Excel 2007信息管理方案大全
高级办公应用
众所周知，Excel是一款功能非常强大的电子表格软件，充分地利用它，可以帮助我们编辑处理工作中很多复杂的表格，快速统计相关的数据，大大提高我们的工作效率。下面，我们用五个工作中经常用到的表格实例，来全面介绍一下Excel2007的数据和信息的管理技巧。
一、工资管理方案
工资表是我们工作中最为常见的一种表格，利用Excel来处理工资表，在提高处理效率的前提下，可以确保工资数据的准确性。
1.工资表的建立
(1)输入列标题和序号
启动Excel 2007，在第2行，自A2单元格开始，依次输入列标题的字符， “序号、姓名、基本工资……如图1所示。
为了能让“工龄工资”自动调整，我们特意增加了“参加工作时间”一列。
在A3、A4单元格中分别输入序号“1、2”，然后同时选中A3、A4单元格，将鼠标移至A4单元格右下角成“细黑十字”状时，接住左键向下拖拉至最后一位员工所对应的单元格，即可快速输入“序号”。
注意：这种“细黑十字”状，我们通常称之为“填充柄”状。利用“填充柄”可以快速输入大量的内置序列（如日期序列、时间序列等），快速输入“自定义序列”，快速复制公式……
(2)输入工资表标题
同时选中工资表第一行标题单元格区域（此处为A1：M1），点击“开始”菜单中的“合并及居中”按钮，将其合并成一个单元格，并输入公式：="晓风公司"&YEAR(TODAY())&"年"&MONTH(TODAY())&"月工资表"。
注意：①输入这样的工资表标题，其中的时间会随系统时间的变化而自动调整（参见图1）。②函数“YEAR”返回日期参数对应“年份”；函数“MONTH”返回日期参数对应“月份”；函数“TODAY（）”返回系统当前日期（不需要指定参数）。
(3)格式化表格元素
设置标题：选中A1单元格，在“开始”菜单中将“字体”设置为“华文新魏”（或其他字体），将“字号”设置为“24”……
添加边框：选中表格所有数据区域（标题行除外），在“开始”菜单中，点击“边框”按钮旁的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中选择“所有框线”选项，为表格添加上边框。
(4)固定表头的行和列
为了保证输入数据的准确性，我们通常将“表标题”行、“列标题”行、“序号”列及“姓名”列固定起来：选中C3单元格，切换到“视图”菜单下，单击其中的“冻结窗格”按钮，在随后弹出的下拉菜单中，选择“冻结窗格”选项。
经过这样的设置后，无论我们如何拉动“垂直滚动条”或者“水平滚动条”，第1、2行和第1、2列，始终显示在当前窗口中（参见图1）。
至此，一份规范的工资表就制作完成了，取名保存（工资.xlsx），并向其中输入工资数据即可。
2. 计算工龄工资
选中F3单元格，输入公式：=DATEDIF(C3,TODAY(),"Y")*3，并按下“Enter”键确认，第一位员工的“工龄工资”就计算出来了。
注意：①表格中工龄工资的标准为每年3元，请根据各自的实际情况进行调整。②“DATEDIF”是一个隐藏函数，通过“函数向导”是不能输入的，只能通过手动直接输入。③如果输入公式：=DATEDIF(开始日期参数,结束日期参数,"M")，则返回两个日期间隔的“月数”；如果输入公式：=DATEDIF(开始日期参数,结束日期参数,"D")，则返回两个日期间隔的“天数”。
用“填充柄”将F3单元格中的公式拖拉复制到其他员工所对应的F列单元格中，即可完成“工龄工资”的计算，并且“工龄工资”会随系统时间的变化而自动调整（系统时间一定要设置准确）。
3. 计算应发工资
同时选中D3至H32单元格区域（此处，我们假定员工为30人），单击“开始”菜单中的“求和”按钮，即可计算出“应发工资”。
4.计算公积金
“公积金”通常按“应发工资”的一定比例计算的，我们这里假定为12%，我们先在I3单元格中输入公式：=INT(H3*12%)，然后用“填充柄”将其复制到下面对应的单元格区域中就可以了。
注意：这里为了防止出现“角”、“分”数值，我们用“INT”函数对“公积金”的计算结果进行了“取整”处理。
5.计算所得税
由于所得税的计算比较复杂，直接用Excel内置的函数来计算非常麻烦，我们通过一个自定义函数来进行计算。
