Office 2007新功能应用速览
高级办公应用
一、快捷设置界面
1.快速访问我做主
“快速访问工具栏”是Office 2007应用程序的标准组成部分，它位于“开始”、“插入”、“页面布局”等标签栏之上，默认有保存、撤销、重复和打印等按钮。不论你正在进行何种操作，“快速访问工具栏”始终处于“待命”状态，你可以随时使用其中的工具按钮。
如果你感觉“快速访问工具栏”的位置较远，使用不方便，只需单击该工具栏右边的下拉按钮，选择“将快速访问工具栏放在功能区下方”命令，“快速访问工具栏”即会被移动到标签栏与编辑区之间，如图1所示。
2.工具栏任我设
初次接触Office 2007，你可能对它的用户界面不习惯，一些常用的工具栏按钮也不知跑到哪里去了。不过，利用“快速访问工具栏”可以为我们找回传统Office程序工具栏：
单击“快速访问工具栏”右边的下拉按钮，选择“自定义快速访问工具栏”命令，打开“Word选项”对话框。在左边窗格中选中“自定义”选项，然后在右侧窗格中打开“从下列位置选择命令”列表选择某个分类，例如，“文件”、“开始”或“插入”等。再从下面的列表中选择需要放入“快速访问工具栏”的按钮，单击“添加”按钮即可将其放入“自定义快速访问工具栏”列表中（重复操作可为工具栏添加多个按钮）。单击“确定”按钮后新增加的按钮即出现在“快速访问工具栏”中，如果你将“快速访问工具栏”调整到标签栏与编辑区之间，就可以“制造”一个类似传统Office程序的“常用”工具栏，如图2所示。
3.快捷键即时显
Office 2007提供了非常方便的快捷键显示功能。
以Word 2007为例，其标签栏上并没有显示快捷键，但是只要按下“ALT”键，“开始”、“插入”和“页面布局”等标签栏就会显示各自的快捷键。按下对应某个标签栏的快捷键字母，例如，按下Y3，即可打开“视图”标签栏，显示该标签栏下各个按钮的快捷键，操作完成，再次按下“ALT”键，就可以退出快捷键操作状态。
4.程序界面也变脸
Office 2007各个组件的程序界面可以快速“变脸”。
以Word 2007为例，请打开“文件”菜单（左上角Office图标），单击其下方的“Word选项”按钮。在打开对话框左窗格中选中“个性化设置”选项，再打开右侧窗格中的“配色方案”下拉列表，根据需要选择“月光（兰）”或“黑曜岩（黑）”选项即可。
提示：一个组件“变脸”以后其他组件也会跟着发生改变。
二、浏览查看新方法
1.同步比较效率高
比较重要的办公文档都采用多种方式协同编辑，文档经过多个用户修订和批注之后，最后定稿时必须一目了然地比较它们的区别。尽管Word的早期版本不断加强这方面的功能，但是原稿和修改稿对比显示的操作能力仍嫌不足。下面让我们看看Word 2007提供的“比较”如何？
在Word 2007中单击打开“审阅”标签栏，单击“比较”选项中的“比较文档的两个版本”命令。在打开对话框的“原文档”下拉列表中选择待比较的文档原稿，在“修订的文档”下拉列表中选择修改后的文档，单击“确定”按钮之后，Word 2007就会自动打开名为“比较结果”的文档窗口，其中分为3个部分：左窗格显示了文档的修订和批注，单击窗格左上角的“显示详细汇总”，可以在窗格上方看到“插入:X处、删除:X处、移动:X处、格式:X处和批注:X处”等统计信息；中间窗格则显示了修改后的文档，其中修改过的部分都用修订标记等逐一标出；右窗格显示的是待比较的文档原稿。鼠标指向中间或右窗格的任意位置，就可以拨动鼠标滚轮同步滚动两个文档，与左窗格的修订和批注对照，很容易看出文档是如何修改的。
如果在“比较”菜单中选择“合并多位作者的修订”命令，打开“合并文档”对话框，按照前面介绍的方法将“原文档”和“修订的文档”放入其中，单击“确定”按钮后也可以打开名为“合并结果”的窗口。其结构与“比较结果”相似，只不过右窗格分为上下两部分，上下方分别显示的是原文档和修改后的文档，中间窗格显示的是将要最终定稿的文档。左窗格仍然是“主文档修订和批注”。你可以在中间窗格中编辑将要最终定稿的文档，但不能对右窗格中的原文档和修改后的文档进行编辑。最终定稿的文档编辑结束，就可以像新建的文档那样保存了。
2.同步表格一块看
