办公室打印机高效管理手册
Office办公应用特辑
打印机是现代办公系统中不可或缺的一个重要设备，一些现代高级办公室，对打印机的管理程序是非常严密的。人工管理打印机不仅工作量大，往往也不能做到滴水不漏，稍有不慎，打印机就会偷偷地将机密数据送出办公室的大门，或是在管理者稍不注意时，就造成了对打印纸、墨粉等耗材的浪费。PrintUsage是一款专业的打印机监控工具，有了它，办公室里的打印机就不用你过多操心，它会自动按照你的指示将打印机管理得有条不紊。不该浪费的，绝对不让浪费，不该泄密的绝对保证安全。
一、了解打印机监控工具PrintUsage
上面提到了PrintUsage这款软件，那么它到底有哪些功能呢？总结下来，下面几点是其最亮的功能点：
降低日常打印总成本30-50%；杜绝打印泄密事件，保障信息安全；打印成本精确核算，科学合理分摊各利润中的成本；优化打印资源管理，提高打印设备利用率，减少打印资源浪费；打印资料存储备份，需要时可重新调出再用；员工跳槽预警。
首先来看如何将PrintUsage安装到电脑中。
①如果负责连接打印机的系统中还没有安装IIS，请先安装，因为PrintUsage运行时需要IIS的支持。准备好系统安装光盘，然后从控制面板中双击“添加或删除程序”图标，在打开的窗口中点击“添加/删除Windows组件”，在打开的列表中选中“Internet信息服务（IIS）”，如图1所示，然后按照安装向导一步一步将IIS安装到系统中。
②从http://www.printusage.com/download.php将PrintUsage软件下载到打印控制服务器的本地硬盘，双击安装程序启动安装向导，依照向导文字提示进行安装即可。
③安装成功后，还需要进行初始化设置。前面是安装数据库，直接选择Access 2000即可。接下来则是设置监控模式，如图2所示。
默认情况下是模拟现金分配的模式，例如每个用户每个月分配100元，然后按照每打印一页定价0.1元来计算，当把这100元打印完后就自动被禁止使用打印机来打印了。按照这个思路，结合实际情况，在图2所示的窗口中设置配额、打印页面定价等，特别要注意“配额周期类型”的设定，例如设定为月配额，这样每个月都会自动为每个用户添加上面设定的配额。设置完毕后点击“下一步”按钮。
④进行配额设定后，接下来还需要设置站点虚拟目录，按照默认设置即可，再次点击“下一步”按钮，这时需要设置管理员账号及密码，按照要求完成设置后即可完成PrintUsage的安装了。
二、设置打印配额
使用PrintUsage进行管理，可以严格控制打印纸张的浪费，不过，之前需要根据实际情况对系统进行设置。通过对打印配额设置，达到按需分配以杜绝浪费的目的。
1.添加与设置打印机
虽然PrintUsage被安装在打印服务器中，但是它并不能自动将系统中的打印机添加进来，需要用户手工添加指定的打印机。
在打印服务器中运行PrintUsage监控服务程序，之后从程序组中启动“WEB管理站点”程序，将会在浏览器中打开http://localhost/PrintUsage/页面，这个页面就是用来对PrintUsage进行各种配置的设置页面。如果管理员不在打印服务器旁边，还可以通过因特网在任意一台可上网的电脑中对PrintUsage进行控制，从而达到控制打印机的目的。登录之后（默认用户名为admin，先前如果没有设置密码，密码则为空）选择“服务器组”，在展开的列表中点击“所有打印机”项，在右侧页面中点击“添加”按钮，将会打开打印机添加向导，按照向导即可将连接到打印服务器的打印机一一添加到打印机列表中去，如图3所示。
2.设置打印机监控内容
打印机添加到打印机列表后，还要按需对其进行设置。直接在“打印机名”列表中点击要设置的打印机，在打开的页面中选择“一般信息”选项卡，在此可以设置打印内容保存方案（建议选择“图片加重印存档”）。在“文档类型”选项卡中则可以控制打印的文档类型，譬如办公室所有的文档都是文字内容，而那些经常打印图片的都属于资源浪费，这时就可以设置禁止打印机对图片文件的打印。点击“添加”链接，在打开的类型窗口中选中文档文件类型，这样就可以取消对图片打印的支持了，如图4所示。
