用Outlook管理教学任务
数字办公
利用Microsoft Office组件中的Outlook2003，可以帮助老师对教学任务进行高效率管理。它的任务工具能方便地设置教学任务工作量，然后通过电子邮件分配任务，协同完成教学任务，最重要的是可以实时掌握任务的完成进度。下面就以某中学宋老师管理2007年4月份的教学任务为例，来看看Outlook 2003在教学管理方面的强大功能。
一、创建教学任务
点击“开始→程序→Microsoft Office→Microsoft Office Outlook 2003”，启动Outlook 2003，执行“文件→新建→任务”命令，在弹出的“任务”窗口中，根据实际教学工作需要，输入2007年4月份的教学任务的标题（2007年4月份美术课程安排），教学任务的起止日期（2007年4月10日～2007年4月26日），任务状态（进行中）以及设置到期提醒，然后在“任务”窗口底部的任务信息框中输入4月份教学任务的规划详细文字信息。
小提示：如果所创建的任务比较重要，可以设置为较高的优先级别，单击 窗口中“优先级”左侧的下拉按钮，从下拉列表中选择“高”选项即可。
二、设置工作量
为了进一步将此教学任务细化，便于精确控制、跟踪任务的进度，可以设定教学任务的工作总量。单击“任务”窗口顶部的“详细信息”选项卡，在弹出的“详细信息”窗口的“工作总量”中输入此项工作预计需要工作日，如6日。任务创建完毕后，执行“文件→保存”命令，将此教学任务予以保存。
小提示：实际上在教学工作中，某些任务是重复进行的，比如学习日、家长会等，可以将这些任务设置为按照一定的重复周期循环进行，从而省去反复编辑任务的麻烦。单击“任务”窗口工具栏上的“重复周期”按钮，然后在弹出“任务周期”对话框中设置任务循环进行的定期模式（如按照月）、开始以及结束日期等。
当任务完成到一定程度时，打开此任务窗口，在其中“完成率”窗口中的输入任务进度（如30%），以及所耗费的工作日（如1日），单击“保存并关闭”按钮，此时在任务列表中的任务会自动予以更新。
三、分配任务
由于创建的任务中的某些内容需要与其他同事协作完成，因此必须将此任务进行分配，使用Outlook2003可以把任务添加到对方的Outlook中。
打开所创建的“2007年4月份美术课程安排”，单击工具栏上的“分配任务”按钮，在新弹出的窗口中，输入接收任务同事的邮件地址，然后单击“发送”按钮即可。
当同事收到任务分配邮件时，单击邮件中的“接收”按钮，即可弹出一个“接收任务”设置窗口，选中其中的“立即发送响应”选项，然后单击“确定”按钮，此任务即可添加到同事的任务列表中，同时会自动向任务分配人宋老师发送一个任务已接收的邮件。
四、 共享分配任务完成进度
当接受任务的同事完成教学中的某部分内容时，在自己的“任务”设置窗口中，输入任务完成率，如60%，然后输入使用的工作时间，如2日，然后执行“动作→发送状态报告”命令，即可弹出一个关于此任务完成情况的详细报告，然后单击“发送”按钮，即可将此报告发送给任务分配者宋老师了。
收到同事的任务状态完成报告后，宋老师所创建的 “2007年4月份美术课程安排” 任务会自动同步更新。如果任务全部完成，任务列表中的任务项目，会自动变为灰色并且画上横线，显示为“已完成”。