不仅Word文档需要采用同步滚动的方法进行比较，编辑或查看Excel工作表时也有类似需求。
在Excel 2007中打开需要比较的两个工作簿，打开“视图”标签栏，单击“并排比较”和“同步滚动”按钮。接着单击“全部重排”按钮打开对话框，根据需要选择“垂直并排”或“水平并排”等命令，即可使两个工作簿一左一右或一上一下同时显示。此时只要选中其中任意一个工作簿，就可以使用鼠标滚轮同步滚动它们了。
提示：以上两个工作簿中只能有一个工作表是活动的，编辑操作只能对活动工作表进行。单击工作表中的任一单元格可使其处于活动状态，同时使另一个变为非活动工作簿。
3.窗口监视单元格
编辑大型工作表往往需要查看某些单元格中的数据，上下左右频繁滚动工作表影响了工作效率。为此Excel 2007增加了一个“监视窗口”，我们可以根据需要通过这个窗口监视任意单元格。
在Excel中打开“公式”标签栏，单击“监视窗口”按钮打开“监视窗口”对话框。接着选中工作表中需要监视的单元格或区域，单击“监视窗口”中的“添加监视”按钮，在打开的对话框中单击“添加”按钮，选中的一个或多个单元格就会出现在“监视窗口”中，单元格所在的工作簿、工作表、名称、位置和值等内容一目了然。如果监视窗口中的某些对象不再需要监视，只需将其选中单击“删除监视”按钮就可以了。
4.显示比例无级变
Office早期版本的页面显示比例不能无级调节，我们只能选择事先设置好的几个显示比例。Office 2007终于改变了这种传统做法。Word 2007、Excel 2007和PowerPoint 2007的状态栏右侧增添了“缩放滑块”，你既可以单击滑块两端的“-”和“+”按钮改变显示比例，也可以使用鼠标直接拖动“缩放滑块”无级调节显示比例。
5.状态栏用途更多
Office 2007充分发挥了状态栏的作用，为其显示节、页码、字数等文档信息提供了空间。
以Word 2007为例，随着文档编辑工作的进展，你可以非常直观地看到当前编辑的行、列和字数。并且，你还可以根据需要定制状态栏显示的项目：右击状态栏将打开相应菜单，如果需要在状态栏查看其中的某个项目，只要将其选中然后在菜单外单击鼠标就可以了。
提示：由于上述改变，早期版本的“工具→字数统计”之类菜单命令已经取消。需要查看详细的“字数统计”信息时，可以单击状态栏中的“字数”命令。同理，单击状态栏中的“页面”、“行”和“列”对象时，可以打开“查找和替换”对话框的“定位”选项卡等等。
三、编辑操作技巧
1.格式工具召之来
在格式设置方面，Office 2007相当智能。
以Word 2007为例，在Word中为文字设置字体、字号等格式时，你只要选中文档中的任意文字，选中区域的右上角就会显示出对应的半透明浮动工具栏，鼠标指向它即可使其正常显示以供使用。该工具栏中包含了字体、字号、字体颜色等格式设置工具，单击其中的按钮就可以改变所选文字的格式。
如果你在使用时看不到这个浮动工具栏，可打开“Word选项”对话框，在左侧窗格中选中“个性化设置”选项，然后在右侧窗格中选中“使用Word时采用的首选项”选项组中的“选择时显示浮动工具栏”选项即可。
另外，在Excel 2007中使用浮动工具栏有一个小技巧：在设置单元格中的数据格式时，只要双击单元格将其中的数据选中，浮动工具栏就会自动出现在单元格右上角。
2.格式设置即时看
Office 2007提供了一项非常有创意的功能，那就是字体和字号的设置效果可以即时预览。
以Word 2007为例，选中需要设置的文字，在“开始”标签栏中的“字体”下拉列表中，当鼠标指向其中的某种字体，就可以看到被选中文字应用该字体的效果。同理，单击“字号”下拉列表，鼠标停留在字号列表中的某个字号上面，单元格中的字符立即以相应的字号显示出来，并自动调整行高以适应字号的大小。
3.公式编辑新武器
Word 2007在保留传统“公式编辑器”的同时，重新设计了一个功能更强大、使用更方便的公式编辑工具。
打开“插入”标签栏，直接单击其中的“公式”按钮即可打开强大的“公式工具”面板，同时将带有“单击此处插入公式”的公式编辑框插入页面。接下来你就可以从“公式工具”面板中寻找需要的数学符号，根据公式构成将它们逐个放入编辑框并组合成最终结果。
