量体裁衣选择最佳中报汇总方案
数字办公
初夏的6月末，正是公司进行年度中期报表汇总的时候，特别是上市公司，在炎炎夏日中是不是觉得汇总时又累又浮躁？那是因为你用的方法不对！
如果你的公司比较小，要汇总的报表不多，可为了省事使用Excel的函数汇总功能，那就有可能让你的汇总表多次返工；如果你的公司比较大，要汇总的报表较多，如果使用Excel的合并计算功能，那就有可能真的要为公司“鞠躬尽瘁”了。
想知道为什么会这样以及如何解决吗？下面请大家跟随办公专家，看看大公司和小公司是怎样进行中报汇总的。
小公司方案：灵活使用合并计算
一般情况下，汇总报表工作流程是由总公司将报表分发给下属分公司，当分公司填写完毕后，将报表交总公司进行汇总。
收到各个分公司报表后，打开其中一家分公司的报表，如“济南分公司销售统计表.xls”，选择“销售统计表”工作表的数据单元格区域，如C6:J11，执行“插入→名称→定义”菜单命令，在弹出的对话框的“在当前工作簿的名称”中输入定义名称，如“销售统计”，然后单击“确定”按钮即可（图1）。采用同样的方法，将其余分公司的报表的汇总数据区域统一定义名称为“销售统计”。
定义好名称后，打开已经创建好的 “总公司汇总表.xls”文件，选择准备进行汇总的数据区域C6:J11，执行“数据→合并计算”菜单，在弹出的“合并计算”对话框中，从“函数”下拉列表框中选择“求和”函数，在“引用位置”中输入各个分公司报表文件的文件保存路径、工作簿名、工作表名以及前面的定义名称，如济南分公司就是：'D:\销售汇总表\济南分公司销售统计表.xls'!销售统计表!销售统计（图2），然后单击“添加”按钮即。采用同样方法，将所有的报表信息同样添加进去，最后单击“确定”按钮即可。
小提示：如果没有为合并单元格区域定义名称，也可以直接单击“引用位置”右侧的选择按钮，从各个分公司报表中，直接选择准备合并的数据单元格区域。为了在源工作表更新数据的情况下，汇总表能够自动更新，可以将“创建连至源数据的链接”复选框选中。
陈邓新点评：使用合并计算功能进行报表汇总很容易上手，而且可以使用多种汇总函数，如求和、平均数、乘积、方差等，因此非常适合报表不多的小型办公环境应用。
但是如果公司比较大，报表很多的话，操作起来就很繁琐，工作量就相当大了，不建议使用该方法。
大公司方案：用函数自动汇总
虽然通过合并工具能够完成一些报表汇总工作，但是需要逐一添加待汇总报表信息，如果遇到汇总报表较多的情况就力不从心了。而利用Excel函数功能，则可以实现将同一个文件夹中的所有报表自动汇总，而不需要在各个分公司报表中进行任何设置，只要其格式都相同以及采用同样的工作表名称（如销售统计表）就可以了。
将所有分公司的报表文件与总公司汇总表单独保存一个文件夹中，打开所有的工作簿，就可以使用函数进行自动汇总了。
步骤1：打开报表“总公司汇总表.xls”，调出“定义名称”对话框，在其中先后添加name、path、Files、Row、Book定义名称（图3），并分别设置其引用位置。
name 的引用位置为“=GET.WORKBOOK(16)&T(NOW())”，作用为获取销售汇总表所在工作簿名称；path的引用位置为“=REPLACE(CELL("filename",!A3),FIND(name,CELL("filename",!A3))-1,255,)”，作用为销售汇总表所在文件夹路径。
Files的引用位置为“=FILES(path&"*.xls")”，作用为获取此路径中所有工作簿的名称数组；Row的引用位置为“=ROW(INDIRECT("1:"&COLUMNS(Files)))”，目的为取得1至包含销售汇总表的工作簿个数的等差序列。
Book的引用位置为“ =LOOKUP(SMALL(IF(Row<>MATCH(name,Files,),Row),ROW(INDIRECT("1:"&ROWS(Row)-1))),Row,Files) ”，作用为获取除销售汇总表外的工作簿名称数组。定义名称设置完毕后，关闭此对话框。
步骤2：单击“总公司汇总表.xls”中汇总数据区域内任意一个单元格，在其中输入汇总求和公式“=SUMPRODUCT(N(INDIRECT("["&book&"]销售统计表!RC",)))”（图4）。此公式的目的是利用INDIRECT函数获取各个报表中的实际地址中的数据，然后使用SUMPRODUCT函数求和。因为INDIRECT函数得到的是三维数组，而SUMPRODUCT函数不能应用三维数组，所以要用N函数将它先转换为二维数组。
步骤3：将此公式复制到此汇总表的其他汇总数据区域，这时Excel会自动将“销售汇总表”文件夹中，所有分公司的报表数据合并到这个总公司销售汇总表中，而且当向此文件夹中添加新的报表文件时，其数据也会即时汇总到总表中去。
陈邓新点评：比较合并计算的汇总报表方式，采用函数就有快速高效的优势，不需要在源工作表中进行任何设置，而且适合大批量的报表汇总工作，但是它在设置函数时比较复杂，而且汇总函数只能够使用求和方式，因此这种报表汇总方式一般适合于报表繁多，而且主要以求和方式进行汇总的办公应用中。
大公司的内部规定一般执行的都较严格，人手也充足，虽然分支很多，但报表都是准成品，只需要最后进行求和即可。小公司则没有这方面的优势，所以使用函数汇总，时常会因为表格不规范而导致返工。