(1)自定义函数
按下“Alt+F11”组合键，进入VBA编辑窗口，在左侧的“工资资源管理器”中选中“VBAProject(工资.xlsx)”选项，执行“插入→模块”命令，插入一个新模块（“模块1”），将下面的代码输入到右边的代码编辑窗口中：
Function sds(gze, qze)
nse = gze – qze
Select Case nse / 100
Case 0 To 5
sds = nse * 0.05
Case 5 To 20
sds = nse * 0.1 - 25
Case 20 To 50
sds = nse * 0.15 - 125
Case 50 To 200
sds = nse * 0.2 - 375
Case 200 To 400
sds = nse * 0.25 - 1375
Case 400 To 600
sds = nse * 0.3 - 3375
Case 600 To 800
sds = nse * 0.35 - 6375
Case 800 To 1000
sds = nse * 0.4 - 10375
Case Is > 1000
sds = nse * 0.45 - 15375
End Select
End Function
输入完成后，关闭窗口返回。
注意：①自定义函数的VBA结构为“Function……End Function”。②上述代码中“sds”、“gze”、“nse” 、“qze”分别代表为“自定义函数名称”、“全月总收入”、“全月应纳税所得额”和“起征金额”（目前为1600）。这些名称代码，大家可以自行修改。③使用了VBA后，需要将工作簿文档“另存为”“Excel启用宏的工作簿（*.xlsm）”格式的文档（在“另存为”对话框的“文件类型”中调整），如果继续保存为“*.xlsx”格式，则会让VBA代码丢失。
(2)计算所得税
先在K3单元格中输入公式：=INT(SDS(H3,1600))（用INT函数取整），然后用“填充柄”将其复制到下面对应的单元格区域中就可以了。
注意：调用自定义函数同调用内置函数的方法完全一样，可以用“函数向导”来输入函数式，也可以手动直接输入函数式。
6.计算实发工资
先在L3单元格中输入公式：=H3-SUM(I3:K3)，然后用“填充柄”将其复制到下面对应的单元格区域中就可以了。
7.制作工资条
切换到Sheet2工作表中，在A1单元格中输入公式：=IF(MOD(ROW(),3)=1,OFFSET(Sheet1!A$2:A$32,0,0,1,1),IF(MOD(ROW(),3)=2,OFFSET(Sheet1!A$2:A$32,(ROW()+1)/3,0,1,1),""))，然后用“填充柄”将此公式复制到A1至L90单元格区域中，调整好行高和列宽，工资条制作完成，如图2所示。
注意：函数“MOD”返回两个数值相除的余数；函数“ROW（）”返回当前行序数；函数“OFFSET”返回指定区域偏移若干行、列后对应单元格内的数据。“IF”函数是一个逻辑函数，判断结果为“真”时，返回指定的数据，判断结果为假时，返回另一个指定的数据。
8.打印工资表（条）
在打印工资表（Sheet1）、工资条（Sheet2）表格时，我们都不希望将“参加工作时间”列打印出来，先将其隐藏起来：选中“参加工作时间”列，右击鼠标，在随后弹出的快捷菜单中，选择“隐藏”选项。然后将相应的工作表直接打印出来就OK了（工资条表格打印出来后，需要裁剪后分发给职工）。
二、员工档案管理方案
我们这里所说的档案是指员工基本情况档案，通过Excel来实现员工基本情况的统计，包括年龄、性别、学历和职称人数等要素的统计及员工简历表的打印等内容。
1.员工基本情况数据表的建立
(1)输入列标题和序号
启动Excel2007，按照上面工资表的建立方法，输入序号和列标题。
注意：有时候，我们为了方便对数据的统计，通过增加过渡列（行），先对基本数据进行预处理后，再进一步完成复杂的统计。此处的“年龄段”列就是一个过渡列。
(2)年龄和年龄段数据的输入
在输入了“出生时间”的数据后，我们就可以通过函数来计算出员工的年龄和所在的年龄段：
