Publisher2007让员工卡制作更自如
数字办公
现在很多企事业单位，一般都要求员工上班时佩带员工卡。而员工卡的制作工作往往是委托外面的文印部来完成的，如果有新员工报到，就需要每次到外面去实际、打印，这是很繁琐的事。
最近市油脂公司的张洁也遇到类似的问题，公司新进了一批员工，公司领导安排她负责新员工的培训事项，其中就包括定做员工卡。但是这次张洁却没有到外面去订做，而是利用Publisher2007，使用它内置的名片模板，结合邮件合并功能，快速批量地打印出精美的员工卡来，还将员工的照片自动添加进去（图1），制作速度比外面的文印部快多了！下面就看看她是如何实现的。
一、编辑全面的源数据表
根据公司安排，张洁这次需要设计一些新职工使用的员工卡，由于需要借助邮件合并工具来实现批量打印，因此就必须先在Excel编辑一份“新员工信息明细表.xls”，在其中输入员工姓名、部门、岗位、职务、年龄以及个人照片文件名等内容（图2）。
这里需要说明的是，为了方便在员工卡中批量添加员工照片，必须将员工照片文件与源数据表存放在同一个文件夹中。
与Publisher2003类似，进行邮件合并时，Publisher2007不仅支持从Excel文件中读取数据，也支持从Access、Word、文本文件以及其他多种数据源中读取信息，而且对Offcie2007各组件所采用的新文件格式也能较好地支持，如xlsx、dosx等。
二、利用模板设计员工卡样板
Publisher2007中已经预先设计了大量的名片设计模板，利用这些模板，可以非常容易地设计出精美的出版物来，具体操作如下：
1．启动Publisher2007，执行“文件→新建”菜单命令，在左侧弹出的“出版物类型”任务窗格中，单击“名片”类别，然后从右侧的模板列表中，选择一种设计模板，如“织锦”模板，在右侧的任务窗格中，选择员工卡的配色方案（如：岛屿）、字体方案（如：芳圆）、业务信息以及页面尺寸等，然后单击右下角的“创建”按钮。
小提示： Publisher会自动在各种出版物中的适当位置添加单位的相关业务信息以及LOGO，初次输入单位的相关信息以及LOGO图片时，单击左侧任务窗格中的“业务信息”列表框中的“新建”选项，在弹出的对话框中进行设置，然后单击“保存”按钮即可（图3）。
2.在弹出的员工卡编辑窗口中，已经添加了一些文本框、图片框以及公司LOGO等，张洁根据员工卡内容的需要，只要保留必需的几个文本框以及图片框，而将其他多余的编辑框删除，并在中间的一个文本框中输入姓名、部门、岗位、职务、年龄等文本内容，以便于在后面的操作中，插入合并域，同时适当调整各个编辑框的大小以及位置，从而使员工卡更加美观大方。调整时，选中相应的编辑框，然后拖动四角的控制柄即可（图4）。
小提示： 在编辑员工卡过程中，如果需要进一步修改其配色、字体等格式以及选择其他模板时，直接从左侧的“设置出版物格式”任务窗格中选择相应的选项即可。
三、使用邮件合并批量生成员工卡
在前面张洁仅仅设计了员工卡的样板，下面的工作就需要利用Publisher2007的邮件合并工具来批量生成、打印员工卡。邮件合并工具可以根据设计的具体需要将前面“新员工信息明细表.xls”中相应的员工数据信息自动添加到员工卡中指定的位置，从而实现上述目的。在Publisher2007中，使用邮件合并功能，主要分为3步操作，即：创建收件人列表、准备出版物以及创建合并出版物。
1.创建收件人列表
需要进行邮件合并时，执行“工具→邮寄和目录→邮件合并”菜单命令，在左侧弹出的任务窗格中，选中其中的“使用现有列表”选项，然后单击底部的“创建和连接到收件人列表”选项。
在新弹出的“选择数据源”对话框中，选择“新员工信息明细表.xls”工作簿中存储新员工信息的工作表——sheet1$，单击“确定”按钮，即可弹出“邮件合并收件人”对话框，从中选择需要制作员工卡的人员名称，然后单击“确定”按钮即可（图5）。
2.准备出版物
在随之弹出的邮件合并的第二步操作窗口中，张洁要在员工卡样板中插入相应的合并域了。在右侧的任务窗格的域列表中，已经列出了可用的合并域名，如员工名称、部门、岗位、职务、年龄等，需要将合并域添加到员工卡样板中时，只要选中相应的合并域选项，然后将它拖到员工卡中对应文本内容的后面即可。
而相应地将个人照片添加到员工卡中时，张洁则需要单击右侧任务窗格“其他项目”中的“图片域”选项，在弹出的对话框中选择存储照片文件名的域——照片，然后单击“确定”按钮，即可在员工卡中添加一个新的图片合并域，同时适当调整其位置和大小。编辑合并域完毕后，单击任务窗格中的“下一步：创建合并出版物”按钮。
3.预览并批量打印
在新弹出的“创建合并出版物”操作窗口中，就可以看到合并后的员工卡，在每张员工卡的指定位置已经自动输入了相应的员工信息，而且员工的照片也已经添加到了其中。
进行打印时，为了节省耗材，张洁需要在一张A4纸上打印多张员工卡，因此执行“文件→打印设置”菜单命令，在弹出的对话框中，选中“打印选项”下面的“每版打印多页”选项，然后从“纸张”选项下面的“尺寸”列表框中选择A4纸，单击“确定”按钮。 张洁打印所有合并后的员工卡时，操作就非常简单了，只要执行“文件→打印合并”菜单命令，片刻，所需要的员工卡就会呈现在面前了，这些亮丽精美的员工卡一定会令同事们惊诧不已！
新旧对比
Publisher2003：可供使用的设计模板种类较少，不能够即时预览模板效果，仅有邮件和目录合并两种合并工具。
Publisher2007：大大丰富了设计模板，可以即时预览模板效果。增加电子邮件合并功能，电子邮件合并时可以将多页内容集中在一页上发送。