1+1＞2——不同规模企业一体机采购
外设专区
对于任何一名企业经营者或管理者来说，选购最适合自己企业的办公产品至关重要。因为这一方面关系到如何提高员工工作效率，另一方面又要考虑如何最大程度降低采购成本。其实归根到底，就是考虑如何通过办公设备为自己的企业获取最大的利润。而多功能一体机因功能全面，能够满足企业用户的大部分办公需求，且价格也比单功能打印机高不了多少，因而成为很多企业用户进行办公采购的首选。
但有些企业用户在选购一体机时，要么单纯追求功能全面、性能强劲，造成资源浪费，要么盲目注重价格低廉，不能满足办公需求。其实这些都非明智之举，要知道，不同成长阶段的企业对一体机的需求是不同的。如规模较小的企业更注重成本，因此一体机的初期采购成本和后期使用成本要低,而规模较大的企业用户则更关注产品的功能、性能等，要求一体机的工作负荷要高，能够连续长时间地稳定工作。如果把适合小型企业使用的一体机产品给大型企业用户使用，估计过不了多久，这台一体机就会“过劳死”。
创业伊始的SOHO一族
小张是一名刚毕业的大学生，毕业后找工作不太顺利，在家做起了“啃老族”。现在在朋友的启发下，准备利用自己的特长，在家做SOHO一族。那么一款什么样的一体机最适合像小张这样的SOHO一族呢？让我们来看看小张对这台一体机有什么特别的要求吧。
“首先，从价格上来说，既然刚刚开始创业，经济条件不会太好，所以采购价格不能太高。但我购买这台一体机是用来工作进而挣钱养家糊口的，因此它的质量应该有所保证。而我对一体机又不太熟悉，所以最好是选一款大厂出品，并且市场口碑不错的产品。其次，SOHO一族大多从事的是创造性的艺术活动，如设计等，经常需要输出彩色文档。因此，一款打印效果不错的喷墨一体机应该更适合我。第三，现在很多一体机都有传真功能，但对我来说，有更方便的网络供我联系客户，所以传真功能对我用处不大。”小张介绍道。
听完即将成为SOHO一族的小张对一体机的要求后，阿乐推荐他选用惠普F388（图1）。首先，这款F388出自惠普之手，并且上市时间较长，质量比较稳定，用户反映均不错。比较适合那些对一体机不熟悉的客户使用。另外，这款产品的价格也不高，只有450元，不会超出小张的采购预算。而它的性能却不俗，如打印速度可达到黑白打印20ppm，彩色打印14ppm（页/分钟），超过同价位的其它机型不少。前面提到，小张希望能选购一款打印效果出色的一体机，而惠普 F388支持1200×4800dpi的打印分辨率，标配四色打印，可升级至六色打印，升级后打印效果很不错，不会让小张失望。而市场上其它同价位机型则只支持四色打印，并且不能升级。F388其它方面的性能也不错，如它的复印速度与打印速度相同，扫描一张6英寸照片耗时不足48秒。综合来看，这款惠普F388非常适合像小张这样的SOHO一族选用。
小提示：SOHO一族对一体机的需求
1.初始采购价格便宜
2.选择质量有保证的品牌产品
3.彩色文档输出效果不错
4.不需要传真功能
茁壮成长的小型企业
经过几年的打拼，刘先生的小公司正处于快速发展的阶段，公司原本有一台喷墨一体机，但已经不能满足员工们日益增强的使用需求，严重影响了公司的办公效率。刘先生决定重新购买一台一体机，但无法确定该购买哪一款，让我们来听听他有什么想法。
经过一番思考，张先生说：“公司原本有一台喷墨一体机，用得也不错。但现在员工们经常反映说，这台机器的打印速度慢，浪费时间。而且这台机器很容易出故障，出了问题谁也解决不了，厚厚的说明书谁也看不懂，只好打电话找厂商的售后人员来解决，浪费时间不说，关键是会耽误和客户谈判的机会。另外，现在事业做大了，工作量也多了，所以想选一台支持高负荷工作量的一体机，其它方面就没有太特殊的要求了。”
看来张先生希望能选购一台打印速度快、使用及维护简单、月打印负荷较高的一体机。这里百通为他推荐参考价格在1300元左右的三星SCX-4200黑白激光一体机（图2）。
小提示：小型企业对一体机的要求
1.工作速度较快
2.月打印负荷较高
3.使用和维护简单
这款三星SCX-4200可以很好地满足张先生的三个要求。首先，它的打印速度为每分钟18页，稍高于该价位黑白激光一体机的主流速度。而且这款三星SCX-4200的首页输出速度比较理想，只有11秒，特别适合每次打印量不高，但打印次数较多的企业用户使用，可以有效减少每次打印操作的等待时间,而张先生的员工则大多工作于这种情况下。其次，这款SCX-4200使用简单，而且后期的耗材打印成本也不高，如员工可以通过按键方便地打开省墨功能，可以在不影响打印品质的情况下，最多节约40%的耗材用量，最大限度地降低使用成本，这对于快速成长的小型企业来说至关重要。另外，黑白激光一体机卡纸、缺粉、硒鼓安装不到位等问题时有发生，而这款SCX-4200的随机软件则可以在这些故障发生后，自动提醒用户，并有一段动画指导用户自己操作解决故障，员工再也不会为这些小麻烦等候售后人员来处理了。第三，这款三星SCX-4200支持的最高月打印负荷为10000页，对于张先生的小型企业来说，足够使用了。