在G2单元格中输入公式：=DATEDIF(F2,TODAY(),"Y")，用于计算第一位员工的动态年龄；在H2单元格中输入公式：H2=IF(G2>=60,6,IF(G2>=50,5,IF(G2>=40,4,IF(G2>=30,3,IF(G2>=20,2,1)))))，用于确定第一位员工的“年龄段”；然后用“填充柄”将上述公式复制到下面的单元格区域中，完成其他员工的年龄和年龄数据的填充。
注意：①逻辑函数“IF”的语法结构：=IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)，其中“logical_test”参数通常是一个判断表达式，“value_if_true”为逻辑“真”时的返回数据，“value_if_false” 为逻辑“假”时的返回数据。②在本例中的我们进一步用后面的“IF”函数作为前面“IF”函数的参数，这种表达方法通常称之为“函数的嵌套”，用以达到多重判断的目的。③函数的嵌套最多只能有七层。④我们这里按10年确定一个年龄段，具体的划分依据请根据实际情况确定，并修改公式中相应的数值。
(3)称职和学历的输入
当手动直接输入“学历”和“职称”等数据时，同一类型输入的字符可能不一样（如“大学”和“本科”等），这给后面的数据统计带来错误。为了解决这一问题，我们可以利用“数据有效性”建立一个输入元素的下拉列表，供操作者选择输入。
选中需要输入员工“学历”的单元格区域（此处假定员有为100人，如I2：I115），切换到“数据”菜单中，单击“数据有效性”按钮，在随后出现的下拉列表中，选择“数据有效性”选项，
单击“允许”右侧的下拉按钮，在随后出现的下拉列表中，选择“序列”选项，然后将“学历”元素“博士,硕士,大学,大专,中专,高中,初中,其他”（注意：每个元素间要用英文状态下的逗号分隔开）输入到“来源”下面的方框中，输入完成后，按下“确定”按钮返回。
按照上面的操作，建立起“职称”数据列表以后，需要输入相应的数据时，只要选中相应的单元格，单击其右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表，选择相应的数据项即可，如3所示。
2.相应数据的统计
(1)建立一张统计表
切换到另外一张空白工作表中，按照图4的样式，制作一张统计表。
注意：这里在对应的“性别”列“男、女”右侧对应的单元格中重复输入“年龄段”数值的目的，是为了方便后面用“填充柄”复制输入公式。
(2)学历统计
选中C2单元格，输入公式：=SUM((DA!$C$2:$C$101=$A2)*(DA!$H$2:$H$101=$B2)*(DA!$I$2:$I$101=TJ!C$1))，输入完成后，按下“Ctrl+Shift+Enter”组合键确认一下，即可统计出“性别”为“男”性（DA!$C$2:$C$101=$A2）、“年龄段”为“6”（DA!$H$2:$H$101=$B2）、“最高学历”为“博士”（DA!$I$2:$I$101=TJ!C$1）的员工人数。
注意：①这里输入的是一个“数组”公式，数组公式输入完成后，不能用“Enter”键直接确认，而必须用“Ctrl+Shift+Enter”组合键进行确认。数组公式确认后，在“编辑”栏的公式两端出现一对数组公式标志——大括号（{}）。②上述公式中的字符“DA”、“TJ”分别是两个工作表的名称，请根据实际情况确定。
用“填充柄”将上述公式复制到其他区域中，完成相应“性别”“年龄段”及“学历”员工人数的统计。
按照上面的操作，可以实现不同“性别”、“年龄段”、“职称”员工人数的统计。
(3)总数的统计
分别在C14、 C15、C16单元格中输入公式：=SUMIF($A$2:$A$13,$A14,C$2:C$13)、=SUMIF($A$2:$A$13,$A15,C$2:C$13)、=C14+C15，用于统计“最高学历”为“博士”的员工总数。
用“填充柄”将上述公式复制到后续各列相应的区域中，完成相应其他“最高学历”员工人数的统计。
同时选中C2：K16单元格区域，单击“开始”菜单右侧的“求和”按钮，即可计算出处“年龄段”、“性别”的员工总数。
3.表格的打印
