Office个性化界面设置详解
Office办公应用特辑
一、Office 2003菜单改造
在Office 2007推出之前，以Office 2003为代表的传统界面已经使用了十余年。由于用户的使用习惯和要求不同，整齐划一的界面很难适合每个人的需要。以Word 2003菜单为例：“文件”菜单没有“全部保存”命令，编辑的多个文档只能逐一保存。单位局域网没有Windows SharePoint Services站点，“工具”菜单中的“共享工作区”命令派不上用场等。下面以Word 2003为例，介绍Office 2003菜单的改造方法。
1.菜单命令我安排
Word 2003允许用户增加、移动或删除菜单命令：单击“工具”菜单中的“自定义”命令，打开“自定义”对话框，单击“命令”选项卡中的“重排命令”按钮，就可以在如图1所示对话框中改造菜单或工具栏了。
以在“文件”菜单中增加“全部保存”命令为例：首先点选图1中的“菜单栏”，然后在右边的下拉菜单中选择“文件”。接着单击“添加”按钮打开对话框，选中“类别”下的“文件”，在右边的“命令”下找到“全部保存”并选中它，最后单击“确定”按钮，就可以在“文件”菜单中看到“全部保存”命令了。
为了加快操作速度，还可以把“保存”、“另存为”等命令移动到“文件”菜单顶部。方法是打开如图1所示对话框，选中菜单中的“保存”或“另存为”命令，然后单击“上移”按钮即可。不常用的菜单命令可以按相同方法“下移”。
对于暂时用不上的“共享工作区”等命令，只要打开图1对话框中“菜单栏”后面的下拉列表选择“工具”，就可以看到同名菜单中的所有命令。选中“共享工作区”单击“删除”按钮，就可以将该命令从“工具”菜单中去掉。以后一旦需要，再按上面介绍的方法“添加”即可。
提示：除了Word 2003以外，Excel 2003和PowerPoint 2003等Office 2003组件的菜单均可按上述方法增加、移动或删除命令。如果修改之后需要恢复默认的菜单命令，打开如图1所示对话框，单击“重新设置”按钮就可以了。
2.为菜单命令添加图标
也许是为了节约资源，Office 2003组件的菜单有“厚此薄彼”现象。例如Word 2003 “文件”菜单中的“保存”命令有图标，而“另存为”命令却没有图标。其实，要给这些命令添加图标很容易，以给“另存为”命令添加图标为例：按上面介绍的方法打开如图1所示对话框，选中需要添加图标的菜单命令“另存为”，单击对话框中的“更改所选内容”打开如图2所示菜单，在“更改按钮图像”子菜单中选择喜欢的图标就可以了。
以后，只需在如图1所示对话框里选中菜单命令，再选择如图2所示菜单中的“复位按钮图像”，就可以恢复命令原来使用的图标了。
3.添加“文件”菜单
文秘或编辑等用户的某些文档需要经常打开，而“文件”菜单“先进先出”不能保留它们，在电脑中寻找又浪费时间，这类用户可以给Word 2003添置一个“工作”菜单：
单击“工具”菜单下的“自定义”命令，打开如图1所示对话框，选中“命令”选项卡“类别”下的“内置菜单”，再把“命令”下的“工作”拖至菜单栏，Word 2003就多了一个“工作”菜单。
接着就可以把经常使用的文档名称放入“工作”菜单：打开需要放入“工作”菜单的文档，单击“工作”菜单下的“添至‘工作’菜单”命令即可。之后只要运行Word 2003打开“工作”菜单，单击文件名称就可以将其打开了。
已经放入“工作”菜单的文档名称可以用以下方法删除：同时按“Ctrl+Alt+－”（减号）键，使光标变成一个粗体“-”。打开“工作”菜单后，用粗“减号”单击需要删除的文档名称即可。
提示：使用相同方法还可以给Word 2003添加“字体”菜单，选择字体再也不用频繁滚动“字体”下拉列表了。
4.更改文件默认保存位置
Office 2003组件编辑的文档默认存放在“我的文档”中，不过这个存放文件的“家”并不安全，一旦系统崩溃需要格式化C分区可就惨了，还是把它放到D、E等非系统分区更保险：打开Word 2003或Excel 2003等任意一个Office 2003组件，单击“工具”菜单中的“选项”命令，打开如图3所示对话框的“文件位置”选项卡。选中“文件位置”下的“文档”，单击“修改”按钮打开对话框寻找一个新的文件夹（例如e:\My Documents之类），单击“确定”按钮关闭对话框，以后各组件的“保存”等命令会自动将文档保存到修改后的位置。