除了这些原因外，还有几点也是阿乐将三星SCX-4200推荐给张先生的理由。首先，张先生公司所在写字楼租金昂贵，办公空间相对比较紧张，而这款三星SCX-4200体积较小，只有415mm×360mm×235mm，比较适合这种情况下使用。其次，张先生目前的员工数量较少，对网络办公的需求不是很高，但他的事业发展很快，而这款SCX-4200可以选配网络功能，张先生可以等以后公司发展了，员工数量多了，再加装网络功能。这样既能降低目前的采购成本，又能考虑公司壮大后的办公需要，两全其美。第三，这款SCX-4200的很多性能均不错，如复印速度与打印速度相同，为每分钟18页，支持一次性将支票、出货单等小型证件的两面复印在同一张纸上，节约输出成本。同时这款机型体积虽然小，却提供了一个250页的进纸盒，一次加纸，即可满足员工较长时间的打印、复印用纸需求。
小型企业同样有彩色文档输出的需要，张先生可以将原有的喷墨一体机修理后，与新购置的三星SCX-4200搭配使用，各司其职，物尽其用。
大展鸿图的大中型企业
李先生在一家两百人左右的公司任采购主管，随着员工数量的增多，最近发生了一件不太愉快的事情。公司一份文档被某位员工无意中当作传真发送了出去，虽然没有给公司造成损失，但李先生从中看出了办公设备使用上的漏洞。因此，李先生决定为公司新增一台一体机来避免出现这种问题。
提到对新一体机的办公需求，李先生说：“首先，这台一体机一定要有安全管理能力，前面也提到了，之所以选购这台一体机，主要目的就是为了防止再出现重要文档泄露的事情。另外，既然是新购的一体机，也希望它在性能方面比原有产品强，否则就失去了购买它的实际意义。”
虽然李先生对新一体机的需求比较简单，但就安全管理这一项来说，能够达到该要求的产品并不多，经过一番对比，阿乐将联想M7750N推荐给李先生（图3）。
小提示：大中型企业对一体机的要求
1.安全性能高
2.月打印负荷高
3.打印输出速度快
4.扩展功能强
5.网络功能强
之所以将这款价格为5000元的高端黑白激光一体机推荐给李先生，主要是由于它具有李先生急需的安全管理功能。简单地说，这款M7750N支持微软的最新操作系统Windows Vista，管理员可以在控制面板中创建最多25名用户，然后为这些用户指定不同的权限。如用户A只具有打印功能，不能使用其它功能如传真等,然后为该用户指定登录密码，只有输入正确的密码后，才能正常使用指定的功能，这样一来，不仅管理方便，而且也杜绝了将敏感文档通过传真等方式泄露的可能性，而这项功能目前在其他厂商的同价位机型中尚末出现。
而在性能方面，这款M7750N也比较理想。如打印方面，它标配双面打印单元，打印标书时不仅方便，而且免除了手动翻页造成错误的可能。M7750N的打印速度为每分钟30页，标配32MB内存，并支持扩展至544MB。它支持的月工作负荷为20000页，完全能够满足大中型企业的需求。同时，大中型企业员工数量较多，对网络办公有一定需求，这款M7750N标配了网络功能，方便员工使用。其它方面，这款机型也不错，复印速度与打印速度相同，可支持50页的自动复印，发送一页传真耗时不足5秒，并采用了CCD扫描元件，能够扫描书本甚至实物等。
外设采购员技巧簿
在实际采购一体机时，有一些具体的小技巧要注意，下面就购买黑白激光一体机、彩色激光一体机时要注意的一些事项提醒大家！
黑白激光一体机选购小技巧
在实际选购低端黑白激光一体机时，有几个方面要特别注意：首先要看它的打印功能，特别是打印速度，不建议选择那些低于15ppm的产品。其次要看首页输出速度，就是一体机在接到打印命令至第一页输出所需的时间，一般最好在10秒左右。至于打印分辨率，因为黑白激光一体机主要是用来进行文档打印，打印分辨率并不太重要，不必太过于关注。另外，商务用户的打印量一般较大，因此要优先考虑购买那些进纸盒容量较大的机器，一般要求进纸盒容量在200页以上。第三，低端黑白一体机大多采用了鼓粉一体式的耗材设计，打印成本相差不会太大，不建议将它作为选购的主要依据。
高端黑白激光一体机选购技巧
在选购如联想M7750N这样的高端黑白激光一体机时，主要是看它的性能是否足够强劲，是否能够满足大中型企业用户的需要。如月打印负荷要高，最起码要在20000页以上，打印速度要比较理想，至少在每分钟25页以上。此外机器的配置一定要高，如内存容量要高，或者支持内存扩展。在接口方面，适合大中型企业用户的一体机必须具有网络功能，同时最好标配有自动双面打印单元，不仅节省后期打印成本，更重要的是减少了手动翻页可能带来的失误。