我们发现“员工基本情况数据表”（名称为“DA”）是一个有很多列的表格，直接打印时，通常不能打印到一张纸上。通过下面的打印设置可以实现不同的打印要求。
(1)自动添加行列标题
一份表格需要打印到多张纸上时，可通过下面的设置将行标题（此处为第1、2列）和列标题（此处为第1行）自动添加到后续打印页面上：
切换到“页面布局”菜单中，单击其中的“打印标题”按钮，打开“页面设置”对话框，并定位到“工作表”选项卡下，在“顶端标题行”和“左端标题列”后面的方框中分别输入“$1:$1”、“$A:$B”，确定返回。
经过这样的设置后，相应的标题行和列就自动添加到后续打印的页面上了，如图5所示。
(2)筛选打印
下面，我们将“学历”为“大专”的员工数据表打印出来。
切换到“数据”菜单中，单击其中的“筛选”按钮，进入“自动筛选”状态（列标题右侧出现一个下拉按钮）。
单击“最高学历”右侧的下拉按钮，在随后出现的下拉菜单中，先单击一下“全选”选项，再选中“大专”选项，确定返回，即可将“最高学历”为“大专”的员工数据筛选出来。最后进行常规打印操作就可以了。
注意：①经过筛选后，“序号”列中的序号是不连续的，影响打印效果。可以这样来处理：在A2单元格中输入公式：=SUBTOTAL(103,$B$2:B2)，然后将其复制到下面的单元格中。经过这样的设置处理后，再进行筛选打印，其序号就会连续显示了。②函数“SUBTOTAL”利用参数“103”返回区域“$B$2:B2”的行数（筛选隐藏的行被忽略）。
(3)视面管理器在打印中的运用
一份大的数据表格，对于某些不需要打印出来的列（行），可以通过“隐藏”的方法将其隐藏起来再进行打印。如果经常需要这样做，每次都反复“隐藏”和“取消隐藏”是非常麻烦的一件事。
让“视面管理器”来帮助我们吧：
切换到“视图”菜单中，单击其中的“自定义视图”按钮，打开“视面管理器”对话框，单击其中的“添加”按钮，打开“添加视图”对话框，输入一个名称（如“全表”），确定退出。
根据打印的需要，将某些不需要打印出来的列（行）隐藏起来，然后按照上面的操作，添加一个视图（如“人事”）。并重复此步操作，添加多个视图（如“组织”、“财务”等）。
以后需要打印某种表格（如“财务”）时，只要打开“视面管理器”对话框，选定相应的视图，按下“显示”按钮，将其显示出来，再进行打印就行了。
注意：要打开整个工作表，只要打开“全表”视图即可（这也是我们添加“全表”视图的目的）。
(4)员工简历表的打印
根据“员工基本情况数据表”中的数据，将其个员工的基本数据调入其简历表中打印出来，这是我们经常要进行的一项工作。
①制作简历表。新建一空白工作表，按照图6的样式，制作员工简历表。
② 调入数据。在I2单元格中输入员工的编号（此处用序号代替）。
在B3单元格中输入公式：=VLOOKUP($I$2,yg_date,2,FALSE)，确认后，将相应编号的员工姓名调入简历表中。
注意：上述公式中的“yg_date”为“员工基本情况数据表”（DA）数据区域名称：切换到“DA”工作表中，选中所有数据区域，在“编辑栏”左侧的方框中输入一个名称（如“yg_date”），并确认一下，即可为选中的数据区域自定义一个名称。在“名称栏”中选中这个名称，即可选定相应的数据区域。
按照上面的操作，将相应编号员工的其他数据调入简历表中：只要将上述公式中的数值“2”修改为yg_date数据区域的对应的列数就可以了（如“出生时间”位于“yg_date”数据区域的第6列，公式修改为：=VLOOKUP($I$2,yg_date,6,FALSE)）。
在合并居中的A1单元格中输入公式：=B3&"简明登记表"，并设置一下字号、字体等。
③打印简历表。对表格进行一下修饰，然后直接将其打印出来即可。
注意：如果某些数据为空时，则VLOOKUP函数返回为“0”，影响打印的效果。我们可以将“0”“隐藏”起来：单击左上角的“文件”菜单，在随后出现的下拉菜单中，单击其中的“Excel选项”按钮，打开“Excel选项”对话框，先选中左侧的“高级”选项，然后在右侧区域中找到“为此工作表显示以下选项”，清除其中“在具有零值的单元格中显示零”选项前面复选框中的“∨”号，确定返回即可。
三、学校成绩管理方案
1.成绩表的建立
(1)成绩表的建立
