买得便宜，更要用得省——企业办公打印扫描设备组合采购建议
Let's购
随着现代商务活动的多样化，中小企业在从事不同的商务活动的时候，对于工作成果的平面输出要求也进一步提高，并提出了更多个性化的要求。
因此，组合购买、整体部署、关心耗材，就成为中小企业办公设备采购的新模式。与单独购买、单独使用比，无论在采购价格还是在使用成本上，这种新模式都有着巨大的优势。但在组合购买时，需要注意些什么问题呢？
找准需求，组合满足
首先要找准公司所属类型后，才能发现其实针对这些中小型企业，已经有一些各有特点的组合方案。
要满足典型中小企业用户对彩色图文打印、黑白文档批量打印，文件扫描、复印及传真等需求，在办公设备的采购上有三种方案：
方案一：四合一功能的彩色喷墨一体机+黑白激光打印机
特点：黑白输出质量高、速度快，彩色输出功能能满足基本要求，具有通信等辅助功能，无论是第一次采购费用还是长期维护费用都比较低。
适用于以大量纯文书处理为主的中小企业。
方案二：彩色喷墨打印机+四合一功能的黑白激光一体机
特点：黑白输出质量好速度快，彩色输出功能质量较高，彩色输出工作速度和工作负荷量基本能满足需要。具有扫描输入和通信等功能。日常维护费用较低。
适用于图文混合输出，以大量文字输出为主的中小企业。
方案三：四合一功能彩色激光一体机
特点：黑白、彩色输出质量好、速度快，高负荷工作能力强，具有较强的输入与通信功能。维护费用较低。
适用于图文混合输出量大、需要输入及通信设备的中小型企业。
看清采购价差大的玄机
方案一：不必追求性能强大的一体机
从方案一来看购买预算，商务办公型彩色喷墨一体机的价格一般在1000元～3000元左右。而商务黑白激光打印机1200DPI分辨率、20PPM以上打印速度的产品价格基本上都在2000元左右。
因此，方案一的采购成本关键在于彩色喷墨一体机。从1000元到3000元，中间2000元的价差，主要差在了以下性能：彩色打印分辨率、彩色打印质量、墨水类型。
实际上，由于方案一中对于彩色输出的质量要求和速度要求甚至打印量要求都不高，所以与其为了用不着的功能多花一些钱，还不如进一步提高黑白激光打印机的品质。
因此方案一的采购成本为：高性能黑白激光打印机（2000元）+中端多功能彩色喷墨一体机（2000元），购买成本大约4000元。
方案二：尽力加强黑白激光一体机
从方案二的组成来看，对于一般性的彩色图表、照片小样的打印，市场上千元级喷墨打印机已经具备了比较专业的输出效果和相对理想的输出速度。
因此本方案的采购成本关键点在黑白激光一体机。
中小企业用的黑白激光一体机价格在2000～5000元之间，如果选择低价产品，打印速度和打印分辨率大打折扣，不符合目标用户对于输出质量与速度的双重高要求。而高价机型的加强部分主要是在增加的复合功能（如增加了胶片扫描等不实用功能）上，实际用处不大，采购成本又高。只需要购买具有基本传真、复印、扫描功能的机型即可。
所以建议多数中小企业选择2500元左右的黑白激光一体机。这样，选用喷墨打印机+黑白激光一体机组合，购买成本大约为3500元。
方案三：选择中端成熟产品
相比其它打印办公设备方案，方案三中的彩色激光一体机是最贵的机型。从市场价格来看，中小企业所用的彩色激光一体机一般在3000-20000元之间。
然而，对于3000元的所谓彩色激光一体机，人们几乎只能对打印以外的功能感到满意，而综合来看，8000元左右的彩色激光一体机，才可以满足多数中小企业的办公需要。高端的万元级机器并不适合。
后期成本应重视
很多企业在采购组合成套办公外设系统的时候，往往只会注意采购成本高低，而忽视对于长期使用成本的关注。当设备折旧的两年期过去以后，他们会惊奇地发现，企业办公设备，真有“买得起马配不起鞍”的情况存在！
对于中小企业而言，由于打印、复印等任务比较大，所以需要关心后期使用成本，特别是耗材成本，甚至后期成本会主导采购！
下面，我们通过以下列表，可以看出决定三种方案涉及的设备的使用成本的关键——采用不同设备耗材方案对后期成本的影响。
从耗材上来讲，由于彩色激光一体机使用碳粉为打印耗材，原装硒鼓里的碳粉可一次打印2500～3000张纸，如果碳粉用完了，加粉一次成本也就在60元～80元之间。一般而言，彩色激光一体机的最大月打印量可达45000页，打印一张黑白纸张的成本不到1角钱，打印一张彩色纸张的成本约3角，所以彩色激光一体机的综合使用成本最低。
最后我们三种方案的综合成本也就很容易得出了（见下表）。
可见，在采购的时候，对于功能和耗材类型的选择，不仅直接制约整个系统组合起来的采购成本，更左右了今后使用中的日常成本，这才是最值得采购者去考虑的地方！