同时还可以单独为某个打印机设置配额、打印文档大小控制（这一点可以有效地防止诸如网络小说的打印等操作。而在“计费”选项卡中还可以对某台打印机进行计费设置。如果希望对所有的打印机按照同一个设置进行监控，保持其默认“继承服务器设置”选项被选中即可。
提示：系统默认提供了上述几种可打印的文档格式，如果实际使用过程中不够，还可以通过点击左侧导航栏中的“设置/文档类型”，然后在右侧页面中添加新的文档格式。
三、用户组及用户设定
为了配合打印监控，我们还需要设置用户和用户组，使用组将同一类用户放到一个组中给以后的管理将会带来诸多的方便。点击左侧导航栏中的“用户组”，再点击右侧页面中的“添加”链接，添加一个新组。譬如，某个部门的员工全部进行文字编辑工作，平时打印时只需要打印文字内容，这时就可以将这个部门所有的员工添加到同一个组中，然后再对该组进行文档类型控制设定，让该组中的所有用户只能打印文字文档。
设置方法很简单：添加好组后，点击“用户组”链接，然后在右侧页面中点击相应的分组即可进行设置，包括打印机分配、打印时间配置（可以设置指定的时间段内可打印）、用户配额等，如图5所示。
用户组建立后，接下来就是添加用户了。点击“用户组/所有用户”，在右侧页面中点击“添加”链接即可添加新用户。添加用户时请注意将该用户添加到指定的组中，这样，就可以让这些用户采用该组的策略设置。
四、用户登录打印
上面为每台打印机设置了配额、工作时间等，并为每个用户组设定了配额、打印文件类型、打印时间等参数。接下来，还需要让每位使用打印机的用户安装PrintUsage客户端程序。直接登录到打印服务器管理页面（打印服务器本地访问地址是：http://localhost/PrintUsage/，其他电脑访问时，只要将其中的localhost更换为打印服务器的IP地址即可），打开页面后直接点击“客户端下载”，下载完成后运行。当你试图启用服务器中的打印机（非本地打印机）时，程序会自动弹出一个登录窗口，这时需使用在PrintUsage服务器中的账号及密码登录系统，否则无法打印，如图6所示。
登录后就可以按照PrintUsage服务器中的各种配额、时间、打印文档类型等配置来安排打印操作，如果当前打印文档不被PrintUsage中的设置所认可，将自动取消打印，如果该用户的打印配额被用完，同样也不能使用打印机进行打印。
五、察看打印报表
被PrintUsage管理的打印机，所有的打印详细信息一目了然，还可以直接使用浏览器在任意一台电脑中查看与管理，非常方便。
登录PrintUsage管理页面，点击左侧导航栏中的“报表”链接，在打开的页面中将会看到各种分析数据的查看入口，如图7所示。
譬如现在想看看各种文件类型的打印情况，则可以选择“文档类型打印统计”链接，进入后就可以清晰地查看打印的文档类型比例数据了，如图8所示。
在上面的报表中可以清晰地查看到年、季、月、周的打印数据分析，可以轻松地掌握公司内的打印机使用详细情况，对于以后的打印预算及开支提供了精确的参照数据。
六、监控打印内容
员工对本职位不满足，想跳槽是件很平凡的事情，但作为人力主管部门，如果能够提前知道某个员工即将跳槽，事先做出一些准备工作，可以避免带来较大的损失。而要想知道员工跳槽的动机，则可以通过查看对方打印的求职简历来实现。在PrintUsage管理页面中直接点击导航栏中的“日志/打印日志”，在右侧页面的打印记录列表中点击目标打开文档，再点击目标文件名链接，在打开的页面中即可查看到打印的内容，如图9所示。
如果你所在的公司、单位是一个大型的群体办公团队，有了PrintUsage这样的打印监控保姆，就不用再担心哪个员工偷偷地使用打印机自制“网络小说”，也不用担心哪位员工会将公司机密信息偷偷地打印出来带出公司。