按照上面的操作，建立成绩表。
(2)学号的输入
对于一个班级的学号，其前面部分字符都是一样的（如“2006G01”），后面是序号，可以通过“自定义格式”的方法来自动添加前面固定部分的字符：
选中填充学号的单元格区域，右击鼠标，在随后出现的快捷菜单中，选择“设置单元格格式”选项，打开“设置单元格格式”对话框。在“数字”选项卡下，选中“分类”下面的“自定义”选项，然后在“类型”下面的方框中输入“”2006G01”00”字符，确定返回。以后，只要在单元格中输入相应的序号就可以了（同样可以用“填充柄”拖拉输入）。
(3)学生姓名的输入
制作学生成绩表，最大的输入量是学生的姓名。我们可以将学生姓名定义成一个“自定义序列”，然后用“填充柄”来快速输入：
先将学生姓名输入到一列（行）连续的单元格区域中，同时选中上述保存了姓名的单元格区域，单击左上角“文件”菜单，在随后出现的下拉菜单中，单击“Excel选项”按钮，打开“Excel选项”对话框。
在左侧选中“个性化设置”选项，单击右侧“编辑自定义列表”按钮，打开“自定义序列”对话框，单击“导入”按钮，将姓名序列导入，按下“确定”按钮返回。以后需要输入学生姓名时，只要输入其中一个姓名，然后用“填充柄”一拖拉，即可将后续姓名快速输入到拖拉过的单元格区域中。
注意：一次自定义的序列，在所有的Excel工作簿文档都可以直接调用。
2.总分和名次的统计
(1)总分的统计
同时选中C2：L51单元格区域，单击“开始”菜单中的“求和”按钮，即可快速统计出每位学生的各科总分。
(2)名次的确定
在M2单元格中输入公式：=RANK(L2,$L$2:$L$51)，并用“填充柄”将其复制到下面的单元格中。
注意：函数“RANK”返回指定数值（L2单元格中的数值）在指定数值序列（L2：L51区域）中的排名。如果在公式中增加一个非零参数，如=RANK(L2,$L$2:$L$51,1)，则按数值的升序排列名次。
3.其他数据的统计
(1)制作统计表
按照图7的样式制作一份统计表。
(2)最高（低）分、平均分的统计
在C53单元格中输入公式：=MAX(C2:C51)，用于统计出“语文”成绩的最高分；在C54单元格中输入公式：=MIN(C2:C51)，用于统计出“语文”成绩的最低分；在C55单元格中输入公式：=AVERAGE(C2:C51)，用于统计出“语文”成绩的平均分。
用“填充柄”将上述公式复制到D至L列对应的单元格区域中，完成其他学科的相应成绩统计。
(3)分数段学生数统计
同时选中C56：C60单元格区域，输入公式：=FREQUENCY(C2:C51,$B$56:$B$60)，输入完成后，按下“Ctrl+Shift+Enter”组合键确认一下，可以统计出“语文”成绩各分数段学生数。
用“填充柄”将上述公式复制到D至K列对应的单元格区域中，完成其他学科的相应分数段学生数的统计。
注意：①“总分”的分段统计，可以按照上面的操作进行。②C53单元格中的数值“3”表示“语文”成绩小于或等于59分的学生人数（其他相似）。
4.打印成绩通知单
(1)制作成绩通知单
在一空白工作表中，按照图8的样式，按照“实例二”中的“员工简历表”的制作方法，制作出成绩通知单并调入数据。
(2)制作宏
按下“Alt+F11”组合键，进入VBA编辑窗口，在左侧的“工资资源管理器”中选中“VBAProject(成绩.xlsx)”选项，执行“插入→模块”命令，插入一个新模块（“模块1”），将下面的代码输入到右边的代码编辑窗口中：
Sub dy()
x = InputBox(“请输入打印开始学号：”,”打印提示”)
y = InputBox(“请输入打印结束学号：”,”打印提示”)
For i = x To y
Cells(2, 10) = i
ExecuteExcel4Macro "PRINT(1,,,1,,,,,,,,2,,,TRUE,,FALSE)"
Next i
End Sub
输入完成后，关闭VBA编辑窗口返回。
(3)添加打印按钮
由于成绩通知单可以批量打印，下面，我们来添加一个批量打印的宏按钮：
单击左上角“文件”菜单，在随后出现的下拉菜单中，单击“Excel选项”按钮，打开“Excel选项”对话框。在左侧选中“个性化设置”选项，选中右侧“在功能区显示‘开发工具’选项卡”选项，确定返回。