单击公式右下角的下拉按钮，选择“两端对齐”命令中的“左对齐”、“右对齐”等命令，可以根据需要将公式放置在合适的位置。选择“专业型”命令，公式以标准形式显示在页面中。如果为了方便印刷可以选择“线性”命令，公式可以像普通文字那样在一行中显示，如图3所示。
为了加快输入公式的速度，Word 2007还提供了公式模板。你只要单击“公式”旁的下拉按钮，就可以打开公式模板下拉列表，单击其中需要的模板即可将其插入编辑框，接下来根据需要对模板稍加修改就可以了。
更重要的是，Word 2007还提供了将公式保存为模板等一系列新功能：单击插入页面的公式右下角的下拉按钮，选择“另存为新公式”命令，在打开的对话框中输入公式的名称，单击“确定”按钮后即可将公式保存为模板。以后只要打开公式模板列表，就可以像内置模板那样直接调用。
提示：Word 2007新增的这个公式编辑工具只能在标准docx文档中使用，兼容模式的docx和doc文档都不能使用。另外，对高级用户Word 2007还提供了一些高级配置选项，你只要单击“公式”面板中“工具”旁的“公式选项”按钮，就可以打开“公式选项”对话框进行配置了。
四、丰富的文档格式
1.文档上传成博客
Word 2007除了采用新的文档格式*.docx以外，一个比较重要的特性是可以直接将文档上传到博客（这一功能目前仅支持微软公司提供的MSN Spaces）。上传Word 2007文档的具体步骤是：
编辑好Word 2007文档，打开“文件”菜单，选择“Publish→Blog”菜单命令，Word 2007就会打开一个新的文件编辑窗口，当前编辑的文档会自动出现在编辑区。
单击“Blog Post”标签栏中的“Manage Accounts”按钮，在打开的对话框中单击“New”按钮，在打开对话框的“Choose Blog Your Provider”下拉列表中选择“MSN Spaces”选项，在“下一步”对话框中输入MSN或Hotmail用户名和密码，最后单击“确定”按钮即可。
待用户名和密码验证无误以后，单击“Blog Post”标签栏中的“Publish”按钮即可将当前文档上传到MSN空间。
文档上传到MSN空间以后，你还可以单击“Blog Post”标签栏中的“Open Existing”按钮，在打开对话框中输入用户名和密码，然后按提示就可以对其进行管理操作了。
2.格式选择有讲究
Word 2007使用了崭新的*.docx文件，要想体验Word 2007的全部新特性，在保存文件时必须选择“Word文档（*.DOCX）”，而不能选择“Word 97-2003文档（*.DOC）”。由于Word 2003等早期版本不能打开.docx文件，为了使Word 2003等能够打开Word 2007编辑的文档，可以使用“文件”菜单下的“另存为”命令保存文件的“WORD 97-2003（*.doc）”副本。
3.另类页面更快捷
为了满足用户美化Word 2007文档的要求，微软公司为其新增了插入封面、空白页等功能。为正在或已经编辑的文档建立封面的操作比较简单：
打开“插入”标签栏，单击“封面”按钮，根据需要选择自己喜欢的封面，当前文档的第一页就会自动增加一个封面。同理，如果需要在文档的当前光标位置插入空白页或分页，单击“插入”标签栏中的“空白页”或“分页”按钮就可以了。
4.文本框内置样式
为了减少用户的重复劳动，Word 2007“文本框”增添了可以直接使用的内置样式。你只需打开“插入”标签栏，单击“文本框”按钮，就可以选择其中的内置文本框插入页面。如果希望使用传统方式插入文本框，选择“绘制文本框”或“绘制竖排文本框”命令，就可以使用传统的鼠标拖动方式插入文本框了。
五、表格处理技巧
1.Word表格花样多
在Word 2007表格插入文档的同时，将立即显示与表格处理有关的“表格工具”。你只要单击“插入”标签栏中“表格”选项，选择“插入表格”命令，就可以使用其中的各种工具将表格插入页面，“表格工具”面板将自动显示在标签栏。
