名片扫描和管理解决方案（上）
外设天地
名片是现代商务、办公和销售人员推荐自己的利器，也是扩展人际网络的必需品，众多尺寸不一、印刷各异的名片该如何管理呢？用名片扫描仪或者其他带名片扫描功能的设备！
和名片有关的那些事
名片是现代商务、办公和销售人员推荐自己的利器，也是扩展人际网络的必需品。可是在我们身边，经常有一些因为名片处理不当而发生的事儿，下面就让我们来看看吧。
1.名片杂乱无法找
“小王，给我查找一下东风集团王总的名片，我有急事与他联系！”电话里传来董事长的命令。每次接到这种任务，秘书小王的心就提起来了，因为他的名片专柜里存放着每次董事长外出带回来的名片，现在大大小小足有千余张。没有办法，只好打开柜子一张张的翻。时间慢慢地过来了，就是看不到东风集团王总的名片，小王额头上已经挂满了汗珠。
百通提示：对于商务人士来说名片就是信息，信息就是金钱。不过，由于平时没有即时对名片进行整理与处理，使得存放的名片越来越多，也越来越乱。从千余张名片中找一张名片，虽然没有大海捞针那么难，但那滋味也好不到哪儿去。所以对于拥有名片较多的用户或是单位而言，我们急需做的是将名片信息数字化。现在专业名片扫描仪已经普及，我们只要拥有一台名片扫描仪，即可将所有名片数字化。需要时，我们只要打开名片处理软件进行查询便可得到所需名片。如果是这样的话，秘书小王也不会这么着急了。
2.名片遗失错过商机
初入商海的小磊，与客户谈生意非常认真，大家对他的表现也好评一片。一次，吃饭时，新认识了一个老总。在交流中，老总感觉小磊人很实在，愿意跟小磊做一次深谈，时间约在第二天的中午，约定时这位老总给了小磊一张名片，让小磊主动联系。商机来得如此容易，让小磊激动不已，所以饭局上小磊喝高了。第二天醒来时，再次找老总名片联系时，发现那张要命的名片早已不知丢在何处了。机会就这样因为没有即时将名片信息存储而丢失了。
百通提示：名片的重要性我们不再重复了。像小磊这样因为名片遗失而错过商机的生意人不在少数。以前还真的没有什么好办法，不过现在好了。因为有多款手机已经开始具有识别功能，它们可以通过摄像头将名片拍照，然后用识别功能进行识别转存，眨眼间便可使名片信息数字化。这样纸质的名片丢失了也不用担心了，因为只要打开手机的名片夹即可找到所要的信息了。
3.识别能力太差让人烦
前两天小兵购买了一款据说识别能力超强的名片扫描仪。可是回来使用时，发现识别率真的说不过去，每一条信息都要进行修改。扫描识别了几张后，实在无法忍受，最后只好自己一条条通过键盘敲打输入了。
百通提示：识别早已不是什么高难的技术，但对于名片而言，识别技术比平时的文本识别要难多了。主要原因在于名片上的文字不如长篇的文章有一定的逻辑性，同时有一些名片上面可能同时拥有多种文字（如简体、繁体、英语等），这些都给识别技术提出了更高的要求。我们使用名片扫描仪就是方便工作的，如果一台扫描仪连识别关都过不了，那它还有何用呢？目前一般名片扫描仪要求识别率在95%以上，大家在选购时，最好自己带几张大小不同，并含有多种字体的名片现场试一试识别效果。
名片扫描解决方案
在经济迅猛发展的今天，一张小小的名片上面的内容并不仅仅是一种信息，其实这些信息承载着的是资源，是机遇，甚至可以说是效益。但名片“满天飞”的局面却给人们的日常管理增添了不少麻烦，也让很多商务人士因一时找不到想要的名片而丧失了不少的机遇。为了解决名片重要性与名片处理混乱局面之间的矛盾，名片扫描解决方案应运而生。
方案1：专用的名片扫描仪
其实手机、PDA、掌上电脑、笔记本、台式PC等都具有名片管理能力，但这些设备没有很好的解决一个最根本也是最重要的问题，那就是名片信息的输入。一般情况下在这些设备上进行名片管理之前，我们需要通过大量的人力进行名片信息的输入。在这个过程中，耗时是一方面，更为重要的是我们在输入时信息的完整性与正确性往往得不到有效保证。如将联系电话输错，那该名片其实就名存实亡了。以往的实践经验告诉我们，工具输入比人工输入更能保证信息的完整性与正确性，这时专用名片扫描仪就应运而生了。