切换到“开发工具”菜单下，单击其中的“插入”按钮，在随后出现的下拉列表中，选择“ActiveX控件”下面的“命令”按钮选项，在工作表中添加一个命令按钮。
右击上述命令按钮，在随后出现的快捷菜单中，选择“属性”选项，打开“属性”对话框。切换到“按分类序”选项卡下，展开“外观”选项，在“Caption”后面的方框中输入字符“打印”；展开“杂项”选项，将“PrintObject”项设置为“False”，关闭返回。
注意：将“PrintObject”选项设置为“False”的目的，是为了让相应的命令按钮不被打印出来。
双击命令按钮，再次进入VBA编辑窗口中，将下述代码输入到右边的代码编辑窗口中：
Private Sub CommandButton1_Click()
dy
End Sub
输入完成后，关闭VBA编辑窗口返回。并单击菜单栏中的“设计模式”按钮，退出“设计模式”。
(4)打印通知单
单击“打印”按钮，在先后弹出的两个对话框中输入打印开始的学号和打印结束的学号，即可将多份成绩通知单一次性打印出来。
四、销售管理方案
1.销售明细表的建立
为了记录上的方便，这里我们直接制作一个销售流水账式的记录表，如图9所示。
注意：这里为了方便对月销售数据的统计，我们将销售日期分成两列（“月份”和“日期”）。
2.统计销售业绩
统计员工的销售业绩，我们也可以按照上面的方法制作一份统计表，然后用数组公式来进行统计。但是，由于这里涉及到“月份”、“销售员”和“销售金额”三维统计，建议使用数据透视表来进行。
(1)建立数据透视表
选中数据区域，切换到“插入”菜单下，单击其中的“数据透视表”按钮，在随后出现的下拉列表中，选择“数据透视表”选项，打开“创建数据透视表”对话框。
不调整相应的选项，直接按下“确定”按钮，返回到“数据透视表”设计状态。
根据统计的需要，将相应的字段拖拉到下面相应的标签区域中：此处，我们将“产品名称”拖拉到“报表筛选”区域中；将“月份”拖拉到“行标签”区域中；将“销售员”拖拉到“列标签”区域中，将“销售金额”拖拉到“数值”标签区域中。
至此，具有统计功能的“数据透视表”制作完成。
(2)数据透视表的使用
①分类统计。我们通过上述数据透视表来统计出“产品A”的销售金额：
在数据透视表中，单击“产品名称”右侧的下拉按钮，在随后出现的下拉列表中选中“产品A”，单击“确定”按钮即可。
注意：如果要统计“产品A”和“产品C”的销售金额，需要在上述下拉列表中，先选中“选择多项”选项，再选中“产品A”和“产品C”，然后确定返回。
②增加统计项目。通过下面的操作，我们可以将“销售数量”添加到数据透视表中：
在右侧的“数据透视表字段列表”任务窗格中，将“销售数量”拖到下面的“数值”标签区域中就可以了。
注意：将相应的选项拖离“数值”标签区域，即可清除相应的项目。
③调整数据统计方式。默认情况下，对于“数值”格式的数据，“数据透视表”用“求和”进行汇总；对于“文本”格式的数据，“数据透视表”用“计数”进行汇总。我们也可以通过手动进行调整：
在右侧的“数据透视表字段列表”任务窗格的“数值”选项卡中，单击某个统计选项右侧的下拉按钮，在随后出现的下拉列表中，选择“字段设置”选项，打开“数据字段设置”对话框。根据汇总的需要，选中相应的汇总方式（如“计数”等），确定返回即可。
注意：在“数据字段设置”对话框中，通过“数据格式”按钮，可以设置数据透视表中所显示出来的数据格式。
④获取数据明细表。下面我们制作“产品B”1－6月份的销售情况明细表：
先按照上面的操作，得到“产品B”的数据透视表。
然后，我们双击一下H12单元格（即“产品B”销售总额所在的单元格），系统自动添加一个工作表，将相应的明细数据调入其中。
⑤刷新数据透视表。如果源数据发生改变，我们需要对“数据透视表”中的数据进行刷新：
在“数据透视表”区域中的任意单元格中右击鼠标，在随后弹出的快捷菜单中，选择“刷新数据”选项，“数据透视表”中的数据即被刷新。
3.确定员工销售奖金