首先，“表格工具”面板中的“表格样式”具有预览功能。当表格插入文档以后，如果需要查看各种表格样式的效果，只需将光标放入表格中，然后将鼠标指向“表格样式”中的某一样式，文档中的表格就会立刻显示该样式的效果。单击“表格样式”右下角的“其他”按钮，可以打开列表快速浏览Word 2007提供的各种表格样式。如果需要对当前表格应用某一样式，只需单击列表中的样式就可以了。
其次，在“表格工具”面板左侧提供了一个“快速样式选项”。选中其中6个选项中的任意一个或几个，不仅可以使当前表格的样式发生变化，而且能够在“表格样式”中看到效果，并且可以直接应用改变了样式选项的表格样式。
为了方便用户快速设置表格的边框和底纹，在“绘图边框”右下角提供了“边框和底纹”按钮，单击即可打开对话框为表格设置边框和底纹等。
在文档中插入并且设置表格结束，在表格外的任意位置单击鼠标即可关闭“表格工具”，并自动返回到“开始”标签栏。
提示：在PowerPoint中插入表格以及使用“表格工具”的方法与Word相同。
2.页眉页脚快速加
使用Excel早期版本的用户都有同感：设置工作表的页眉和页脚既不直观也比较麻烦。Excel 2007对此作了较大改进，你可以采用类似Word 2007那样的方法快速设置页眉和页脚。
在Excel的“视图”标签栏中单击“页面”选项，就可以在页面上下方看到“单击可添加页眉”和“单击可添加页脚”标注。单击页眉或页脚的左、中、右区域，即可在方框内输入字符了。
提示：进入上述状态以后，Excel也可以像Word那样拖动水平以及竖直标尺改变页边距了。
3.条件格式更醒目
条件格式是Excel突出显示数据的一种重要手段，Excel 2007的这一功能有了很大增强。不仅传统条件格式的设置更加简单，而且在其基础上还增加了“项目靠前/靠后规则”、数据条、色标和图标集等非常新颖的条件格式。
假如我们需要对A1:A6区域的数据应用“突出显示单元格规则”，必须选中A1:A6区域打开“开始”标签栏中的“条件格式”下的“突出显示单元格规则”子菜单，根据需要选择“大于”、“小于”等规则。打开对话框以后输入条件值，在“设置”为下拉列表中选择显示方式，然后单击“确定”按钮即可，如图4所示。
如果“突出显示单元格规则”子菜单中内置的规则不够用，你只需单击“其他规则”（或“条件格式”菜单中的“新建规则”），就可以在打开的“新建格式规则”对话框中新建条件格式规则。其操作方法与Excel早期版本相同，但功能更加强大。
新增的“项目靠前/靠后规则”、“数据条”、“色标”和“图标集”等条件格式使用起来比较简单，你只要打开对应的子菜单，单击其下的命令就可以了。
为了方便用户管理和新增条件格式，Excel 2007在“条件格式”菜单中增加了“管理规则”命令，使用它可以打开“条件格式规则管理器”对话框。其中既可以观察当前定义的各种条件格式，也可以选中其中的某条规则使用“删除规则”将其清除，或者选中后单击“编辑规则”进行重新编辑。甚至可以保留已经设置的规则，单击“新建规则”按钮为同一单元格区域设置新的条件格式（规则）。
4.绝妙的颜色筛选
为了突出显示某一类型的数据，我们会给Excel单元格（或其中的字符）设置颜色，早期版本很难将设置了相同颜色的单元格或数据筛选出来。不过Excel 2007可以轻松实现这种操作：
选中待筛选单元格或数据所在的单元格区域，在“数据”标签栏中单击“筛选”按钮。单击列标题右侧的下拉按钮选择“按颜色筛选”命令，在打开的对话框中选择一种筛选方式即可。
5.收放自如编辑栏
Excel早期版本存在一个不大不小的弱点，就是某个单元格如果存放了大量字符（例如比较复杂的公式），再选中单元格编辑栏的内容会遮盖其下方的单元格，这在某些情况下严重影响数据查看。
针对这种情况Excel 2007增加了编辑栏折叠功能，其右侧增加了两个翻页按钮和一个折叠按钮。通常情况下编辑栏只显示一行内容，你可以单击编辑栏右侧的翻页按钮浏览。如果需要在编辑栏中查看单元格中的完整内容，只要单击右侧的折叠按钮，编辑栏就会自动展开并将整个表格下移，即使要查看的数据在编辑栏下方也不会被遮盖掉。
提示：如果单元格中的内容特别多，你只要单击编辑栏将光标插入其中，就可以使用鼠标上下滚动编辑栏中的内容了。如果你使用的鼠标不带滚轮，拖动编辑栏滚动条或单击翻页按钮也有相同效果。另外，你也可以根据自己的需要扩大（或缩小）编辑栏面积，其方法是将鼠标指向编辑栏与表格交界处，待双向光标出现以后上下拖动就可以了。