二、Office 2003工具栏改造
随着20、22英寸等宽屏液晶显示器的迅速普及，Office 2003组件默认工具栏的缺陷日益突出。一是默认工具栏没能充分利用显示器宽度，二是工具栏按钮不能满足用户的个性化需求。下面我们就来看看如何进行Office 2003的改造。
1.增减工具栏按钮
由于Office 2003推出时显示器屏幕的宽度有限，Office 2003组件并不能全部显示工具栏。对使用宽屏显示器的用户来说，可以使用以下方法将所有按钮添加到工具栏：单击任意一个组件的“常用”或“格式”等工具栏右下角的“工具栏选项”按钮，打开“添加或删除按钮”菜单下的“常用”或“格式”子菜单，在如图4所示的菜单中被选中的按钮就会出现在工具栏中，反之则会从工具栏中去掉。
提示：对宽屏显示器用户来说，“常用”和“格式”工具栏完全可以放在一行。只需单击某个组件“常用”或“格式”等工具栏右下角的“工具栏选项”按钮，选择“在一行内显示按钮”就可以了。
2.移动工具栏按钮
一般来说，工具栏左右两端的按钮更容易寻找和使用，为此Office 2003提供了用户自定义工具栏按钮位置的方法：如果某个用户经常使用“样式”按钮，但是“格式”工具栏左端的“黄金位置”被“格式窗格”按钮占了，可以单击“工具”菜单下的“自定义”命令，打开“自定义”对话框。按住鼠标移动“格式窗格”按钮，拖动它插入“I”指示的任意位置即可。
当然，移动工具栏按钮也可以在图1的“重排命令”对话框中进行。首先点选“工具栏”，然后打开右边的下拉列表选择要移动按钮的工具栏名称，最后选中要移动的按钮单击“上移”或“下移”就可以了。
3.更改按钮图标
更改按钮图标有3种方法：第一种方法是单击“工具”菜单中的“自定义”命令打开“自定义”对话框，右键单击需要“变脸”的工具栏按钮，打开如图2所示菜单，选择自己喜欢的图标即可；第二种方法也要打开“自定义”对话框，右击工具栏按钮选择快捷菜单中的“编辑按钮图标”，打开“按钮编辑器”直接修改图标；第三种方法需要将按钮图标事先放入剪贴板，然后按相同方法打开“自定义”对话框，右击要修改的按钮选择快捷菜单中的“粘贴按钮图标”即可。
提示：复制Office组件按钮图标也要打开“自定义”对话框，右击按钮选择快捷菜单中的“复制按钮图像”即可。这是抓取Office 2003工具栏按钮图片最简单的一种方法。
4.自定义符号栏
对于经常输入符号的用户来说，符号工具栏需要不断“吐故纳新”，Word 2003、Excel 2003等组件的符号栏可以按以下方法修改：选中“视图”→“工具栏”下的“符号栏”，再单击“插入”菜单中的“特殊符号”命令，打开“插入特殊符号”对话框。单击“显示符号栏”，选中“数学符号”、“特殊符号”等选项卡中的符号拖至“符号栏”，覆盖其中不要的符号，完成后单击“确定”按钮关闭对话框，就可以在“符号栏”中看到新增的符号了。
提示：修改以后的“符号栏”恢复原状很容易，打开“插入特殊符号”对话框单击“重设符号栏”按钮就可以了。
5.去除加载项图标
如果用户的系统安装了Foxmail 6.0等软件，它会在Word 2003等组件中添加一个加载项图标，由于大多数用户不从Word 2003中启动Foxmail，可以采取以下几种方法去掉它：
①单击“工具”菜单下的“自定义”命令，打开对话框的“工具栏”选项卡，取消选中“工具栏”下不需要的工具栏名称即可。
②单击“工具”菜单中的“模板和加载项”命令，打开对话框的“模板”选项卡，取消选中“Foxmail.dot”之类的共用模板或加载项之后“确定”即可。
③打开“自定义”对话框的“命令”选项卡，在“类别”下选择“工具”后将“命令”下的“COM加载项”拖到工具栏任意位置。之后关闭“自定义”对话框，单击工具栏上的“COM加载项”按钮，打开对话框将需要去除的工具栏前面的勾去掉即可。
6.个性设置随身带
