批量打印毕业证 就这么简单
数字办公
广大学生期盼的暑假就要与自己“拥抱”了，而学校也要开始为今年毕业的学生准备办理各种手续了，其中就包含了毕业证的制作。
以前逐个输入学生信息再打印的方法费时费力，其实利用现有学生资料稍加处理，再设计一个毕业生模板，然后用Word的合并邮件工具，就可以实现快速批量打印毕业证了。下面就以打印某个学校的毕业证为例来看看这个过程是如何实现。
一、处理提取的数据
要实现批量打印毕业证，就需要对学生数据信息进行处理。学生资料中出生日期假如是“一九八三年七月四日”，而在打印毕业证时，必须以“一九八三” 、“七”、 “四”的形式进行套打，因此必须从原来的数据中提取相应的字符。
首先打开“毕业生明细表.xls”文件，在其中“出生日期”列后面，新添加3列，分别命名为“出生年”、“出生月”、“出生日”，然后在“出生年”F2单元格中输入“=LEFT(E2,4)”，“出生月”G2单元格中输入“=MID(E2,6,1)”，“出生日”H2单元格中输入“=MID(E2,8,1)”。
这样就分别在F2、G2、H2单元格中自动填入了“一九八三”、 “七” 、“四”，同时将各单元格中的公式复制到下面的单元格中。采用同样的方法，可以提取入学日期、毕业日期的相应字符信息（图1）。
二、设计毕业证模板
设计毕业证模板时，先将一份毕业证样本扫描，以图片的方式输入到电脑，接着将图片插入到Word中，执行“插入→图片→来自文件”命令，在弹出的对话框中选择毕业证样本图片，单击“插入”按钮即可，然后单击“版式”选项卡，将“环绕方式”设置为“衬于文字下方”。
为了能够灵活地在模板中输入内容，采取插入文本框的方式，执行“插入→文本框→横排”命令即可，再将文本框拖动到毕业生中“学生”项目的后面，将文本框中的文本格式设置为毕业生原有文本格式，如楷体、小二、黑色。采用同样的方法，在其他需要输入信息的空白位置添加文本框（图2）。
三、合并数据到毕业证
最后需要使用邮件合并工具将“毕业生明细表.xls”的相关毕业生个人信息分别导入到毕业证模板中，操作如下：
步骤1：执行“工具→信函与邮件→邮件合并”命令，在弹出窗口中，选择“信函”，单击“下一步”，在弹出窗口中选择“使用当前文档”选项，单击“下一步”。
步骤2：在弹出窗口中选择“使用现有列表”，单击下面的“浏览”按钮，选择“毕业生明细表.xls”文件，即可弹出一个对话框，选择具体的邮件合并收件人后，单击“确定”，再单击“下一步”。
步骤3：在弹出窗口中将插入点定位到模板中“学生”后面的文本框，单击 “其他项目”，在弹出窗口中选择“姓名”，再单击“插入”，即可将此域插入到毕业证中相应位置。按照此方法，依次将毕业生信息插入到模板中对应的文本框内。
步骤4：接着再单击“下一步”，就可以看到合并后的毕业证了，检查无误后，单击“下一步”（图3），即可完成合并操作。由于不需要打印模板，因此必须先将它删除，再把空白毕业证放入打印机，这时单击“打印”按钮，即可将毕业证新添加的毕业生个人信息打印出来了。