名片扫描仪顾名思义是能够扫描名片的扫描仪，其实它包含两个部分，即硬件部分——扫描仪；软件部分——识别系统和管理系统。作为硬件的名片扫描仪，一般体积小巧，便于携带，市面上最大扫描幅面的是A6尺寸的产品。为了减小体积，此类扫描仪一般使用CIS扫描元件，采用馈纸设计，一般情况下扫描到识别一张名片只需要几秒钟的时间。为了与电脑、PDA等设备相连，一般具有USB、红外线等数据传输接口。在具体使用时，非常方便，一般情况下我们只要将一张或10张以下（有些能支持10张以上）的名片放进名片扫描仪里，就能连续性地将名片扫描信息扫描进电脑，并自动转化为文本格式，存放到其特定的软件里。对于名片仪而言，软件支持的OCR识别和名片信息的管理是其功能的核心，也是衡量一个产品性能好坏的主要因素。在中文OCR识别方面紫光和汉王可以说是两大巨头，其名片扫描产品在这方面有很大优势。
由于名片扫描仪的专业，就决定了它功能的单一性。所以一般情况下名片扫描仪不能再干其它活了，而且价格相对较贵，所以名片扫描仪比较适合商务或政治交往比较频繁，名片数量非常多的商务或政治界人士选购。
方案2：普通扫描仪加专用软件
其实在没有专业名片扫描仪之前，普通扫描仪早已担当起扫描识别名片的功能。只不过，开始的扫描与识别名片信息时，并不完善，而且操作比较麻烦。不过，随着技术的发展，特别是配套专用名片识别软件的加入，更加使普通扫描仪如虎添翼。如明基Q50扫描仪提供了非常优秀的名片群扫和管理功能，它能够支持一次8张名片的扫描任务，并能将它们分别自动识别，然后添加到附送的名片管理工具中去，操作与管理比以前方便多了。
名片扫描对于普通扫描仪来说只不过是自己本身功能的一部分，所以它还有其它方面的重要用途。所以从功能方面来讲，普通扫描仪比专用名片扫描仪更加实用。但专业名片扫描仪在速度与效果方面有着自己绝对的优势。所以相比较而言，使用普通扫描仪输入名片信息方案比较适合商务交往不是很频繁、名片数量相对较少的普通用户选购并使用。
方案3：带名片扫描功能的手机
前面两种名片管理方案只解决了名片信息输入与管理的问题，但在实际使用过程中，我们不可能整天将台式PC或是笔记本带在身边，在使用名片时进行即时查询，特别是移动技术高速发展的今天，我们想到联系用户时的第一个念头那就是查询手机。所以绝大多数用户都会将扫描识别后的名片信息储存在手机中。如果是成批量的扫描、识别、传输那倒也非常方便，不过，如果现在手头只有一两张重要的名片，想存入手机那就非常麻烦，还不如手写输入了。为了方便用户随时存入名片、免去传输的麻烦，现在部分手机已经开始给我们提供名片扫描功能。
其实手机名片扫描功能的原理是利用手机高像素的摄像头，以及其专业的OCR的方式识别名片的内容并可以保存至手机通讯录内。在保存信息的过程中，各手机还存在着比较大的差异，有的手机能自动识别、储存，而有一些手机还需要人工对识别内容进行一些相应的选择，略微有些麻烦。不过，手机名片扫描功能省去了手写输入的烦琐又提高了工作效率，它比较适合输入量并不是太大的高端商务人士使用。
方案4：数码相机加特殊名片识别软件
其实无论是名片扫描仪还是带有名片扫描功能的手机，对于大众用户来说还是略贵了。不过，很多用户都用上了数码相机，那我们是否可以用数码相机实现名片扫描并输入呢？当然可以，不过数码相机还需要一个特殊的名片识别软件与之配备使用，目前文通推出的增强版慧视就具有这样的功能。使用时，先安装好慧视主程序和光盘自带的文通名片管理系统，然后用把事先用数码相机拍好的名片传到电脑里，用看图软件打开。然后运行慧视和文通名片管理系统，进行选择与识别即可。
名片扫描仪选购技巧