按照上面介绍的方法设置界面之后，重新安装或到其他电脑上使用Office 2003，重新设置界面显然是不现实的，保存并恢复Office 2003设置是最佳方案，我们可以利用微软提供的Microsoft Office 2003 Resource Kit（http://download.microsoft.com/download/0/e/d/0eda9ae6-f5c9-44be-98c7-ccc3016a296a/ork.exe）中的“Profile Wizard”来实现。
软件安装完成后运行“Microsoft Office→Microsoft Office Tools→Microsoft Office 2003 Resource Kit”中的“Profile Wizard”，打开对话框单击“Next”按钮即可看到如图5所示界面。选中需要保存设置的Office 2003应用程序（默认全部选中），再选中左上角的单选项“Save or Restore Settings”，根据需要单击“Browse...”按钮选择“OPS”文件的保存位置，单击“Finish”按钮即可在指定位置保存Office 2003设置的OPS文件。
恢复设置时只需按相同方法打开如图5所示界面，选中“Restore previously saved settings”单击“Browse...”按钮，打开对话框找到前面保存的“OPS”文件，最后选中图5中需要恢复设置的Office 2003应用程序，单击“Finish”按钮完成恢复。
三、寻找“隐藏”功能
随着Office功能的不断增多，菜单栏和工具栏也越来越“肥胖”，以至某些不常用的功能没能放进菜单。我们的任务就是把这些“隐藏”功能找出来。
1.用Excel 2003读数据
财务人员经常核对Excel中的账目数据，可是一边看屏幕一边看凭证非常麻烦，解决问题的方法是“揪出”Excel 2003的数据朗读功能。
单击Excel 2003“工具”菜单下的“自定义”命令打开“自定义”对话框，在“命令”选项卡的“类别”下选中“新菜单”，然后将“命令”下的“新菜单”拖到菜单栏。之后在“类别”下选中“工具”，然后在如图6所示的“命令”下找到“朗读单元格”和“停止朗读”，选中“朗读单元格”拖到菜单栏的“新菜单”上面，当菜单自动打开之后插入即可，重复操作可把“停止朗读”命令插入新菜单。此后核对账目时只要打开音箱，选中需要核对账目的数据区域，单击“新菜单”中的“朗读单元格”命令，就可以一边看凭证一边听Excel朗读数据了。
为了减少数据输入差错，按相同方法可以在“新菜单”中添加“按回车键开始朗读”命令，选中该命令可以在输入完毕回车时听到读出的数据。
2.为PowerPoint 2003增加命令
除了Excel 2003以外，PowerPoint 2003的某些功能也被隐藏了起来。例如制作数学课件需要的字符上下移动功能，翻遍PowerPoint 2003菜单却找不到它。
单击PowerPoint 2003“工具”菜单中的“自定义”命令，打开“自定义”对话框选中“命令”选项卡“类别”下的“格式”，就可以看到“命令”下的“提升基线”、“降低基线”等命令。按照Word 2003的做法将“提升基线”拖到“格式”菜单，菜单打开之后放入合适位置，再按相同方法拖动“降低基线”和“重置字符”等命令。以后只要选中需要提升或降低基线的字符，打开菜单选择需要的命令就可以了。
四、自定义“打开”对话框
1.给对话框添加按钮
单击“开始→所有程序→打开Office文档”命令，可以看到放置了“我的文档”、“我的电脑”等按钮的对话框，鼠标单击就可以打开这五个对象之一。如果感觉这五个按钮不够用，可以按照以下方法添加。
运行注册表编辑器，选中“HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\11.0\Common\Open Find\Places\UserDefinedPlaces”主键，单击“编辑→新建”子菜单下的“项”命令，建立一个名为“Place1”（以后增加的应依次命名为Place2、Place3等）的项。接着选中“Place1”，单击“编辑→新建”菜单下的“字符串值”命令，在Place1下面建立一个名为“Name”的字符串值。