员工的销售资金确定原则如下：如果月“销售金额”大于等于5000元，按月“销售金额”的5%提取；如果月“销售金额”大于等于10000元，按月“销售金额”的10%提取；如果月“销售金额”大于等于20000元，按月“销售金额”的12%提取；如果月“销售金额”大于等于30000元，按月“销售金额”的15%提取；如果月“销售金额”低于5000元，资金为“0”。
在“数据透视表”的下面，按照图10的样式制作一份奖金表。
在B15单元格中输入公式：=IF(B5>=5000,B5*5%,IF(B5>=10000,B5*10%,IF(B5>=20000,B5*12%,IF(B5>=30000,B5*15%,0))))，并将此公式用“填充柄”拖拉复制到B15至D20单元格区域中，确定出所有员工的奖金数额。
同时选中B15：E21单元格，单击“开始”菜单右侧的“求和”按钮，得出“每月”和“每人”的奖金总额。
五、收发文管理方案
收发文件，这是档案管理人员和文秘人员每天都要做的工作。如果让Excel来帮忙，可以大大减少日常管理和归档管理的工作量。
1.收文处理
(1)制作收文登记表
启动Excel 2007，根据收文登记的要求，按照图11的样式制作一份空白表格。
在A2单元格中输入公式：=IF(B2="","",SUBTOTAL(103,$B$2:B2))，并将该公式拖拉复制到下面的单元格区域中。
注意：使用了上述公式后，以后在登记文件时，只要B列相应的单元格中输入了字符，A列对应的单元格中自动显示出序号，并且序号能随着数据的筛选而自动调整。
(2)收文登记
以后，每收到一份文件，选通过扫描仪将其制作成图片，并将其插入到Word文档中保存成一份电子文件（如果收到的文件已经是电子文档格式的，就不需要进行此操作了），方便以后的查询。
然后打开上述表格，将相关的内容输入到其中进行登记处理。
右击对应的“文件链接”单元格，在随后出现的快捷菜单中，选择“超链接”选项，打开“插入超链接”对话框。选中上述制作Word电子文档，确定返回。
(3)处理标签的打印
目前收到的大多是纸质文件，收到纸质文件后，通常要贴上一个处理标签，呈领导批示办理。我们可以利用上面登记的数据，用excel来打印文件处理标签：
切换到一个新工作表中，按照图12的样式，制作好文件处理标签。
然后按照实例二中“制作简历表”的做法，利用VLOOKUP函数，将收文登记表中的相关数据调用文件处理标签中，再打印出来即可。
(4)收文查询
由于制作了电子文档，并与登记表进行了链接，这样要查询文件就方便多了：
打开收文登记表，找到需要查询的文件，选中文件对应的“文件链接”列的单元格1-2秒，待鼠标变成手形后，松开鼠标，系统即刻启动Word 2007，并打开相应的电子文档。
(5)打印归档目录
年终整理归档文件时，打开收文登记表，切换到“数据”菜单中，单击“筛选”按钮，进入“自动筛选”状态。
单击“归档类型”右侧的下拉按钮，在随后出现的下拉列表中，选择一种归档类型（如“1”），即可将该类型的文件筛选出来（此时，我们发现序号会自动调整为连续状的）。
将不需要打印的列隐藏起来，根据归档要求，设置好字体、字号、行高、列宽等要素后，打印出来就是一份规范的文件归档目录了。
2.发文处理
(1)制作发文登记表
按照图13的样式，制作好发文登记表。
(2)发文登记
以后，每印发一份文件，就打开上述表格，将相关的内容输入到其中进行登记处理。右击对应的“文件链接”单元格，在随后出现的快捷菜单中选择“超链接”选项，打开“插入超链接”对话框。选中所发文件对应的电子文档，确定返回。
(3)发文查询
打开发文登记表，找到需要查询的文件，选中文件对应的“文件链接”列的单元格1－2秒，待鼠标变成手形后，松开鼠标，系统即刻相应的程序，并打开相应的电子文档。
(4)打印归档目录
年终整理归档文件时，打开发文登记表，进入“自动筛选”状态。单击“归档类型”右侧的下拉按钮，在随后出现的下拉列表中，选择一种归档类型（如“1”），将该类型的文件筛选出来。将不需要打印的列隐藏起来，根据归档要求，设置好字体、字号、行高、列宽等要素后，打印出来就是一份规范的归档目录。
注意：①为了工作上的方便，建议将收、发文登记表保存在一个Excel工作簿文档中。②由于没有进行纸质登记，因此，要定期（每周）备份收、发文登记电子表格，以防数据丢失造成工作上不必要的损失。