名片扫描仪是目前解决名片“满天飞”的局面比较好的手段。目前市场上的各种名片扫描仪产品的制造技术大同小异，大都是一台高速扫描仪加上一个精确的OCR文字识别软件，再配上一个名片管理软件所组成。从总的发展水平来看，目前主流名片扫描仪的主要特征是体积小、速度快、识别率高。但长期以来，由于名片扫描仪在市场中的推广力度不足，宣传力度不强，从而直接导致了名片扫描仪产品的普及速度大受影响，很多消费者提起名片扫描仪感觉到的是云深不知处的模糊。给大多用户在选购名片扫描仪时造成了一定的困难。下面我们就名片扫描仪选购谈一些常见的注意点，以供大家参考。
1.识别效果要好
其实扫描与识别早已不是什么高难度的技术了，但对于名片而言，识别技术比平时的文本识别要难多了。首先是名片上的文字不如长篇的文章有一定的逻辑性，同时有一些名片上面可能同时拥有多种文字（如简体、繁体、英语等），这给识别技术提出一个难题。同时名片上面的内容较少，在识别的过程中又要求正确率非常高（如正确率不高，还不如手动输入呢）。这对识别技术的成功率也提出了不小的考验。其实我们选购名片扫描仪重在效果，扫描效果不好，其他的功能就都是花架子，失去了实用的价值。名片扫描仪的扫描效果主要是由两个方面来决定的：扫描分辨率和OCR软件的识别效果。目前市场上的名片扫描仪的扫描元件主要有CCD、CIS、CMOS三种（其中主要使用CIS），但无论哪一种感光部件对于名片来说基本够用了，因为名片扫描对于分辨率的要求并不高，能有600dpi的足够了。说到底最为关键的就是OCR软件。为了考验软件的效果如何，我们在选购时，应该现场测试下，在测试时最好携带不同类型的名片，如黑白色调的名片，彩色的名片，有背景图案的名片，还有就是名片上大字和小字差别很大的名片、多种文字并存的。通过实际的检测，来确认产品的扫描效果。
2.扫描速度要快
慢工出细活，但此言用在繁忙的商务活动中有些不妥。在商务活动中，时间就是金钱，所以我们在要求名片扫描有较好的效果外，还需要它有较快的速度。扫描速度可分为预扫速度和扫描速度，选购名片扫描仪时应该倾向于注重预扫速度而不是实际的扫描速度。这是因为，扫描仪受接口（目前绝大多数扫描仪为USB接口）带宽的影响，通常速度差别并不是很大，但还是建议选择每分钟扫描10张以上的产品。不过，扫描仪在开始扫描稿件时必须通过预扫的步骤确定稿件在扫描平台上的位置，因此预扫速度反而是很影响实际扫描效率的。所以建议用户在选择扫描仪时，应尽量选择预扫速度快的产品。
3.操作要简单
整合与傻瓜化操作是目前IT产品发展的整体趋势，当我们拥有一台名片扫描仪后，我们要做的事儿就是将一张张名片放入扫描仪的进口处，而无需再进行其它什么干涉工作，扫描、识别录入过程要完全实现自动傻瓜化。如果在这个过程中，还需要您进行选择、修改、保存等一些其它操作，那使用过程中感觉就会非常不爽了。所以操作的简单化也是我们选择名片扫描仪的一个标准。
4.传输方式要多样化
其实名片扫描仪是个中间产品，它将名片上面的信息扫描整理到PC或是笔记本电脑上，然后通过PC或笔记本电脑再将名片信息传到PDA、Palm、手机等移动通迅设备上，这样才能使名片信息发挥最佳的作用，因为我们不可能时时将电脑带在身边。这就要求名片扫描仪传输方式杂一些，目前一个好的名片扫描仪应该支持与PC、笔记本电脑、PDA、Palm、手机等设备进行数据传输，才更能体现出它的优势。
5.管理功能要强
以前名片“满天飞”的现象主要是手段与管理出了问题，现在输入问题解决了，如果管理水平跟不上那实际效果也不好。所以一般名片扫描仪都拥有自己的名片管理软件和名片管理数据库。如果名片扫描仪从硬件上来说差别不大的话，那它们的名片管理软件水平就差距较大了。一款好的名片管理软件，应具有如下几个基本要素：用户根据自己实际需要，对名片可以任意进行分类管理；利用多种方法查找名片，输入名片任意线索，即可实现名片的瞬间查找；同时支持的数据文件格式要多一些。只有这样才能提高我们名片信息的实际使用效率。