6.多行合并更快捷
Excel早期版本的“合并居中”功能可以将多个单元格合并成一个，但是要将每一行的多个单元格合并成一个，只能合并一行再合并下一行。Excel 2007执行多行单元格合并就快捷多了：
你只需选中需要合并的单元格区域，单击“开始”标签栏中“合并与居中”按钮右侧的下拉按钮，选择“跨越合并”命令，就可以将选中区域中的每一行中的多个单元格合并成一个。
7.图片背景防伪造
Excel 2007可以使用图片作为工作表的背景，因而同时兼有美化和防伪的功能：打开“页面布局”标签栏，单击“背景”按钮打开对话框，选中图片单击“插入”按钮就可以看到图片背景的工作表了。
六、数据处理提速
1.函数跟随真方便
由于Excel中的函数数量巨大，加上很多函数的名称仅仅相差一两个字符，因此直接输入很容易发生错误。为此Excel 2007新增了一个函数跟随功能：
当在编辑栏输入公式前的“=”以及函数名称前面的部分字符时，它就会自动弹出包含这些字符的函数列表，鼠标选中其中的某个函数还可以弹出相关功能说明。双击列表中的函数即可将函数以及“（”输入编辑栏，如图5所示。
2.数据快速连接
为了充分利用Excel 2007的数据分析能力，它连接各种数据库或XLS等数据源的能力进一步增强，工作表可以和数据库等数据源保持长时间连接，便于用户更深入的分析数据。下面以Excel 2007连接本地Access数据库为例，介绍Excel 2007快速连接数据的方法：
在Excel中打开“数据”标签栏，单击“现有连接”按钮打开对话框。如果使用现有的数据连接，只需选中对话框中的连接名称，单击“打开”按钮，在打开的“导入数据”对话框中选择数据在工作表中的显示方式，选择“数据的放置位置”选项（现有工作表或新建工作表），单击“确定”按钮即可将连接的数据显示在Excel中。
连接本地Access数据库时，需要单击“现有连接”对话框中的“浏览更多”按钮，在打开的“选取数据源”对话框中找到并选中数据库文件，单击“打开”按钮之后弹出“选择表格”对话框。单击“确定”按钮即可看到“导入数据”对话框，按照上面介绍的方法选择就可以了。
采用上述方法连接的数据在Excel中显示以后，无论保存还是分析都与本地XLS文件没有区别。
3.重复数据快速删除
Excel早期版本没有检查并删除重复数据的功能，Excel 2007新增的“删除重复项”功能填补了这一不足。
打开工作表，单击“数据”标签栏中的“删除重复项”按钮，在对话框中选中一或多个包含重复值的列。假如你要检查工作表中的“姓名”是否重复，请选中对话框中的“姓名”列。如果需要检查两行数据的所有项目是否完全重复，就要将对话框中的所有列全部选中。完成后单击“确定”按钮，即可将含有重复项目的数据行删除。
七、多样化的图形效果
1.形状效果更出众
图片是幻灯片的重要组成部分，PowerPoint 2007为了让图片能与背景更好融合，提供了图片“柔化边缘”和“发光”等功能。
假如，我们在幻灯片中插入了两幅图片，可以按下CTRL或SHIFT键单击图片将其选中。然后单击“图片工具”标签栏中的“形状效果”按钮，选择“柔化边缘”菜单中的一种效果即可。
“形状效果”菜单下的阴影、反射和发光等效果均按相同方法设置。由于文本框具有图片的全部或部分性质，因此PowerPoint 2007文本框可以使用上面介绍的各种手段设置特效。
2.艺术字增光添彩
PowerPoint 2007的艺术字有较大的改变：首先它可以直接将普通文字转换为艺术字。你只需将文字输入幻灯片然后选中，在“开始”标签栏“艺术字样式”中选择一种单击即可。
其次，你可以使用多种手段对艺术字进行加工：一是打开“绘图工具”标签栏，单击“艺术字样式”中的“文本填充”下拉按钮，就可以在菜单中选择填充文本的颜色或图片等手段了；二是单击“艺术字样式”中的“文本轮廓”下拉按钮，在菜单中选择文本轮廓的颜色、粗细或线型；三是单击“艺术字样式”中的“文本效果”下拉按钮，在菜单中选择文本的阴影、反射和发光等效果，从而使艺术字具有图片那样美观的效果。
3.图表美化更快捷
