两大需求 协同办公来满足
中小企业
现代企业的组织、机构越来越庞大，一个稍微有点规模的大公司往往包括诸多的职能部门和子公司，相应的管理与控制方面会出现很多诸如沟通和协同工作的问题。如何满足企业信息化建设的需要，更好的协助企业进行现代化的信息管理，提升执行、管理能力；如何最大限度地整合企业现有资源，实现企业现有资源和网络的无缝整合，最大限度地优化资源配置和信息共享；如何让天南地北的员工实现有效沟通、提高工作效率……这些问题成了制约众多企业发展的难题。
中小企业需求分析
如今一些中小企业前进的步伐越来越快，但面临的问题却不少。企业做大做强了，但在企业的管理上总是“慢半拍”，尤其是基础管理工作。企业的时间都放在销售上去了，而内部的问题却日积月累。企业的时间成本、人力成本、通讯成本居高不下，企业效率低，协同性差，某个环节一出问题，常常“牵一发而动全身”，弄得企业苦不堪言。
因此，趁着企业规模还不大，趁着企业内部管理工作还没达到问题成堆、积重难返、难以收拾的地步，尽快实现人与人之间的有效沟通、实现现有资源的有效共享成了当务之急。而“协同办公”系统可以使企业里的领导和各组织机构内部的工作人员跨越时间和地域协同工作；通过办公系统所实施的交互式网络应用，使信息的传递更加快捷和方便，从而极大地扩展了办公的空间和手段，最大限度地为中小企业节约了时间、人力、物力、财力，进而大大提高了办公的效率。
既然协同办公有这么多好处，那么选择协同办公产品最重要的原则是什么？
第一，软件供应商必须要有良好的信誉和雄厚的实力。一个实力雄厚、信誉良好的供应商可为企业提供技术支持、系统升级、二次定制等有力保障。
第二，要带着问题、带着需求买产品。企业应该知道自己存在什么问题，带着问题买产品，这样在部署协同办公产品时才能“有的放矢”。
第三，要顾全大局，不在局部应用上纠缠不清。企业首次使用协同办公系统，要着眼于全面应用、快速部署，不要在局部应用上“钻牛角尖”。
说了这么多，中小企业采用协同办公平台能获得什么实惠呢？其实，协同办公最大的好处就是“整个企业一盘棋”，通过统筹规划，企业的办公成本可以大大降低；通过对资源的全盘掌控，企业的资源可以整合在一起，更利于综合调控、优化配置。
需求一：降低办公成本
适合企业：分支机构众多、各部门位置分散，传统通讯方式成本较高的企业。
平台推荐：浪潮协同办公平台DCwork2.0
在实际工作中，办公成本中有很大一部分就是信息传达、沟通交流的成本，特别是一个企业有外地办事处等驻外机构时，这部分的成本是呈几何级数上升的。而协同办公就可以利用网络的低成本特性，很好地降低办公成本中的信息沟通成本。因此，对于急需降低办公成本的企业来说，一款技术成熟、基础平台化、应用柔性化、工作协同化的协同工作平台当属首选。
1.案例分析
某食品公司在国内设立了30个办事处，由于许多员工长期出差在外，办公地点的分散使得公司传递营销方案、工作交流、信息反馈显得尤其麻烦，而且花费了大量的通信费用。这一切使得公司的好多政策不能同步传达到各分支办事机构，员工与领导间也不能及时交换信息，公司的客户资源记录显得凌乱不全而且主要掌握在各办事处负责人手中。
●以往的办公成本
该公司原来每个办事处平均每个月的通信费用为200元，30个办事处的通信费用一年就达到：200×30×12＝72000（元）。
总公司营销部每月办公耗材支出：A4纸张1箱（200元）；打印机/复印机耗材（500元）；打印机/复印机保养费（150元），总公司与下属分公司、办事处的长途电话及传真费用为1800元。
总计每年办公耗材费用（200+500+150+1800）×12=31800（元）
营销部一年最低营销成本（不包括工资）＝72000＋31800＝103800（元）
2.解决方案
办公流程需要从凌乱无序、各自为战的状态变得井井有条、统筹一致，降低员工间协同办公的成本。
公司使用的办公协同/自动化系统总共投入98000元，使用后给公司带来的最直接的改变就是实现企业内的无纸化办公，节约成本10200元，每个办事处降低通讯成本100元/月，又带来总共36000元的成本节约。这还只是看得见的成本降低，其他项目和工作的效率提升则相当可观。