将其选中后单击“编辑”菜单下的“修改”命令，在对话框的“数值数据”栏中输入按钮的名称（如“ZIP文件”），该名称即可显示在“打开Office文档”对话框里。接着用相同方法新建一个名为“Path”的字符串值，将它的“数值数据”修改为操作对象的路径，如“E:\My Documents\zip”。最后在“Place1”下建立一个名为“SortAscending”的“DWOR值”，用“编辑”菜单下的“修改”命令将它的“数值数据”设定为“十六进制”的“1”。以后只要单击“打开Office文档”对话框中的“ZIP文件”按钮，就可以直接打开“E:\My Documents\zip”文件夹，给寻找或保存文件带来了很大方便。
2.删除对话框按钮
对不少用户来说，“打开Office文档”对话框中的个别按钮用处不大，比如“桌面”和“网上邻居”等。用户可以按照以下方法将其删除：
运行注册表编辑器。展开“HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\11.0\Common\Open Find\Places\Standard Places”，有“Desktop”、“My Computer”、“My Documents”、“Publishing”和“Recent”五个项，分别对应“打开”对话框左侧的“桌面”、“我的电脑”、“我的文档”、“网上邻居”和“我最近的文档”。如果需要删除对话框中的某个按钮，只需选中相关的项，然后在注册表编辑器右窗格中右击鼠标，选择快捷菜单中的“新建→DWOR值”命令，并将它命名为“Show”。接着选中刚才建立的“Show”值，单击注册表编辑器“编辑”菜单下的“修改”命令，在对话框的“数值数据”栏内输入“0”，即可将对应的按钮从对话框中删除。
3.修改对话框按钮
如果“打开Office文档”对话框放进的按钮比较多，可以使用小按钮增加显示的按钮数量。右击对话框左边的按钮区域，选择快捷菜单中的“小图标”即可。
另外，用户按上述方法添加的按钮可以更名或删除，只要用鼠标右击某个按钮，选择菜单中的“重命名”或“删除”即可。
除此之外，对话框中的按钮可以根据需要上下移动。方法是用鼠标右击按钮，选择菜单中的“上移”或“下移”即可。
五、Office 2007自定义方法
Office 2007最大的“卖点”就是Word、Excel和PowerPoint采用了全新的Ribbon UI（功能区用户界面），它的最大优点是可以快速找到需要的功能。以Word 2003为例，如果要在其中寻找一个不熟悉的功能，需要浏览3级菜单、查看31个工具按钮、打开20个任务窗格。而Office 2007将所有功能入口固定在Ribbon UI，用户查找一项功能的搜索范围大大缩小。同时这种设计也减少了增加功能导致的操作困难，即使应用程序不断增加新功能，用户也可以在功能区中找到它。但是由于Office 2007的界面变化实在太大，不少用户一时难以适应。为了让大家逐步适应Ribbon UI，下面以Word 2007为例，介绍对它进行自定义的一些招数。
1.功能区收放自如
Word 2007用“功能区”代替了“菜单”和“工具栏”，用户根据需要打开功能区，就可以找到需要的各种功能。这种设计带来的好处是即使增加更多的功能，也不会出现在“菜单”和“工具栏”中迷失方向的情况。
理论上Word 2007功能区使用更加方便，但是需要占用更大的屏幕空间。为此，使用小尺寸显示器的用户可以缩小功能区, 扩大Word 2007编辑区的面积。右击功能区中的任意空白区域，选中快捷菜单中的“功能区最小化”，原来占用大块面积的“功能区”就被窄窄的菜单栏代替。需要使用时只需单击菜单栏中的“开始”或“插入”等命令，对应的功能区就会出现。使用完毕在编辑区或菜单栏的任意位置单击，功能区就会被卷起来。
除此之外，收藏Word 2007功能区还可以采用以下方法：一是直接双击功能区任意一个选项卡，就可以将所有功能区隐藏。二是按快捷键“CTRL+F1”，也可以达到收藏和展开功能区的目的。
2.找回常用工具按钮
由于Word 2007取消了工具栏，用户常用的一些按钮也不见了踪影，例如“新建”、“撤销键入”等。其实微软公司已经想到了这一点，Word 2007“标题栏”左端设计了一个“快速访问工具栏”，用户可以根据自己的需要将某些常用按钮加入其中。
