Outlook也能协同讨论
数字办公
适合人群：需要协同讨论等简单协同办公要求用户
操作难度：★★★
日常工作中，可能会遇到一些需要征求大家意见的情况，如工作计划、执行方案、客户意见等。在处理这些问题时往往要统计大家的反馈情况，此时如果有一套协同办公软件，就可以大大降低整个工作的难度。但是协同办公软件价格昂贵，对于简单的协同讨论功能，我们完全可以通过Outlook来实现。下面就以利用Outlook对某公司9月份的销售计划方案，进行讨论投票为例来看看其便利性。
一、制作协同讨论邮件
启动Outlook，执行“文件→新建→邮件”菜单命令，在弹出的新邮件编辑窗口中，输入所有收件人地址以及邮件主题，如“关于2007年度9月份销售方案的讨论”，并在底部的邮件正文区域中输入此次销售计划方案的具体内容（图1）。
单击“选项”按钮，从弹出的快捷菜单中选择“选项”命令，在弹出的“邮件选项”窗口的“使用投票按钮”编辑栏中，输入需要进行讨论投票的内容，如“同意;反对;需修改;保留意见”（注意使用英文符号），然后单击“关闭”按钮（图2）。 最后单击邮件编辑窗口中的“发送”按钮，即可将此邮件发送给所有的收件人了。
小提示：
默认情况下，Outlook内置的投票功能比较简单，如果要进行个性化设置投票选项，只要在“使用投票按钮”编辑栏中输入相应的投票内容，然后在不同的选项之间以英文半角分号“;”予以区分即可。
二、进行协同讨论
其他人收到进行协同讨论邮件时，在邮件发件人地址的下面会显示一个“请单击此信息栏并从菜单中选择一项来投票”提示文字，单击此文字，即可弹出一个投票列表菜单，从中选择自己的意见，如“需修改”选项（图3）。
随之将弹出一个提示对话框（图4），可以选择直接发送投票结果或者进行编辑后再发送投票结果。比如选择“发送前编辑响应”选项，就可以在弹出的邮件编辑窗口中，输入自己对销售方案的修改意见，然后单击“发送”按钮，即可发送给邮件发起人。
三、统计协同讨论结果
当销售计划方案讨论发起人收到所有参与人员的回复邮件后，从Outlook的“已发送邮件”文件夹中，打开原先发送的邮件，如前面的“关于2007年度9月份销售方案的讨论”，单击工具栏上的“跟踪”按钮，即可弹出一个关于投票跟踪结果的对话框。
在邮件底部的“答复总数”信息栏中会显示所有的讨论结果，如“需修改1；同意0；反对0；保留意见0”等，而且在下面的讨论结果列表中会显示每个收件人投票的详细内容。就此，我们通过Outlook实现了协同讨论的目的。