此类企业在部署协同办公平台以后，通过平台上的“知识管理”和“工作计划管理”模块，能够让员工系统地学习有用的知识和技能，工作计划简明而富有成效；“客户与合作伙伴管理”让很多企业的客户和合作伙伴都能随时感觉到企业对他们的“用心良苦”；“项目管理”、“财务管理”、“资产管理”让企业在新工程、新项目面前能“胸有成竹”，资金使用准确到位；系统办公平台所提供的无纸化办公模块让员工之间的距离拉近了，大家再也不用为大量收发传真、复印文件的工作而苦恼，办公效率得到明显提高；企业的产品从工厂到客户（或者消费者终端）手中所需要的时间更短了，客户可以直接在网上根据样品下订单，系统自动生成的订单可以直接发送到相应生产车间。
需求二：资源整合
适合企业：资金、资源散乱不清，需要增加透明度，进行资源整合的企业。
平台推荐：用友致远A6协同管理系统
中小企业在发展壮大的过程中需要不断地进行资源整合。从狭义上来讲，资源整合就是办公资源的最大化利用、降低重复劳动成本、提升整个工作流程的效率。企业内部可以通过构建公共的数据库，利用协同办公技术将办公资源零成本地进行共享，从而实现企业资源整合的目的。因此，对众多正处于上升期的企业来说，一款能够实现快速部署并能有效地规范管理企业资金/资源的协同管理软件应是首选。
1.案例分析
南方某科技公司属于正处于企业上升期的中型企业，该企业在发展的过程中，收购了一些小型企业，但是资源整合需要一个过程，而且该公司在没有采用协同办公系统前也遇到了很多问题：
①公司高层不能随时了解公司的经营情况，不能很方便地查看公司各个项目的进度，管理上比较混乱。
②公司高层对于很多资金的去向不太了解，不能直观地看到每笔资金的确切应用，每次看到的都是枯燥乏味的数据表格。
③人员流动频繁，中小企业由于规模小，在行业中缺乏竞争优势，人员频繁流动是必然现象，而人员流动差点给该公司的生存造成致命打击。去年公司一个优秀的销售人员离职，同时带走原先由他掌握的大量客户资源，没有留下一套完整的长期合作客户资料，企业花费巨资和心血辛辛苦苦培养起来的客户资源就白白流失了，尽管公司后期采取了补救措施，联系并找回了这些客户，但这次事件给公司造成了资金和时间上的重复浪费。
④出差在外的员工不能及时了解到公司的情况，不利于他们对公司内部的工作进行控制和了解。
●以往的办公成本
人力资源成本：人均1500元/月，通讯成本为人均50元/月，办公消耗品成本为人均10元/月。
年人力资源成本：1500元/月×100×12月=1800000元；年通讯成本：50元/月×100×12月=60000元；年办公消耗品成本：10元/月×100×12月=12000元。
2.解决方案
规范业务流程，实现事务跟踪，可以全程跟踪一个项目的处理流程，方便项目的追溯查询，可以很方便地查询某年某月某日某项目在各个环节的详细处理过程。这可以在很大程度上降低生产成本，将公司资源进行整合，不再出现重复建设的情况。
该公司用不到10万元的资金启用了协同办公系统，抑制人力资源成本扩张达10%，年节约人力资源成本：1800000元×10%=180000元；节约通讯成本达20%，那么年节约通讯成本：60000元×20%=12000元；节约办公消耗品达30%，那么年节约办公消耗品成本：12000元×30%=3600元。
现在，公司分别在人力资源成本、通讯费用、办公消耗品等方面节约费用达180000元+12000元+3600元=195600元，成本节约近20万元，在启用该协同办公系统的第一年扣除系统投入，公司至少可节约经费10万元左右。
该企业在启用协同办公平台后，平台上的“公文管理”、“邮件管理”、“文档管理”、“消息提醒”功能可以把决策层的最新决定迅速下发到各个机构；“日程/计划/会议”，“公告/调查/讨论/新闻”等公共信息功能让企业员工足不出户即可参与各项会议讨论，大大节约了通讯成本和办公耗材的成本，而出差在外的人员也可随时随地通过网络查看公司最新产品和产品报价；系统的“人事档案管理”对人员的招聘、任用做到了科学管理；结合公司建立的VIP客户数据库，公司不用再担心因为人员流动而引起的客户资源大量丢失的现象出现；该平台针对企业进行的二次定制与财务软件有机地结合了起来，公司高层随时都可了解到公司的项目进行情况和详细的资金调度情况。
相信从本文的介绍中，大家可以发现协同办公不仅仅是无纸化办公，也不仅仅是办公自动化，办公自动化和无纸化办公只是协同办公的一个方面。协同办公带来的是整个企业有序的健康发展和整体工作效率的提升。当然，事物的发展都应该有个循序渐进的过程，必须在协同发展的过程中根据实际情况不断地调整和融合，一定要明确“高效率来源于高度协同”的理念。