右击功能区选项卡的空白处，选择快捷菜单中的“自定义快速访问工具栏”，打开如图7所示对话框。如果需要将其中的某个按钮（例如“选择性粘贴”）放入“快速访问工具栏”，只要将其选中单击“添加”并“确定”即可。如果图7对话框中的“常用命令”中没有需要的按钮，可以打开 “从下列位置选择命令”列表，选择“所有命令”列出Word 2007提供的所有按钮，然后按上面介绍的方法添加。
将功能区某个选项卡中的按钮放入“快速访问工具栏”，只需右击该按钮打开快捷菜单，选择“添加到快速访问工具栏”就可以了。
提示：将“新建”、“保存”等按钮添加到“快速访问工具栏”更简单，只需单击“快速访问工具栏”右下角的“自定义快速访问工具栏”按钮，打开下拉菜单从中选择要使用的按钮即可。
3.方便的功能增减
Word 2007窗口右侧的竖直滚动条上端增加了一个“标尺”按钮，如果当前窗口没有水平和竖直标尺，只要单击该按钮即可将标尺召来，反之则将标尺关闭。
与此同时，Word 2007的状态栏更加名副其实，它不仅可以显示多达二十项信息，而且可以根据需要增减：右击状态栏空白处打开菜单，根据需要选中（或取消）其中的选项即可对状态栏进行增减了。
对喜欢尝鲜的用户来说，Word 2007终于可以像其他软件那样“换肤”了。单击Word 2007左上角的“Office按钮”，选择菜单中的“Word选项”打开对话框。选中左栏中的“常用”，就可以在右栏的“配色方案”中选择自己喜欢的颜色了。
Word 2007快速访问栏默认放置在窗口标题栏左端。如果用户希望在其中放置更多按钮，可以将它放到功能区的下方。只需单击“快速访问工具栏”右下角的“自定义快速访问工具栏”按钮，打开菜单选中“在功能区下方显示”就可以了。
在连续粘贴多项内容时，Office 2003的剪贴板“任务窗格”很有用，Word 2007依然保留着这项功能。只需单击“开始”打开功能区，单击“剪贴板”右下角的小按钮，即可打开类似Office 2003的剪贴板“任务窗格”。
4.选择保存格式
Office 2007的“三大”主力（Word、Excel和PowerPoint）引入了带x的新型文件格式，例如Word 2007默认使用的是*.docx格式。如果用户的文档需要保存为doc格式，可以指定Word 2007将文件保存为*.doc格式。
单击Word 2007左上角的“Office按钮”，选择菜单中的“Word选项”打开对话框。选中左栏中的“保存”，就可以在右栏的“将此文件保存为此格式”下拉列表中选择自己需要的格式（例如“Word 97—2003文档（*.doc）”）。
当然，用户也可以指定Word 2007默认保存的文件格式为*.doc。单击Word 2007左上角的“Office按钮”，选择菜单中的“Word选项”打开对话框。选中左窗格中的“保存”，然后打开“将文件保存为此格式”下拉列表，选择其中的“Word 97—2003文档（*.doc）”，“确定”后关闭对话框即可。
5.设置粘贴方式
从网页等处粘贴至Word的文字会保留自身的格式，虽然可以使用“智能粘贴按钮”修改为文档的默认格式，但是毕竟多了一道工序。为此Word 2007提供了根据不同情况设置粘贴方式的功能：单击Word 2007左上角的“Office按钮”，选择菜单中的“Word选项”打开对话框。选中左栏中的“高级”，滚动列表找到如图8所示的内容，就可以根据粘贴内容的不同来源选择合适的粘贴方式（保留源格式、匹配目标格式或仅保留文本）。
6.常用操作快捷上手
单击Word 2007窗口左上角的“Office按钮”，可以看到菜单中的“另存为”和“打印”都是子菜单，它下面提供了好几个操作命令。直接单击“另存为”或“打印”，一样可以打开“另存为”或“打印”对话框，用不着到子菜单中选择。
一些怀旧的用户习惯用“字体”、“段落”等对话框设置文档格式，有这种需求的用户请注意观察功能区的各个组成部分，例如“开始”中的“字体”、“段落”和“样式”等。这些部分的右下角有一个带有小箭头的按钮，单击该按钮即可打开同名对话框，就可以像Word 2003那样在对话框设置格式了。
尽管Word 2007功能区按钮非常直观，仍然有刚上手的用户希望了解它的功能提示。此时可以单击Word 2007窗口左上角的“Office按钮”，选择菜单中的“Word选项”打开对话框。在“屏幕提示样式”列表中选择“在屏幕提示中显示功能说明”即可。
