用直方图快速找出数据规律
数字办公
在生产中，时常需要处理大量的原始数据，比如车间产量、化验数据、销售量等，并且从这些繁多的数据中找出规律，从而找出存在的问题，以便于进一步改进、完善。如果仅仅分辨原始数据本身，是很耗时间的，而通过Excel中的统计分析工具——直方图，就可以找到大量数据中不同范围内的分布规律，从而为生产经营提供决策的第一手资料。下面就以计算某公司2007年3月份车间员工的加工量分布情况，来介绍如何使用直方图。
小知识：什么是Excel直方图？所谓Excel直方图，就是将原始数据分组（也称区间），并将分组的数据按一定统计方法计算，得到整个原始数据和分组的单个和累积频率，并将计算后的数据用柱状图方式做成图表，从而反映数据的整体分布状况。
一、输入原始数据
启动Excel，新建一个工作簿，在其中输入某公司2007年3月份车间员工的加工量明细表，然后在工作表的其他空白位置输入数据分组，也就是说要将这些数据按照一定的间隔，分为多少个区间以及数值范围，比如间隔为50，范围为50～800。
需要注意的是，数据分组中的数值必须按照升序予以排列，为了提高输入速度，可以先输入第1、2个数值，选择这两个单元格，然后拖动其右下角的填充柄，就可以完成快速输入所有的分组数值了。
二、制作直方图分析数据
制作直方图时，执行“工具→数据分析”菜单命令，在弹出的“数据分析”对话框中选择“分析工具”列表中的“直方图”选项，单击“确定”按钮。
小提示：“直方图”是Excel中的 加载工具“数据分析”中的子项，如果在“工具”菜单中没有“数据分析”命令，则可以执行“工具→加载宏”命令，在弹出的对话框中选择“分析工具库”命令即可。
在弹出的“直方图”编辑窗口中，进行如下设置：单击“输入区域”右下角的选择按钮，选择工作表中存放员工加工量数据所在的单元格区域，如$C$5:$C$30；单击“接受区域”右下角的选择按钮，选择工作表所输入的数据分组单元格区域，如：$D$5:$D$21；
勾选“标志”复选框，这样所生成的直方图表中将出现相应的数据标志；勾选“输出区域”复选项，然后单击其后面的选择按钮，选择存储直方图的起始单元格，如果需要将直方图存储到其他的新工作表或者工作簿中，则勾选下面的两个复选项即可。
勾选“图表输出”复选项，否则只会输出直方表格，而不会输出直方图，同时选中“累计百分率”复选项，这样在输出表中生成一系列累积百分比值，并在直方图中出现一条累积百分比率线。
小提示：如果需要在输出的表中按降序来显示数据，则可以选中“柏拉图”选项，同时在直方表的右侧添加三列排序数据。
设置完毕后，单击“确定”按钮，就可以快速生成一份标准的数据表以及直方图了。在这个直方图中，矩形的高度表示每一组的频数或频率，宽度则表示各组的组距，因此可以从中看出不同分组数据的频率，比如分组400出现的次数为4，而150、200、250等分组的出现次数仅为1次，这样便能够判断3月份员工加工量的分布规律了。
三、修饰直方图
使用Excel直接制作出来的直方图比较粗糙，这就需要修改其格式（包括X轴、Y轴数值的字体、标题、背景等），使之更美观、大方，为了进一步区分不同分组的数据，可以选中相应的数据系列，如“频率”，右击鼠标，从弹出的快捷菜单中选择“数据系列格式”命令，然后在弹出的对话框中，选中“选项”中的“依数据点分色”选项，这样就会为不同的数据使用不同的颜色。