在Office 2007中，插入图表更加快捷，图表的艺术效果也更好，以Word 2007文档插入图表为例：
打开“插入”标签栏，单击“图表”按钮打开“创建图表”对话框。根据数据的特点选择适当的图表，单击“确定”按钮后将图表插入文档，同时打开Excel工作表供用户输入制作图表使用的数据。数据输入完毕关闭Excel，就可以对图表进行美化设计了。
图表美化设计使用打开的“图表工具”面板，最常用的是“快速样式”和“快速布局”。“快速样式”可以根据图表类型进行美化设计，例如，折线图就提供了多达60种内置样式，我们总可以找到自己心仪的样式。在选择样式时既可以单击“快速样式”中的翻页按钮浏览样式，也可以单击“其他”按钮打开对话框挑选。“快速布局”主要提供了图表中的坐标轴、标题和示例数据等的放置方法，你可以根据“快速样式”操作选择就可以了。
当然，“图表工具”面板还提供了“更改图表类型”、“编辑数据源”和“显示数据”等按钮，其使用方法和早期版本没有太大的区别。
提示：Excel 2007的“图表工具”与Word和PowerPoint稍有不同，其中多了一个“移动图表位置”按钮。单击该按钮会打开“移动图表”对话框，如果我们选择了新工作表，就会在当前工作簿中新建一个工作表，并将当前图表移动到其中。如果我们选择了“对象位于”，就可以打开下拉列表选择图表将要移动到的工作表，单击“确定”按钮即可将图表移动到里面。
4.图片快速变相册
随着数码相机的流行，我们想把自己拍摄的照片制作成幻灯片播放，PowerPoint 2007完成这项任务可就简单多了：
在PowerPoint 2007中打开“插入”标签栏，单击“新建相册”按钮，在打开的对话框中单击“文件/磁盘”按钮打开存放图片的文件夹，选中一张或多张图片后单击“插入”按钮，使图片名称出现在对话框的“相册中的图片”列表中。接下来可以在对话框的“图片版式”中选择一张幻灯片显示几张图片，例如，选择“4张图片（带标题）”或“一张图片（带标题）”。还可以在“相框形状”下为照片选择一种边框，例如，“边缘凸凹形”或“扇形相角”。最后单击“创建”按钮即可创建一个名为“相册”的演示文稿，并将选中的所有图片放入其中，如图6所示。
相册中的照片可以使用前面介绍的方法进行柔化边缘、阴影、反射和发光等处理，从而使照片具有更美的艺术效果。
5.图示繁多又美丽
“列表”、“流程”之类图示是文档或演示文稿等常用的表现手段，Office 2007的这项功能得到了极大加强。下面以在Word 2007文档中插入“棱锥图”为例：
打开“插入”标签栏，单击“插入图示”按钮，打开“插入AmartArt图形”对话框。选中左侧的“棱锥图”，就可以看到对话框中的4种棱锥图，选中某种效果即可在对话框右边看到它的清晰大图和说明，单击“确定”按钮即可将其插入文档。如果默认的3层“棱锥图”的层数不够，只需右击其中某一层，选择“添加形状”中的“在后面添加形状”或“在前面添加形状”命令即可。
如果需要在这些图示中添加文字，只要单击“文本”位置，然后就可以在光标位置输入文字了。
八、全面的安全保护
1.文档检查防泄密
Office文档中隐藏了很多用户个人信息，例如，批注、作者和编辑者、用户名、个人摘要信息、修订标记等。出于保护用户隐私和安全方面的考虑，微软公司曾经发布过一款清除用户信息的工具软件，现在这一功能已经集成到Office 2007各个组件中了。下面以清除Word 2007文档中的用户信息为例：
打开“文件”菜单，选择“完成→检查文档”菜单命令，在打开的对话框中，你必须根据需要选中需要检查的项目，其中包括批注、修订、版本和注释等5项。之后单击“检查”按钮即开始对选中的项目进行扫描，结束后将显示检查结果。对结果中包含涉及安全或隐私的项目，会在其前面标明“！”提醒用户注意。我们只要单击“全部删除”按钮，就可以将文档中的有关信息全部清除。
2.保存审阅有提示
由于用户对文档的批注和修订代表了个人的意见，如果未经确认就被保存下来并扩散，可能带来某些不良后果。为此Word 2007设计了保存批注和修订时的提示功能，如果用户对文档进行了审阅，保存时会显示提示，只有单击“确定”按钮才能正常保存，否则可以直接关闭文档放弃已经输入的批注和修订。