比翼双飞——两种方法统计全年数据
数字办公
春节马上来临了，在这期间财务人员都需要对各个分公司、部门的全年数据进行统计。以前一般都是将各个分公司、部门的数据收集起来，然后手工输入或者复制到一张汇总表中，这样工作量就非常大。利用Excel共享工作簿或合并计算功能，就会使这些工作变得很轻松。下面就以某公司2006年度各分公司费用支出的统计为例来分别介绍这两种方法的神奇妙用。
共享工作簿联网统计数据
1.创建共享工作簿
需要将2006年度各分公司费用支出明细汇总表工作簿（图1）设置为共享时，打开工作簿，执行“工具→共享工作簿”命令，在弹出的“共享工作簿”对话框中，将“编辑”选项卡中的 “允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并”复选框选中，然后单击“确定”按钮。
小提示：创建共享工作簿时，必须将工作簿的格式以及必要的公式编辑好，特别是当输入相关的计算公式时，可能因为一些单元格没有数值，而在存储公式的单元格中显示错误值，如工作簿中D5=(B5-C5)/C5，如果有的分公司C5单元格没有数值或者为0，则会出现错误值#DIV/0!，从而影响整个工作簿的操作。我们可以使用函数IF、ISERROR来解决这个问题，只要在存储公式的单元格中输入公式“=IF(ISERROR(公式),"",公式)”，如D5中输入“= IF(ISERROR(B5-C5)/C5),"",(B5-C5)/C5)”。
之后将弹出一个“此操作将导致保存文档，是否继续”的询问对话框，单击“确定”按钮，然后执行“文件→另存为”命令，在弹出的“另存为”对话框中，单击左侧工具栏中的“网上邻居”图标，将工作簿保存在各个分公司财务人员可以访问到的网络文件夹中即可。
2.协同工作
当工作簿设置为共享后，其他分公司的工作人员只要打开网络文件夹中的共享工作簿，然后在自己的单元格区域中进行编辑，通过“共享工作簿”对话框，即可查看哪些人员正在编辑此工作簿。操作完毕后，操作人员只需要单击“保存”按钮，即可完成共享工作簿的数据汇总工作。
由于是多人协同操作，因此必须对汇总完毕的工作簿进行必要的检查，看看各个操作人员的操作情况，同时决定是否接受这些数据，这时候可以使用Excel的修订功能。执行“工具→修订→突出显示修订”命令，在弹出的“突出显示修订”对话框中，选中“编辑时跟踪修订信息，同时共享工作簿”复选框，然后选择需要查看修订信息的时间范围、修订人、区域位置等选项，同时选中下面的 “在屏幕上突出显示修订”复选框，单击“确定”按钮，这样在每个已经修改的单元格右上角都会显示一个标记符号，当鼠标移向这个标记时，这个的单元格的全部修改信息就一目了然了（图2）。
小提示：如果需要进一步系统地掌握工作簿的修订信息，可以选中“突出显示修订”对话框中的“在新工作表中显示修订” 复选框，这样就会新建一个名为“历史记录”的修订信息报告工作表，其中列举了操作人、时间、位置、新值、旧值等详细信息。
在查看修订信息过程中，若发现某个工作人员的操作有误，可以拒绝这些修订信息，执行“工具→接受或者拒绝修订”命令，在弹出的对话框中选择要拒绝修订信息的时间、修订人以及单元格区域，单击“确定”按钮，在弹出的对话框中会显示此人的所有修订信息，对于拒绝的修订信息，单击“拒绝”按钮即可（图3）。全部共享工作簿检查无误后，将它保存在本地文件夹中即可完成整个统计工作。
利用合并计算统计数据
除了通过共享工作簿统计数据外，采用合并计算也是一条捷径。在Excel中，当各个工作簿或者工作表中的数据具有相同位置时，就可以进行合并计算，而汇总报表一般都是采用同一格式，因此我们就可以将工作簿先发放给各个分公司，编辑完毕后收集起来，然后进行合并计算即可。
打开“2006年度各分公司费用支出明细汇总表”工作簿，选择其中需要进行合并计算的单元格区域，如B5:J13，执行“数据→合并计算”命令，在弹出的“合并计算”对话框中，从“函数”列表框中选择“求和”。
在“引用位置”输入框依次输入已经有数据的A公司、B公司工作簿中要合并计算的数据区域，如'[2006年度各分公司费用支出明细汇总表(A公司).xls]Sheet1'!$B$5:$J$13、'[2006年度各分公司费用支出明细汇总表(B公司).xls]Sheet1'!$B$5:$J$13，并逐一单击“添加”按钮，将其添加到下面的所有引用位置列表框中，最后单击“确定”按钮即可快速完成数据合并工作（图4）。
小提示：如果希望在源数据改变时，合并后的报表能自动更新，可以将“合并计算”对话框中的“创建连至数据源的链接”复选框选中。另外如果觉得输入合并工作簿的位置信息比较复杂，可以先打开各个工作簿，然后单击“引用位置”右侧的选择按钮，这样就可以直接从各个工作簿中选择合并数据区域。
综合而言，虽然共享工作簿或合并计算都能够起到快速统计繁杂数据的功能，但是它们各有优缺点。共享工作簿适合可以直接在网络中实现多个部门协同工作的财务人士，但它不能够使用汇总函数；而合并计算虽然不能够实现网络协作，但是可以对收集起来的多个工作表进行快速统计，并且可以应用多种汇总函数，如求和、平均值、乘积等。