InfoPath 2007让传统表单电子化
数字办公
日常工作中，我们经常需要填写一些表单，比如材料购进审批表、业务费用汇总单、销售/购进货物清单等等，在过去的高度依赖传统手工的工作环境中，这些传统表单是管理工作中不可或缺的重要内容。但在今天这些纸质单据往往成为无纸化办公的绊脚石。而InfoPath可以非常方便地创建和处理内容丰富的动态表单，支持各种自定义的可扩展标记语言（即XML）架构，并且与 Web 服务紧密集成。
新旧对比
InfoPath 2003：电子表单的各种操作只能够在InfoPath内完成，浏览者只有安装了InfoPath才能够正常使用其各种功能，大大限制了电子表单的应用范围。
InfoPath 2007：用户不需要安装InfoPath，在IE浏览器内即可完成浏览、填写、提交等操作，结合使用MOSS2007（即Microsoft Office Sharepoint Server2007的缩写）的表单库，可以很容易地实现企业管理流程中的各种应用，同时支持从Word、Excel文件中直接生成表单，以及支持组件开发和重用。
市油脂公司的张洁利用InfoPath 2007的表单功能，根据公司的需要设计了一整套电子表单，从而真正实现了公司办公信息网络化。下面我们就以张洁设计一份业务费用汇总单为例，来看看InfoPath 2007能够给我们的工作带来哪些变化！使用InfoPath 2007来开发电子表单，一般包括设计、发布、填写以及合并汇总等操作。
设计业务费用汇总单
InfoPath中已经内置了一些表单模板，张洁便是利用其中的“经费报告”模板来设计业务费用汇总单的。当然根据业务需要，她也可以新建一个表单或者导入表单，具体操作如下：
启动InfoPath 2007，在弹出的“开始使用”窗口中，双击其中“自定义示例”列表框的“示例－经费报告”模板，即可进入表单的设计编辑窗口，InfoPath中的表单模板主要由一些表格组成，在每个表格中又添加了文本、控件等。在表单设计窗口中，张洁要根据自己公司对业务费用汇总单的具体要求，对其中的一些内容进行修改，包括修改表单模板中的标题等文本内容、添加/删除表格以及调整表格中的控件设置等。
1.修改标题等文本内容
作为一份标准的公司业务单据，标题内容必须符合要求，修改单据标题内容时，将插入点定位于模板的标题行中，删除原来的文字，在其中输入新的单据标题：××油脂公司业务费用汇总单。同时插入公司的LOGO，以使表单更美观，添加LOGO图片时，执行“插入→图片→来自文件”菜单命令，在弹出的对话框中选择公司的LOGO，即可完成添加工作（图1），采用同样的方法也可以修改其他表格中的文本，并且可以修改其字体等格式选项。
小提示：为了使插入的LOGO图片与标题文字更加协调，可以用鼠标右击此图片，从弹出的快捷菜单中选择“设置图片格式”命令，然后在弹出窗口的“文字环绕”列表框中，选择“左对齐”或者“右对齐”选项即可。
2.添加/删除表格
此单据主要用来供员工汇报业务费用情况的，因此张洁将此表单模板中一些不需要的内容项目予以删除，如模板中的“经理信息”、“礼品收件人”等表格，删除时，使用鼠标右击相应的表格，从弹出的快捷菜单中选择“删除→表格”命令即可。
依据公司有关规定，在所有的单据上必须有填单人以及审核人的名字，因此张洁还需要在这个表单的底部新添加两个文本框用来存储这些信息。添加文本框时，将插入点定位于单据的底部，执行“表格→插入→版式表格”菜单命令，在弹出的对话框中输入表格的列数2以及行数2，然后通过“设计任务”窗格中的“控件”选项，添加两个文本框控件即可。
3. 设置表格中的控件
在这个表单模板中，已经设计好一个存储业务费用详细信息的“费用明细”表格，能够自动计算出各种费用的总和，但是最近公司规定每个业务人员的单次费用限额为8000.00元，因此如果超额，必须设置相应的警告提示信息。
设置时，右击表单模板中“总经费”后面的用来计算费用合计的文本框控件，从弹出的快捷菜单中选择“数据有效性”命令，在随之弹出的“数据验证”对话框中，单击“添加”按钮。在弹出的“数据验证”窗口中，从“如果条件为真”项目下面选择“total”域，选择判断条件为“大于或等于”，在其后面输入数字8000，在下面的 “屏幕提示”、“信息”等文本框中，输入提示内容，如：你的业务费用超标了，最后依次单击“确定”按钮即可（图2）。
小提示：如果表单模板启用了浏览器功能，在输入错误数据时，则不会直接显示警告提示内容，但是会在错误数据上显示红色虚线框，单击这个虚线框，会显示提示内容。
发布、填写表单
业务费用汇总单设计完毕并保存后，就可以将单据予以发布了。张洁一般情况下是将单据发布在公司的共享文件夹中，执行“文件→发布”菜单命令，在弹出的“发布向导”窗口中，从“请指定表单模板的发布位置”中选择“网络位置”选项，单击“下一步”按钮，选择保存的具体位置，然后依次单击“下一步”按钮，就可以完成表单模板的发布工作。
公司的其他员工需要填写单据时，如业务员：王凯，只要打开张洁存储在共享文件夹中的表单模板，就可以直接填写相关内容了。
注意：在表单的费用明细表格中，默认情况下只显示一行数据，需要添加新的数据行时，只需要将鼠标指向存放数据的行，即可在其左侧出现一个控制按钮图标，单击这个按钮，从下拉菜单中选择“在后面插入项目”命令即可（图3）。
王凯填写完毕后，执行“文件→另存为”菜单命令，将此表单保存在共享文件夹中。
合并表单、汇总分析
当张洁需要将批量单据汇总时，使用InfoPath的合并功能就可以快速完成汇总工作，打开某张表单文件，如：（王凯）.xml表单，执行“文件→合并表单”命令，在弹出的对话框中选择要合并的表单，如：表单（张路）.xml，单击“合并”按钮，即可完成大量表单的快速合并工作。
合并后的表单数据内容都在一张表单时，显得很凌乱，并不利于分析业务费用的使用情况，这时候张洁就需要将合并后的表单数据，导出到Excel中进行分析了。执行“文件→导出到→Microsoft Office Excel”命令，在弹出的向导窗口中，单击“下一步”按钮，在新弹出的窗口中，从“选择要导出的数据类型”中选择“仅当前视图中的表单数据（包括此表格和列表）”选项，单击“下一步”按钮。在随之弹出的对话框中选择要导出的字段项目，单击“完成”按钮，就可以得到一份合并后表单的Excel汇总表了。
编后：“Office2007新办公实录”到此告一段落了，编者获悉Office2007正式版将在今年11月底发布。更多新应用，到时候再一一为大家介绍，敬请期待！