显得比较高。由于商用喷打的月打印负荷量比激打会低一些，这样商用喷打的单页折旧成本就会显得比较高一些。商用喷打的这些特点，使得它适合于需要彩色打印、打印量不特别大的中小企业使用。
2.黑白激打
而作为企业打印的传统选择——黑白激打，其特点也很突出，快捷的打印速度、稳定的工作特性、较大的打印负荷和较低的打印成本，使它在相当长的时间内都是办公用户最佳的选择。从耗材使用成本上来看，黑白激打维持在一个较低的水平上，特别是中高端黑白激打产品，其耗材打印成本一般只有入门级黑白激打的一半左右。在打印纸成本上，不少中高端黑白激打都配备了自动双面打印单元，这样就可以为用户节约不少的打印纸。
同时，黑白激打的工作特性使得它的打印效果对纸张的依赖性较小，这样，即便需要较好的打印效果，也无须使用较为昂贵的专用打印纸，可以节约不少的纸张成本。而在打印机折旧成本和人力资源消耗上，黑白激打较低的故障率、稳定的性能、较长的部件寿命、较大的月打印负荷，使得在打印量与打印负荷相匹配的情况下，这部分的成本并不高。由于黑白激打经过长期的发展，其产品线比较长，中高端产品与入门级产品在各项成本上均有较为明显的差异，因此企业用户在选择时，认清自己的打印需求，尤其是各工作岗位在打印总量与打印速度上的需求，并据此选购合适的打印机，才能寻求各部分打印成本的平衡，从而实现打印总成本的最低化。
当然，黑白激打最大的劣势在于它对彩色打印无能为力，这使得它难以满足彩色输出需求日益增加的企业用户，因此黑白激打比较适合以打印黑白文稿为主的企业用户，如普通文件打印、财务报表等办公场合。而不同档次的黑白激打可以满足不同规模的、不同打印量和打印需求的企业用户使用。
3.彩色激打
彩色激打在总体表现上与黑白激打相似，现在的彩色激打在黑色打印成本上的表现还是不错的，与同档次的黑白激打基本相近。但彩色激打在彩色耗材使用成本方面仍然不尽如人意，其彩色耗材使用成本与商用喷打的耗材使用成本相近甚至更高。而在人力资源消耗成本上，彩色激打的表现与同档次的黑白激打类似，当然，彩色激打的售价高于黑白激打，这使得它在折旧成本上会略高于黑白激打。相对于商用喷打而言，彩色激打的售价更高一些，耗材使用成本基本相似，这样在打印彩色图文时，只要有合适的打印量配合，凭借其较低的打印纸成本和人工成本，其后期使用成本仍然会低于商用喷打。
对于彩色激打的适用场合，分析起来相对比较困难，因为不同型号的彩色激打的售价差别太大，从千余元到数万元，其市场定位也有巨大差异。因此我们有必要将彩色激打的适用场合分为两类：一类是以售价取胜的低端机型，这些彩色激打针对的主要是以黑色打印为主、彩色打印占一定比率的中小企业用户；另一类则是以性能为主导的中高端机型，主要针对的是彩色打印量较大的大中型企业用户。附表是不同类型打印机的打印成本组成对比。
三、打印机节省方式解读
虽然我们已经了解了各种类型打印机的特点，但即使是同一类型的打印机，不同品牌和型号的机器，采用的打印节省技术还是有差异的。这就导致了它们在打印成本上也有所差异，打印机厂商为了满足企业用户对低成本打印的需求，在推出商用打印机上通常采用了一些措施，以降低打印成本。
1.增加耗材容量
增加墨盒内墨水容量，增加硒鼓内的碳粉容量，这是不少打印机厂商为降低打印机的耗材成本采用的最常见的一种措施。Epson在原装墨盒的型号后加上字母H，以表示这是大容量墨盒，如Epson为配合C110的推出搭配了T0731H墨盒，其墨水容量比原有的T0731墨盒有了50％左右的提高。而惠普则通过改变墨盒包装上的颜色来区分大容量墨盒，其绿色包装的超值墨盒，墨水容量甚至可能是正常墨盒的墨水容量的3倍。而惠普的大容量硒鼓系列，一般在型号标志的后缀上添加了“X”，以表示和普通容量硒鼓的区别，这些大容量硒鼓内的碳粉，也比普通容量硒鼓内的碳粉增加了50%左右。
应该说，打印机厂商推出这些大容量墨盒/硒鼓产品，对于企业用户降低打印成本是很有好处的。采用这些大容量墨盒/硒鼓后，单页耗材成本会比采用普通墨盒/硒鼓的单页耗材产品低不少。但我们也发现，由于大容量耗材产品的售价比正常耗材产品略高一些，因此不少对耗材认识不足、无法正确阅读耗材标志含义的企业用户往往不会选购此类耗材。因此在这里有必要提醒这些用户，使用大容量耗材产品，能得到更低的单页耗材打印成本，因此企业用户应尽可能优先选择这些大容量耗材产品。同时我们还发现，一些打印机厂家也会为打印量较低的用户推出小容量耗材产品，一般会在这些产品后缀上添加L标志，这些产品由于价格较低得到了一些企业用户的青睐，其实这种小容量耗材产品虽然价格较低，但由于可打印页数较少，其单页耗材打印成本会明显高于使用其他容量的耗材产品，这样就会提高企业用户的打印成本，因此要尽可能避免选购这种小容量耗材产品。
2.新功能和新技术节省耗材
另外，不少打印机厂商为降低打印时的耗材消耗，减少打印机进行自身维护时消耗的耗材，也下了不少功夫，如大多数打印机厂商都在打印驱动中设置了“省墨模式”，通过降低打印浓度来节约耗材成本，而一些打印机更是将省墨键直接设置在打印机上，通过软硬件结合的方式来提升耗材节省的效果。虽然这些省墨设置会降低文件的打印浓度，并在一定程度上影响打印效果，却能节省40%左右的耗材成本，因此对于某些非正式文件如内部资料的打印来说，还是非常实用的。
同时，打印机进行自身维护时常常也要消耗一些耗材，如喷打为了避免喷头堵塞而自动进行的喷头清洗动作，就会使昂贵的墨水“白白消耗”，提高企业的打印成本，针对这种现象，厂家也采用了一些技术进行改进，如HP的SPT打印引擎，利用墨水循环系统减少了墨水与空气的接触，也就减少了墨水干涸堵塞喷头的几率，这样就大大减少了喷头清洗时耗费的墨水，提高了墨水的使用率。因此在企业用户选购打印机时，要尽可能购买这些采用了省墨技术的产品，这样在不提高使用难度的情况下，能较好地降低打印成本。
3.减少耗材的残留
而打印机的“残墨”和“残粉”现象，对企业打印成本也有不小的影响，如果能够充分利用这部分墨水或碳粉，不仅可以降低打印成本，还能减少耗材产品对环境的污染。为此不少厂家对耗材结构进行改进，如在喷墨打印机中采用了无海绵墨盒和微压阀，以提高墨水利用率，减少残墨。而在激打方面，则改进碳粉的配方，以降低废粉的比率，提高转印效率，以增加碳粉的利用率，或者采用更为精确的物理检测方式来判断耗材的剩余数量，这些都能降低耗材的残留量。可以说，选择这样的耗材产品，可以取得企业、社会的双赢，还是相当值得关注的。