提示：由于Excel 2007和PowerPoint 2007采用了与Word 2007相同的Ribbon UI，所以上面介绍的这些技法同样适用于这两个组件。
六、找回Office 2007传统界面
人们常说：习惯是一种最强大的势力，这一点对Office 2007来说尤其明显。尽管Ribbon UI（功能区用户界面）从理论上说更加先进，但是仍然有许多老用户希望使用Office的传统界面。如果你也是这样的“怀旧主义者”，Classic Menu for Office 2007（Office 2007经典菜单）（http://www.officetools.cn/chinese/downloads/Setup_OfficeMenu_cn.exe）肯定是你需要的。
1.安装Classic Menu
运行下载的etup_OfficeMenu_cn.exe安装程序，首先“选择安装语言”，看到“欢迎安装Classic Menu for Office”之后单击“下一步”，选中版权许可协议中的“我同意”继续“下一步”。选择安装文件夹之后“下一步”，就可以看到如图9所示对话框，在这里选择Office 2007的哪些组件使用传统界面，选择完毕单击“下一步”再单击“完成”开始安装。
2.使用Classic Menu
Classic Menu for Office 2007安装完成之后，运行如图9所示对话框里选中的组件，就可以看到新增了名为“菜单”的选项卡，打开之后Office 2003菜单就回来了。
3.与传统界面的差别
由于Word 2007等组件新增了一些命令，加之某些功能的内容和形式发生了变化，因此Classic Menu只能使Office 2007与“前辈”做到“形似”。一是“文件”菜单左侧多了一个“全部”菜单，打开它可以看到其中包含了文件、编辑、视图子菜单，其中的命令与同名菜单中的命令完全相同。二是过去的某些命令内容发生了变化。例如Word 2007“视图”菜单中的“页眉和页脚”与过去不同，它作为一级子菜单在下面包含了“页眉”、“页脚”和“页码”三个二级子菜单。三是Word 2007的“文件”菜单结构也有所变化，“页面设置”子菜单下有一个“页面设置”命令，“页面设置”命令用来打开同名对话框，除此以外还有“文字方向”、“页边距”等十余个子菜单。四是Classic Menu只是在程序中安装了一个模仿Office 2003的选项卡，因此用户无法像Office 2003那样对菜单和工具栏进行个性化设置。
七、快捷键使用更自由
从某种意义上讲，Ribbon UI（功能区用户界面）更加适合用鼠标操作的用户，这给某些喜欢用键盘的人带来一点不便。不过幸运的是，Office 2007不仅提供了快捷键，而且允许用户定义各种快捷键。下面以Word 2007为例，介绍快捷键的使用和定义方法。
1.找出默认快捷键
为了方便喜欢使用键盘的用户，Word 2007为许多常用功能设置了快捷键。要看到它们很容易：按下Alt键就可以看到“快速访问工具栏”按钮旁边显示1、2、3等数字，同时“开始”、“插入”等功能区选项卡旁也会显示H、N、P等字母。
如果需要使用“快速访问工具栏”某个按钮对应的功能，只需按下Alt键再按对应的数字键就可以了。同理，如果需要打开“插入”等功能区选项卡，也是按下Alt键再按对应的字母键（例如N）即可。按快捷键打开功能区选项卡之后，其中的每个按钮下方均会显示一两个字母，它们就是对应功能的快捷键。例如按“Alt+N”打开“插入”选项卡以后，“封面”、“空白页”等按钮下会显示V、NP等字母，此时只要按“Alt+V”就可以打开“封面”列表，按“Alt+NP”（先按N再按P）就可以在当前光标处插入一个空白页。
2.自定义快捷键
尽管Word 2007默认快捷键已经不少了，不过要使它更符合使用习惯或者更好记忆，总有用户希望修改或定义新的快捷键。可以按以下步骤操作：
①单击Word 2007窗口左上角的Office按钮，打开菜单单击下方的“Word选项”按钮。
②选中“Word选项”对话框左边的“自定义”，单击下方“键盘快捷方式”旁的“自定义”按钮，打开如图10所示的“自定义键盘”对话框。
③在左边的“类别”列表中选择需要自定义快捷方式的命令所在的选项卡，然后再在右边的“命令”列表中选择某个命令。命令选择完毕，对话框底部会显示命令的功能说明。最后将光标插入“请按新快捷键”框，然后在键盘上按下将要定义的快捷键将其输入即可。
例如，为“插入”选项卡中的“插入图片”功能设置快捷键时，首先在“类别”列表中选“插入 选项卡”，然后在右边找到对应的命令“InsertPicture”，最后根据自己的需要输入快捷键。快捷键可以使用Ctrl、Alt、Ctrl+Shift、Ctrl+Alt等和字母或数字的组合。
此外，Word 2007还可以选择快捷键的适用范围。打开图10中的“将更改保存在”下拉列表，选择“Normal”时，快捷键将对所有文档生效，选择当前文档名称时只对当前文档有效。完成以上设置后，单击图10左下角的“指定”按钮，就可以使定义的快捷键生效了。
提示：由于Word 2007 已经设置了一些快捷键，执行以上操作时可以从图10的“当前快捷键”查看某个快捷键是否已经使用以及被哪个命令使用。
八、中英文界面随便换
随着越来越多的外资企业进驻中国，中外员工在共同办公的情形已屡见不鲜。此时不仅要求Office能够编辑各种语言的文档，有时还需要改变Word 2007等组件的界面语言。下面以Word 2007为例，介绍修改界面语言的方法。
1.安装界面语言
国内用户使用的是中文语言包的Office 2007，安装之后各组件界面显示的是简体中文。为了让简体Word 2007等组件的界面显示英文等语言，第一种办法是安装英文等语言包，之后就可以按照下面的介绍更改界面语言了。第二种方法就是安装多语言Office 2007，由于其安装程序自带了多种语言的语言包，安装之后同样可以根据需要更改界面语言。第三种方法是自行制作多语言Office 2007，具体方法如下：
①将中文Office 2007安装光盘文件全部复制到硬盘的某个文件夹。
②打开英文版或其他语言版的Office 2007安装光盘，将里面的基础组件语言包和各组件的语言包复制到文件夹中。以Office 2007英文版为例，其中的Office.en-us是Office 2007基础组件英文语言包，Word.en-us是Word 2007的英文语言包，Excel.en-us是Excel 2007的英文语言包。
③将文件夹中的全部文件刻录成光盘，按常规方法放入光驱执行安装程序（或直接运行文件夹中的SETUP.EXE）。安装程序就会自动搜索语言文件夹，发现Word.zh-cn就会自动安装中文语言，有Word.en-us就增加英文界面语言等。
2.修改界面语言
Windows安装了多语言Office 2007或中文Office 2007安装语言包之后，就可以按照以下步骤修改界面语言了：
①单击“开始→所有程序→Microsoft Office→Microsoft Office工具→Microsoft Office 2007语言设置”，打开对话框的“显示语言”选项卡。
②如果希望Office程序界面的语言由Windows决定，就要选中“设置Microsoft Office显示语言，使之与Windows显示语言匹配”复选项，然后单击“帮助的显示语言”列表中的“与菜单和对话框相同”。如果想自己决定Office程序界面和帮助的语言，就要清除“Microsoft Office菜单和对话框的显示语言”复选项，然后打开“Microsoft Office 菜单和对话框的显示语言”列表单击需要的语言。
③单击“确定”按钮关闭打开的对话框，重新启动Office程序即可看到新的语言界面生效。
提示：如果选中了“设置Microsoft Office显示语言，使之与Windows显示语言匹配”复选项，要使用Windows默认语言以外的界面，就要对操作系统设置进行修改。对Windows Vista来说，打开“控制面板”单击“区域和语言选项”，打开对话框的“键盘和语言”选项卡。选中“显示语言”下列出的语言，“确定”后关闭对话框重新启动系统即可。对Windows XP来说，就要打开“控制面板”单击“区域和语言选项”，打开对话框的“语言”选项卡。在“菜单和对话框中所用的语言”列表中选择要使用的语言，最后“确定”关闭对话框重新启动系统即可。